Le problème : Pourquoi les réunions de chantier classiques échouent.
Lors de la réunion de chantier traditionnelle, jusqu’à 50 % des points discutés sont souvent perdus lors de la rédaction du procès-verbal. Cela entraîne un déficit d’information qui provoque des questions et un travail en double.
La préparation manuelle d’une seule réunion peut facilement prendre 2 à 3 heures par semaine pour un chef de projet. Ce temps manque pour la véritable gestion sur le chantier.
L’absence de contrainte est un problème central. Des accords verbaux sans documentation précise ont peu de valeur devant un tribunal, ce qui peut entraîner des litiges coûteux, surtout dans le cadre des contrats VOB. Un logiciel de procès-verbal numérique apporte ici une solution.
Ces processus inefficaces entraînent des retards de projet qui, selon des études, peuvent en moyenne durer 47 jours pour les tâches. Une communication claire et numérique est la première étape pour améliorer ces chiffres.
Le passage : Qu’est-ce qui caractérise vraiment une réunion de chantier numérique.
Une réunion de chantier numérique est plus qu’un appel vidéo ; c’est un processus structuré. Le cœur du processus est un procès-verbal central et continu auquel tous les participants peuvent accéder à tout moment.
L’utilisation d’outils numériques réduit de manière prouvée la charge administrative. Les tâches, photos et décisions sont enregistrées en temps réel et directement attribuées aux responsables.
Les avantages d’une approche numérique sont clairement mesurables :
- Gain de temps : La création automatique de procès-verbaux fait gagner plusieurs heures de temps de préparation par réunion.
- Transparence : Tous les 500 processus moyens d’un projet géré numériquement sont clairement documentés et traçables.
- Réduction des erreurs : Les malentendus dus à la transmission verbale sont éliminés, ce qui peut réduire le taux d’erreurs de jusqu’à 30 %.
- Sécurité juridique : Un procès-verbal complet et immuable sert de preuve en cas de désaccord.
La bonne application de réunion de chantier est essentielle pour le succès. Elle doit être simple et exploitable sans formation par l’ensemble de l’équipe, de la direction de chantier aux employés sur le terrain.
Sécurité juridique selon VOB : Comment votre procès-verbal devient une preuve.
Le règlement sur l’attribution et les contrats pour les prestations de construction (VOB) constitue la base légale pour d’innombrables projets de construction en Allemagne. Une documentation précise n’est pas une option mais une obligation contractuelle.
Un procès-verbal de réunion de chantier numérique doit remplir certains critères pour être considéré comme juridiquement sûr. Cela inclut principalement l’immutabilité et la traçabilité complète conformément aux exigences de la GoBD.
Chaque décision et chaque instruction doivent être clairement documentées. En cas de litige, la qualité de la documentation décide souvent de l’issue d’une procédure et peut permettre d’économiser plusieurs milliers d’euros.
Valoon veille à ce que toutes les entrées – de la documentation photo à la réclamation de défauts – soient automatiquement horodatées et stockées de manière révisable. Ainsi, vous remplissez les exigences de la VOB quasiment en passant.
Cette collecte structurée protège non seulement l’entrepreneur, mais crée également de la transparence et de la confiance pour le client concernant l’avancement du projet.
Valoon : La réunion de chantier numérique via WhatsApp.
Les logiciels de construction traditionnels échouent souvent à l’acceptation des employés sur le chantier. Une étude du Fraunhofer IESE montre que des logiciels compliqués et un manque de compétences numériques sont les plus grands obstacles.
Valoon résout ce problème en utilisant un outil que tout le monde utilise déjà : WhatsApp. Il n’est pas nécessaire d’installer une nouvelle application, ni de formation ou d’intégration pour les équipes sur le terrain.
Voici comment fonctionne la réunion de chantier numérique avec Valoon dans la pratique :
- Le chef de chantier crée un groupe WhatsApp pour le projet.
- Toutes les informations pertinentes, photos de défauts ou de l’avancement des travaux sont simplement envoyées dans le groupe.
- Valoon structure automatiquement toutes les données en arrière-plan et crée un journal de chantier et un procès-verbal juridiquement sûrs.
- Les tâches peuvent être directement attribuées et suivies par message vocal ou texte.
L’avantage décisif est la simplicité. Cette communication en temps réel comble le fossé entre le chantier et le bureau sans rupture de médias et garantit que les informations arrivent immédiatement là où elles sont nécessaires.
Liste de contrôle pour la réunion de chantier numérique parfaite.
Une bonne préparation est la clé d’une réunion de chantier numérique efficace. Avec un ordre du jour clair, vous vous assurez que tous les points pertinents peuvent être discutés en seulement 30 minutes.
Les points suivants doivent figurer à chaque ordre du jour :
- POINT 1 : Procès-verbal de la dernière session : Approbation et clarification des points ouverts.
- POINT 2 : Comparaison prévu-réel : Bref aperçu de l’avancement des travaux selon le chronogramme.
- POINT 3 : Tâches et problèmes actuels : Discussion et attribution de nouvelles tâches directement dans le système.
- POINT 4 : Prochaines étapes : Définition des objectifs pour la semaine à venir.
- POINT 5 : Autres : Espace pour des sujets imprévus.
La préparation est presque entièrement supprimée. Comme le procès-verbal est rempli en direct pendant la réunion, il est déjà terminé à 90 % à la fin de la réunion et peut être envoyé à tous les participants. Une bonne Liste de contrôle pour la réunion de chantier aide à standardiser ce processus.
Cette approche structurée augmente non seulement la productivité, mais aussi la motivation de toute l’équipe, car les réunions sont perçues comme ciblées et précieuses.
Conclusion : Votre avantage avec Valoon.
La réunion de chantier numérique n’est pas une tendance, mais une nécessité pour toute entreprise de construction tournée vers l’avenir. Elle transforme une réunion souvent peu productive en un outil puissant pour la gestion de projet.
Avec Valoon, ce passage se fait sans obstacles. Vous bénéficiez de simplicité maximale grâce à l’utilisation de WhatsApp, gain de temps énorme grâce à des procès-verbaux automatisés et sécurité juridique sans faille pour tous vos projets.
Cessez de perdre un temps précieux dans des réunions désorganisées et avec un travail de saisie fastidieux. Gérez vos projets de manière efficace et sûre.
Réservez maintenant votre démo gratuite et découvrez à quel point la réunion de chantier numérique avec Valoon peut être simple.
Plus de liens
Fraunhofer-Gesellschaft propose des informations sur des projets de recherche et des initiatives de numérisation dans le bâtiment.
Haufe met à disposition un article sur la conception juridiquement sûre de la documentation de construction numérique.
FAQ
Comment fonctionne exactement la réunion de chantier numérique avec Valoon?
Vous utilisez simplement un groupe WhatsApp. Tous les messages, images, vidéos et messages vocaux sont automatiquement enregistrés et structurés par Valoon en arrière-plan et transformés en un procès-verbal numérique juridiquement sûr. Les tâches peuvent être directement attribuées et leur achevement documenté, sans qu’aucun membre de l’équipe ait besoin de quitter le chantier ou d’apprendre une nouvelle application.
La documentation par WhatsApp est-elle juridiquement sûre et conforme à la VOB?
Oui. Valoon garantit que toutes les données envoyées par WhatsApp sont enregistrées de manière immuable et horodatées dans l’application web. Cela répond aux exigences pour une documentation juridiquement sûre qui peut également servir de preuve en cas de litige ou lors de contrôles VOB.
Combien coûte Valoon pour les employés sur le chantier?
Pour les employés sur le chantier, l’utilisation de Valoon est complètement gratuite. Ils ont simplement besoin de WhatsApp sur leur smartphone. Des frais ne s’appliquent qu’aux utilisateurs au bureau qui utilisent les données traitées dans l’application web pour la gestion, la documentation et la facturation.
Des partenaires externes tels que des sous-traitants ou des planificateurs peuvent-ils également être impliqués?
Oui, c’est l’un des grands avantages. Vous pouvez ajouter autant de partenaires externes que vous le souhaitez aux groupes de projet sur WhatsApp. Cela regroupe toute la communication à un seul endroit et permet à tous les participants d’être toujours sur la même longueur d’onde, ce qui simplifie énormément la collaboration.
Quel est l’avantage de Valoon par rapport à une application de logiciel de construction normale?
L’ avantage décisif est l’acceptation. Comme il n’est pas nécessaire d’installer ou d’apprendre un nouveau logiciel, Valoon est utilisé par toute l’équipe dès le premier jour. Cela surmonte le plus grand obstacle de la numérisation sur le chantier et permet une collecte de données sans faille dès le départ.
Quand puis-je commencer avec Valoon?
Le démarrage est possible en quelques minutes. Après un court paramétrage dans le portail web, vous pouvez immédiatement créer votre premier groupe de projet sur WhatsApp et commencer la documentation numérique. Réservez une courte démo et nous vous montrerons à quel point c’est simple.
