El dilema de la comunicación en las obras en cifras
En las obras en Alemania, WhatsApp es, con diferencia, la herramienta de comunicación más popular; el 55 por ciento de los profesionales la utilizan en su móvil de trabajo. Sin embargo, esta práctica conduce a un flujo de información desestructurado, en el que diariamente se intercambian cientos de mensajes, fotos e instrucciones sin vínculo con el proyecto. La consecuencia: las decisiones importantes no son trazables y se pierden en el historial del chat. Más del 70 % de la comunicación ocurre en una zona legal gris. Una gestión de proyectos eficiente con Messenger debe cerrar esta brecha. Valoon aborda exactamente este punto, manteniendo el uso habitual de WhatsApp para los empleados, pero estructurando automáticamente y de manera legal todos los datos en segundo plano. Esta organización inadvertida en segundo plano es el primer paso hacia la profesionalización.
Cumplimiento con el RGPD: Un must para cada empresa de construcción
El uso privado de WhatsApp en móviles de empresa es una clara violación del RGPD, ya que la aplicación accede a contactos personales y procesa datos en servidores en EE. UU. Esto expone a las empresas a un riesgo de multas de hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual global. Muchos jefes de obra pasan hasta 5 horas a la semana extrayendo información de los chats de WhatsApp y documentándola manualmente. Esta transferencia manual no solo es ineficiente, sino también propensa a errores. Valoon resuelve este problema creando un puente conforme al RGPD. Todos los mensajes enviados a través de Valoon se almacenan y procesan en servidores alemanes, sin acceder a contactos privados. Así, el uso de WhatsApp en la construcción es finalmente legal. Esto establece la base para una documentación clara.
De mensaje a diario de obra legal en 60 segundos
La creación de un diario de obra conforme a la VOB es una tarea central, pero que consume tiempo, que puede llevar hasta 60 minutos al día. La información de los grupos de WhatsApp debe ser transcrita manualmente y las fotos deben ser asignadas, lo que aumenta la tasa de errores en hasta un 15 %. Un sistema de documentación de obra digital y legalmente seguro es esencial aquí. Con Valoon, este proceso se automatiza. Así funciona la conversión de comunicación en documentación:
- Un empleado envía una foto o un mensaje de voz a través de WhatsApp al número del proyecto.
- La IA de Valoon analiza el contenido y lo asigna automáticamente al proyecto y sección de construcción correctos.
- Todos los datos relevantes, como clima, sellos de tiempo y empleados, se complementan automáticamente.
- El jefe de obra revisa la entrada en la interfaz web de Valoon y la aprueba con un clic.
- Al final del día, el informe final de la obra se genera como PDF con solo un clic.
Esta automatización reduce la carga administrativa para los jefes de obra en hasta un 80 %. El tiempo ganado se puede invertir directamente en la gestión activa de la obra, lo que aumenta la productividad.
Aumentar la eficiencia en la gestión de defectos y mediciones
Una gestión de defectos deficiente y la captura imprecisa de mediciones pueden encarecer los proyectos hasta en un 12 %. Una foto de un defecto enviada por WhatsApp sin una clara asignación y seguimiento es prácticamente inútil y conduce a retrasos. Un proyecto de construcción promedio tiene más de 500 defectos que deben ser gestionados. Valoon transforma este proceso. Los empleados pueden simplemente etiquetar una foto o un mensaje con la palabra «#defecto» o «#medición». El sistema captura esto, crea una entrada correspondiente y la asigna al subcontratista responsable, incluido el establecimiento de plazos y seguimiento del estado. Esta captura estructurada a través de una app de mensajería para la obra asegura que no se pierda ninguna información. Así se establece la base para una aceptación y facturación sin problemas.
Eliminar barreras lingüísticas como asesinos de la productividad
En las obras de Alemania, la proporción de trabajadores extranjeros es de casi el 20 %, en aumento. Las barreras lingüísticas son uno de los mayores obstáculos para la productividad y la seguridad; los malentendidos pueden llevar a errores que requieren retrabajos por valor de miles de euros. Los estudios muestran que una comunicación clara puede mejorar la eficiencia del proyecto en más del 25 %. Aquí es donde la función de traducción en vivo de Valoon entra en acción. Un mensaje se puede escribir en alemán y ser leído por el receptor en su lengua materna, y viceversa. El sistema admite más de 20 idiomas, asegurando así una comunicación fluida entre la oficina y la obra.. Esta función no solo elimina barreras, sino que también promueve un entorno de trabajo más seguro y colaborativo para todo el equipo.
Conclusión: Tu ventaja con Valoon
Una gestión de proyectos profesional con WhatsApp es la clave para resolver desafíos centrales en la construcción. No se trata de eliminar las herramientas de comunicación establecidas, sino de integrarlas legalmente y eficientemente en los procesos de la empresa. Valoon ayuda a los jefes de obra a ahorrar más de 5 horas a la semana en tareas administrativas y asegura una documentación completa y conforme a la VOB. La plataforma es completamente gratuita para los empleados en el obra y no requiere esfuerzo de capacitación, ya que permanecen en el entorno habitual de WhatsApp. Asegura legalmente tus proyectos, aumenta tu eficiencia y crea vías de comunicación claras. Reserva ahora tu demostración gratuita y experimenta lo fácil que puede ser la transición a una gestión de proyectos profesional con WhatsApp.
Más enlaces
e-recht24.de analiza si el uso de WhatsApp en móviles de empresa es legal en términos de privacidad según el RGPD.
Datenschutzkanzlei.de trata la cuestión de si WhatsApp es compatible con el RGPD en las empresas.
Ratgeberrecht.eu discute la comunicación empresarial a través de WhatsApp y los aspectos legales relacionados.
Händlerbund explica los aspectos de privacidad de WhatsApp, especialmente para los comerciantes.
Bolex describe las trampas legales de usar WhatsApp en la empresa.
e-recht24.de habla sobre el uso de WhatsApp para la comunicación entre empleados desde el punto de vista del derecho laboral.
Ratgeberrecht.eu analiza la validez de los contratos que se cierran a través de WhatsApp.
Wikipedia ofrece una visión general del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
e-recht24.de describe los aspectos legales del marketing a través de WhatsApp.
FAQ
¿Mis empleados tienen que instalar una nueva app?
No. Esta es la ventaja decisiva de Valoon. Tus empleados en la obra continúan comunicándose como de costumbre a través de WhatsApp. Toda la organización, estructuración y almacenamiento legal se lleva a cabo en segundo plano.
¿Es Valoon conforme al RGPD?
Sí. Valoon fue desarrollado en Alemania y da máxima importancia a la privacidad. Todos los datos se almacenan y procesan en servidores alemanes. A diferencia de WhatsApp estándar, nuestro sistema no accede a los contactos personales de tus empleados.
¿Para qué tamaños de empresas es adecuado Valoon?
Valoon es escalable para empresas de construcción, oficinas de planificación y desarrolladores de proyectos de cualquier tamaño, desde pequeñas empresas de artesanía con 5 empleados hasta grandes contratistas generales con más de 500 empleados.
¿Qué tan rápido se puede implementar el software?
La implementación es posible en un día. Como los empleados en la obra no tienen que aprender un nuevo software, se elimina el habitual esfuerzo de capacitación. La aceptación en el equipo es, por lo tanto, casi del 100 % desde el primer día.
¿Qué cuesta el uso para mis empleados en la obra?
Para los empleados en la obra, el uso es completamente gratuito. Nuestro modelo de precios se basa en los usuarios en la oficina (por ejemplo, jefes de obra, gerentes de proyectos) que se benefician del análisis de datos estructurado.
¿Puedo probar Valoon?
Sí, ofrecemos una demostración gratuita y sin compromiso. En esta, te mostraremos personalmente cómo Valoon puede ayudar a resolver tus desafíos específicos en la gestión de proyectos y documentación de obra.
