écrit par : Jan Wolber
Le problème : le chaos du papier sur les chantiers
Chaque jour sur un chantier, de nombreux documents papier sont générés : bons de livraison, rapports de chantier, feuilles de mesures, protocoles, notes et instructions. Ces documents sont souvent essentiels pour les processus ultérieurs. Un bon de livraison manquant retarde la comptabilité, un rapport de chantier incomplet peut causer des problèmes juridiques concernant des garanties. (Source : formilo.com)
Le papier est le plus grand obstacle. Les documents se perdent, restent dans la voiture ou deviennent illisibles lorsqu’ils sont exposés aux intempéries. Même s’ils parviennent au bureau, ils se retrouvent souvent dans la mauvaise pile ou sont traités trop tard. Ces petits retards s’accumulent rapidement pour créer de gros problèmes. La numérisation des documents papier sur les chantiers est donc la première étape pour garder un aperçu et rendre les processus efficaces.
La solution : numériser les documents papier sur les chantiers
Pour éliminer le chaos des documents papier, la numérisation est une étape cruciale. Avec Valoon, vous pouvez numériser des documents papier sur les chantiers sans logiciel compliqué ni formations longues. Le processus est des plus simples : vos employés photographient des documents tels que des bons de livraison ou des rapports de chantier directement via WhatsApp. En arrière-plan, Valoon traite automatiquement la photo, la convertit en PDF et la classe dans le bon dossier de projet. Ainsi, le tri manuel des piles de papier est supprimé, du temps est gagné, les erreurs sont réduites et des informations importantes sont immédiatement disponibles au format numérique.
Les avantages de la numérisation pour votre entreprise de construction
La numérisation des documents papier sur les chantiers offre de nombreux avantages (Source : sorba.ch):
Gain de temps : Les documents n’ont plus besoin d’être physiquement amenés au bureau. Ils sont immédiatement disponibles au format numérique.
Accès direct : Le bureau reçoit des notifications push dès que de nouveaux documents sont disponibles et peut commencer immédiatement les processus suivants.
Facilité d’utilisation : Les employés n’ont pas besoin de formation spéciale. Une photo via WhatsApp suffit.
Réduction des erreurs : Plus de documents perdus ou de notes illisibles.
Efficacité économique : Des processus plus rapides signifient moins de paperasse administrative et des coûts réduits.
Voici comment fonctionne la numérisation des documents papier sur les chantiers avec Valoon
Un chef de chantier reçoit le matin plusieurs bons de livraison pour des matériaux de construction. Au lieu de rassembler les papiers et de les apporter au bureau le soir, il les photographie directement via WhatsApp. Valoon traite automatiquement les photos, crée des PDF et les classe dans le bon dossier de projet. La comptabilité a un accès immédiat et peut commencer le contrôle des factures.
Un chef d’équipe rédige à la main le rapport de chantier sur le chantier. Une photo rapide, et le document est stocké numériquement, archivé et visible pour le bureau. Cela évite des retards et garantit que la communication de projet reste à jour.
Pourquoi vous devriez numériser vos documents papier
La numérisation des documents papier sur les chantiers est plus qu’une tendance – c’est une étape décisive pour améliorer l’efficacité. Avec Valoon, vous gagnez du temps et des coûts, améliorez la communication entre le chantier et le bureau et assurez que des informations importantes sont immédiatement disponibles. Lancez-vous maintenant vers un avenir sans papier !
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