Realitatea proiectelor mari: De ce 7 din 10 proiecte eșuează
Statistica pentru proiectele mari din Germania este dezamăgitoare: Un studiu al Hertie School of Governance a relevat creșteri medii ale costurilor de 73% în cazul a 170 de proiecte examinate. În sectorul de transport, costurile suplimentare sunt în medie de 34%, unele proiecte de construcție a drumurilor devenind cu până la 125% mai scumpe decât era planificat. Aceste cifre nu sunt excepții, ci rezultatul problemelor sistematice. Adesea, bugetele sunt aprobate pe baza estimărilor motivate politic, cu mult înainte de a exista o planificare solidă. Comisia de reformă a Guvernului Federal a identificat ca probleme fundamentale lipsa unei colaborări de parteneriat și o utilizare insuficientă a metodelor digitale. Aceste deficiențe duc la un cerc vicios de modificări ale planificării, întârzieri în construcții și costuri explozive, care poate fi rupt doar printr-o abordare structurată. Un element esențial este gestionarea eficientă a proiectului, care creează structuri clare încă de la început. Analiza următoare arată cum un ghid practic abordează aceste provocări.
Faza 0: Stabilirea fundației pentru succesul proiectului
Ghidul oficial pentru proiectele mari ale statului subliniază că cele mai importante decizii pentru succes sunt luate înainte de planificarea propriu-zisă – în așa-numita „faza 0”. În această fază pregătitoare crucială, obiectivele proiectului sunt definite în mod obligatoriu și este stabilit un management clar al riscurilor. Aici se formulează un ‘contract de proiect’, care operationalizează obiectivele și definește responsabilitățile. În loc de înțelegeri vagi, sunt stabilite criterii măsurabile pentru costuri, termene și calitate. Cel puțin 80% din problemele ulterioare pot fi atribuite greșelilor din această fază timpurie. Un instrument central în acest sens sunt ‘directivele pentru faza de planificare și construcție’, care oferă o prioritizare a cerințelor proiectului. Astfel, se asigură că toate părțile implicate au o înțelegere comună a planului de acțiune al proiectului mare Aceste structuri timpurii previn modificările costisitoare ulterioare și creează o bază solidă pentru toate pașii următori.
Stabilirea colaborării de parteneriat ca motor de eficiență
Un element central pentru evitarea conflictelor și costurilor este stabilirea unei culturi de parteneriat în proiecte, așa cum solicită comisia de reformă. În loc de negocieri confruntative asupra modificărilor contractuale, se urmărește o abordare win-win, în care clientul și antreprenorul urmăresc obiective comune. Ghidul Ministerului Federal propune pentru aceasta instrumente concrete, cum ar fi o cartă comună a proiectului sau modele contractuale cooperative cu sisteme de bonus-malus. Un aspect esențial este comunicarea deschisă despre riscuri și provocări. Proiectele cu o cultură de parteneriat activă reduc efortul pentru gestionarea schimbărilor contractuale cu până la 40%. Valoon susține această abordare, creând un pod de comunicare transparent și direct între birou și șantier. Astfel, problemele pot fi discutate devreme și orientate spre soluții, în loc să escaladeze în lanțuri de mailuri. Aceasta întărește încrederea și promovează colaborarea esențială pentru succesul proiectelor mari .
Documentație digitală: Ghidul dumneavoastră sigur din punct de vedere juridic pentru proiectele mari
O documentație completă și conformă din punct de vedere legal este coloana vertebrală a fiecărui proiect mare de succes. Aceasta nu doar că servește la transparență, ci este un element de probă decisiv în caz de litigii. Elaborarea manuală a rapoartelor de lucru și atribuirea fotografiilor manual costă zilnic până la 60 de minute de timp prețios și este extrem de predispusă la erori. Aici intervine documentația digitală de construcție. O software bună automatizează captarea datelor meteorologice, a fotografiilor cu marcaje temporale și a datelor GPS și asigură un arhivare structurată. Valoon duce lucrurile un pas mai departe, integrând aceste procese în chat-ul obișnuit de WhatsApp. Angajații de pe șantier trimit informații, fotografii cu defecte sau fișe de ore simplu prin mesaj. Platforma procesează aceste date automat și creează din acestea rapoarte de lucru și protocoale legale – o economie de timp de peste 80% în muncă de documentație. Această eficiență și ușurința de utilizare fără aplicații noi fac din Valoon instrumentul ideal pentru a pune în practică directivele pentru faza de planificare și construcție .
Controlling continuu prin stații de verificare și managementul riscurilor
Ghidul Guvernului Federal prevede ‘stații de verificare’ fixe (Quality Gates) înainte de începerea fiecărei noi etape a proiectului. La aceste întâlniri, starea proiectului este evaluată sistematic de o echipă interdisciplinară pentru a se asigura că toate cerințele pentru pasul următor sunt îndeplinite. Aceasta previne ca erorile sau planificările incomplete să fie transferate în următoarea etapă. În paralel, trebuie instituit un management continuu al riscurilor. În acest sens, riscurile nu sunt doar înregistrate o dată, ci reevaluate permanent și se stabilesc măsuri pentru gestionare. Un studiu arată că un management activ al riscurilor poate reduce probabilitatea depășirilor de costuri cu mai mult de 50%. Cu Valoon, managerii de proiect au acces în timp real la progresul construcției și pot identifica rapid riscurile, cum ar fi problemele cu materialele sau defecțiunile, și pot reacționa. Această transparență este baza pentru un control eficient al proiectelor mari și asigură că deciziile sunt luate pe baza datelor actuale.
Concluzie: Cu structură și instrumente digitale spre succesul proiectului
Gestionarea cu succes a proiectelor mari nu este din întâmplare, ci rezultatul unei abordări structurate. Ghidul oficial al guvernului oferă cadrul perfect pentru a menține sub control costurile, termenele și calitatea. Factorii decisivi sunt o pregătire atentă în faza 0, o cultură de parteneriat în proiect și o documentație digitală completă. Valoon este instrumentul ideal pentru a pune în practică aceste principii simplu și eficient. Prin integrarea fluentă în WhatsApp, dispare orice necesitate de instruire pentru șantier, în timp ce biroul beneficiază de rapoarte automate și conforme din punct de vedere juridic. Astfel, creați transparența și eficiența necesare pentru a finaliza cu succes următorul dvs. proiect major. Preluați controlul și puneți capăt haosului comunicațional. Solicitați acum demonstrația gratuită și experimentați cât de simplă poate fi digitalizarea documentației dumneavoastră de construcție.
Mai multe linkuri
Ministerul Federal pentru Digitalizare și Transport (BMDV) oferă informații despre proiectele mari cu hidrogen.
Biroul Federal de Statistică (Destatis) oferă statistici și informații despre subiectul construcțiilor.
Biroul Federal pentru Construcții și Amenajarea Teritoriului (BBR) oferă informații despre proiectele de construcție ale statului.
Institutul German pentru Tehnica Construcțiilor (DIBt) este un organism de certificare tehnică în domeniul construcțiilor și oferă informații cuprinzătoare despre produse și tipuri de construcții.
Asociația Inginerilor Germani (VDI) oferă informații despre directivele tehnice, care sunt relevante pentru planificarea și implementarea proiectelor.
DIN Media oferă informații detaliate despre norma DIN 32835-1, care este importantă pentru standardizarea în managementul proiectelor.
FAQ
Ce este ghidul pentru proiecte mari?
Ghidul ‘Proiecte mari’ este un cadru de acțiune publicat de Ministerul Federal pentru Transport și Infrastructură Digitală (BMVI). Acesta concretizează recomandările Comisiei de Reformă pentru Proiectele Mari de Construcție și oferă instrumente practice pentru a planifica și realiza proiecte conform costurilor, termenelor și calității.
De ce este importantă ‘Faza 0’ în proiectele mari?
‘Faza 0’ este faza de pregătire a proiectului, înainte de startul efectiv al planificării. Este crucială, deoarece aici se stabilesc fundamentele pentru succesul proiectului, de exemplu, prin definirea unor obiective clare, stabilirea managementului riscurilor și stabilirea organizării proiectului. Greșelile din această fază sunt greu de corectat ulterior și implică costuri mari.
Cum poate Valoon să ajute la implementarea ghidului?
Valoon ajută la implementarea simplă a principiilor solicitate în ghid, cum ar fi comunicarea transparentă și documentația completă. Prin integrarea în WhatsApp, progresele de construcție, deficiențele și alte date relevante sunt înregistrate legal și automatizat direct de pe șantier, fără ca angajații să aibă nevoie de o nouă aplicație. Aceasta economisește timp și creează baza de date pentru un control eficient.
Ce sunt ‘stațiile de verificare’ într-un proiect mare?
Stațiile de verificare, numite și ‘Quality Gates’, sunt pietre fixe de hotar în desfășurarea proiectului, de obicei înainte de tranziția către o nouă etapă. La aceste puncte, starea planificării este evaluată sistematic de o echipă interdisciplinară pentru a asigura calitatea și a decide dacă cerințele pentru următorul pas al proiectului sunt îndeplinite.
Este o documentație digitală de construcție recunoscută din punct de vedere juridic?
Da, o documentație digitală de construcție gestionată corect este recunoscută din punct de vedere juridic și servește ca probă. Este important ca înregistrările să fie complete, la timp și îngrijite, de exemplu, prin marcare temporară și GPS a fotografiilor. Platforme precum Valoon asigură această înregistrare legală.
Care este media depășirilor de costuri la proiectele mari din Germania?
Studiile arată că depășirile medii de costuri la proiectele publice mari din Germania sunt de aproximativ 73%. În sectorul infrastructurii, creșterile la proiectele de drumuri sunt în medie de 30%, iar în sectorul energiei chiar de 136%.
