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Zeiterfassung im Handwerk: Stunden pro Auftrag direkt in WhatsApp
Die Zeiterfassung, für die deine Leute keine App brauchen: Sie schicken „Start“ und „Ende“ in WhatsApp, das Büro hat die Stunden pro Auftrag.
Zeiterfassung im Handwerk heißt: Beginn, Ende und Pausen jedes Mitarbeiters werden pro Tag festgehalten – und im besten Fall gleich dem Auftrag zugeordnet, für den gearbeitet wurde. Das ist Pflicht für den Lohn und bares Geld für die Rechnung. In vielen Betrieben läuft die Stundenerfassung trotzdem über Zettel im Transporter, die das Büro am Freitag abtippt.
Hier liest du, was das Gesetz verlangt, welche Wege es gibt und wie deine Leute ihre Stunden in WhatsApp schicken – ohne neue App und ohne Einarbeitung.
Was ist Zeiterfassung im Handwerk?
Zeiterfassung im Handwerk ist die tägliche Aufzeichnung von Arbeitsbeginn, -ende und Pausen jedes Mitarbeiters – mobile Zeiterfassung, wenn sie direkt vor Ort per Smartphone passiert. Gesetzlich reicht das. Wertvoll für den Betrieb wird sie erst, wenn jede Stunde einem Auftrag zugeordnet ist: Dann ist sie Grundlage für Lohn, Kundenrechnung und Nachkalkulation.
Kurz erklärt: Eine gute Zeiterfassung im Handwerk liefert beides aus einer einzigen Meldung – ohne dass das Büro nachträglich zuordnen muss.
Das gilt für jedes Gewerk, ob Elektro, SHK, Zimmerei, Metallbau oder Innenausbau. Die Liste zeigt, was du festhalten musst und was sich zusätzlich lohnt.
Im Handwerk zählt jede Stunde zweimal: einmal für den Lohn und einmal für die Rechnung an den Kunden.
Ist Arbeitszeiterfassung im Handwerk Pflicht?
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 muss jeder Arbeitgeber die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter erfassen – unabhängig von Betriebsgröße und Gewerk, also auch der Betrieb mit fünf Gesellen. Die Form ist derzeit frei: Papier, Excel oder digital. Ein Referentenentwurf des Arbeitsministeriums sieht künftig die elektronische Erfassung am selben Tag vor; beschlossen ist er noch nicht.
Quellen: EuGH bei curia.europa.eu, BAG bei bundesarbeitsgericht.de, Gesetze bei gesetze-im-internet.de. Kein Rechtsrat – im Einzelfall zählen Tarif- und Arbeitsvertrag.
Ob du die Arbeitszeit erfasst, ist längst entschieden. Offen ist nur, ob es bald elektronisch sein muss.
Was das konkret für Prüfungen und Aufbewahrung bedeutet, steht im Ratgeber zur Zeiterfassungspflicht im Baugewerbe.
Warum funktionieren Stundenzettel im Handwerksbetrieb nicht?
Weil der Stundenzettel zu spät und ohne Auftrag ins Büro kommt. Wer an einem Tag bei drei Kunden ist, schreibt abends aus dem Gedächtnis auf, oft erst am Freitag. Das Büro tippt ab, fragt nach und rennt hinterher. Und Stunden, die niemand notiert hat, fehlen am Ende auf der Rechnung.
- Zettel gehen verloren. Sie liegen im Transporter, werden unleserlich ausgefüllt oder erst Tage später abgegeben.
- Pausen und Fahrzeiten sind unklar. Jeder schreibt sie anders auf, und niemand kann es später prüfen.
- Regiestunden werden vergessen. Was beim Kunden zusätzlich anfiel, landet nie auf der Rechnung.
- Das Büro tippt doppelt. Alles wird von Hand in die Lohnabrechnung übertragen – mit Fehlerquote.
- Die Nachkalkulation rät. Ohne Stunden pro Auftrag weißt du nicht, welcher Auftrag sich gerechnet hat.
Jede Stunde, die nicht auf dem Zettel steht, fehlt am Ende auf der Rechnung.
Wer erst einmal ohne neues System sauberer werden will, startet mit unserer Stundenzettel-Vorlage als PDF.
Welche Zeiterfassung passt zu einem Handwerksbetrieb?
Für Handwerksbetriebe gibt es vier Wege: Papier oder Excel, eine Zeiterfassungs-App, ein Terminal im Betrieb und die Erfassung per WhatsApp. Welcher passt, entscheiden zwei Fragen: Machen deine Leute es wirklich jeden Tag, auch beim Kunden? Und landen die Stunden direkt am richtigen Auftrag, ohne dass das Büro sie zuordnen muss?
| Weg | Monteur macht mit | Stunden am Auftrag | Abtippen im Büro | Aushilfen und Subunternehmer | Kosten pro Kopf |
|---|---|---|---|---|---|
| Papier, Zettel | ja, aber spät | nur, wenn er es dazuschreibt | ja | Zettel einsammeln | keine, aber Bürozeit |
| Excel | selten | von Hand | ja | kaum | keine, aber Bürozeit |
| Zeiterfassungs-App | oft nicht dauerhaft | ja, wenn er den Auftrag wählt | nein | brauchen Zugang | häufig pro Nutzer |
| Terminal im Betrieb | nur im Betrieb | nein, nur Anwesenheit | für Aufträge ja | kaum | Hardware plus Lizenz |
| Valoon (in WhatsApp) | ja, er schreibt in WhatsApp | automatisch | nein | ohne Lizenz | keine, nur Büro-Plätze |
Was ist eine Zeiterfassungs-App fürs Handwerk – und warum scheitert sie oft?
Eine Zeiterfassungs-App fürs Handwerk erfasst Arbeitsbeginn, -ende und Pausen digital und ordnet sie Aufträgen zu. Die meisten scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass der Monteur sie nach zwei Wochen nicht mehr öffnet: neuer Download, Login, Einarbeitung. Was in WhatsApp passiert, macht er ohnehin jeden Tag.
Aus unseren Erstgesprächen
Was wir von Handwerksbetrieben am häufigsten hören: Das Problem ist selten die fehlende Software, sondern die App, die draußen niemand nutzt.
Checkliste: 6 Fragen, bevor du dich entscheidest
- Muss jeder Monteur eine App installieren und sich einloggen?
- Landen die Stunden direkt am richtigen Auftrag – oder ordnet das Büro sie zu?
- Werden Pausen und Fahrzeiten sauber erfasst?
- Gehen die Stunden per Export an DATEV oder deine Lohnsoftware?
- Zahlst du pro Kopf oder pro Büro-Platz – auch für Aushilfen und Subunternehmer?
- Kommen mehrsprachige Mitarbeiter ohne Zusatzaufwand mit?
Im Handwerk taugt nur die Zeiterfassung, die der Monteur beim Kunden nebenbei erledigt – ohne neue App.
Wie funktioniert mobile Zeiterfassung im Handwerk per WhatsApp?
Mit Valoon schreiben deine Leute ihre Zeiten in WhatsApp, wie jede andere Nachricht. Valoon macht daraus einen Stundenzettel pro Auftrag, den das Büro sofort sieht. Niemand installiert etwas, niemand muss geschult werden. Die Monteure bleiben in WhatsApp, das Büro bekommt saubere Stunden pro Auftrag – ohne Abtippen.
- Start melden. Der Monteur schreibt morgens „Start“ in den Chat des Auftrags.
- Automatisch zuordnen. Valoon ordnet Auftrag, Person und Uhrzeit zu – im Büro muss niemand sortieren.
- Feierabend melden. Am Ende kommt „Ende 16:30“. Wer mehr festhalten will, wählt in WhatsApp das Formular für Stundenzettel, Rapport oder Servicebericht.
- Auswerten und exportieren. Das Büro sieht die Stunden je Auftrag und Kolonne und gibt sie an DATEV weiter.
Beispiel: ein Tag im Elektrobetrieb
- Der Elektriker schreibt „Start“ in den Chat des Auftrags Müller.
- Weiter zum nächsten Kunden: Er meldet sich im Chat des Auftrags Schulz.
- „Ende 16:30“ – Feierabend, kein Zettel.
- Das Büro sieht die Stunden getrennt nach beiden Aufträgen – für den Lohn und für die Rechnungen an Müller und Schulz.
Wer nur ein paar Wochen mitarbeitet, braucht weder Lizenz noch Registrierung noch eine neue App: Aushilfen und Subunternehmer schreiben ihre Zeiten in WhatsApp wie alle anderen. Jeder schreibt in seiner Sprache, das Büro liest Deutsch – über die automatische Übersetzung. Wer nicht tippen will, spricht die Meldung mit der Sprach-KI einfach ein.
Die Baustelle kostet nichts, bezahlt werden nur die Büro-Plätze. Die Daten liegen DSGVO-konform auf Microsoft-Azure-Servern in Frankfurt, angebunden über die offizielle WhatsApp Business API. Wie der Stundenzettel im Chat aussieht, zeigt die Seite zum digitalen Stundenzettel in WhatsApp.
„Aufmaße, Rapporte, Fotos – alles kommt digital rein und wird direkt dem richtigen Projekt zugeordnet. Keine Zettel mehr, kein Chaos.“
Wie kommen die Stunden in Lohn und Rechnung?
Die erfassten Stunden gehen per Export an DATEV, die Lohnabrechnung übernimmt sie ohne Abtippen. Für die Kundenrechnung exportierst du die Stunden je Auftrag im firmeneigenen Layout als Leistungsnachweis, als Excel oder CSV auch für die Nachkalkulation. Andere Systeme bindest du über Schnittstellen an.
Welche Systeme sich anbinden lassen, steht bei den Schnittstellen zu DATEV, Microsoft 365 und per REST API. Wie Lohnbüros die Übergabe organisieren, liest du im Beitrag Zeiterfassung für die Lohnbuchhaltung. Arbeiten deine Leute auf größeren Baustellen mit mehreren Gewerken, lies auch Zeiterfassung auf der Baustelle.
