El papel crucial de los documentos revisados de VOB para una aceptación exitosa de la obra
Completo Documentos revisados de VOB no son una tarea opcional, sino una obligación contractual principal del contratista. Documentan el estado final y efectivamente ejecutado de una obra (‘as-built’) y son esenciales para el posterior funcionamiento. La base legal para ello se encuentra en la Orden de Adjudicación y Contratos para Obras de Construcción, especialmente en el VOB/C, que define requisitos específicos para cada oficio.
Estos documentos abarcan mucho más que solo unos pocos planos corregidos. Incluyen una variedad de documentos que son necesarios para el mantenimiento y operación segura. Una documentación incompleta puede aumentar el costo de mantenimiento hasta en un 40 %. Los requisitos están detalladamente establecidos en las Condiciones Técnicas Generales de Contrato (ATV) del VOB/C, así como en numerosas normas DIN. Una correcta elaboración de los documentos revisados es, por tanto, crucial para el cumplimiento del contrato.
Los componentes esenciales suelen incluir los siguientes documentos:
- Planos actualizados de estado y de conexión (p. ej., para eléctricas o TGA)
- Instrucciones de operación y mantenimiento para todos los sistemas técnicos
- Protocolos de prueba y medición (p. ej., pruebas de presión, ajustes)
- Certificaciones y aprobaciones de productos instalados
- Fotos que documentan el estado antes de la cobertura
- Evidencias de material y datos de contacto de los fabricantes
- Certificados de capacitación para el personal operativo
La recopilación precisa de estos documentos no solo es una obligación formal, sino que también asegura la calidad y la trazabilidad de la prestación. Sin ellos, la entrega al propietario de la obra es prácticamente impensable, lo que lleva directamente a consecuencias legales.
Consecuencias legales por falta de documentos según VOB/B § 13
La falta de Documentos revisados de VOB se considera claramente un defecto material de acuerdo con el § 13 VOB/B. Esto le otorga al cliente un poderoso medio de presión que puede tener amplias repercusiones financieras para tu empresa. Tal defecto puede incluso impedir la aceptación del trabajo general de construcción. La facturación final puede, por tanto, presentarse semanas o meses más tarde, lo que puede reducir tu liquidez hasta en un 25%.
El cliente tiene derecho a retener una parte del pago hasta que los documentos se hayan entregado completamente. Los tribunales a menudo aprueban un recargo por presión equivalente al doble de los costos de sustitución de los documentos. Esta retención puede rápidamente representar el 5-10% de la suma total del contrato. Además, el período de garantía solo comienza con la aceptación completa, que se ve bloqueada por la falta de documentos. Un buen software de gestión de documentos de construcción ayuda a minimizar estos riesgos.
La obligación de entrega es inequívoca y no negociable, siempre que esté acordada contractualmenete. Está diseñada para permitir al operador un uso correcto y seguro del edificio. Sin la documentación completa, esto no está garantizado, razón por la cual la jurisprudencia es muy estricta en este aspecto. Los riesgos de la falta de documentación van mucho más allá de simples formalidades y afectan el núcleo de tus obligaciones contractuales.
Transformación digital: Reducir el esfuerzo de creación en un 50%
La elaboración tradicional de Documentos revisados de VOB es un proceso ineficiente y propenso a errores. La información a menudo se reúne laboriosamente al final del proyecto de varios empleados y de diversas fuentes. Más del 60% de las empresas de construcción todavía utilizan papel, correo electrónico y carpetas desestructuradas para ello. Esto conlleva un enorme esfuerzo manual y un alto riesgo de que se pierdan detalles importantes.
Una solución digital como el software de expediente digital de construcción de Valoon transforma este proceso desde cero. En lugar de reunir todo al final, los datos se recopilan continuamente a lo largo de todo el proceso de construcción. Un empleado en el sitio de construcción simplemente toma una foto o video con su smartphone y lo envía por WhatsApp. Este simple procedimiento tarda menos de 30 segundos.
La plataforma Valoon procesa esta información automáticamente en segundo plano. Los datos se etiquetan con fecha, lugar e información del empleado y se asignan al proyecto correcto. De esta manera se crea una documentación continua, cronológica y legalmente segura en tiempo real. Este enfoque reduce el esfuerzo administrativo para la creación de los documentos revisados en al menos un 50% y elimina casi por completo la tasa de errores. Así, la documentación pasa de ser una tarea molesta a un proceso eficiente y generador de valor.
En 4 pasos hacia la documentación conforme a VOB con Valoon
La transición a la recopilación digital de tu Documentos revisados de VOB es increíblemente sencilla con Valoon y no requiere capacitación para tus empleados en el sitio. El proceso se divide en cuatro simples pasos:
- Captura de información por WhatsApp: Tu empleado en el sitio documenta un hecho relevante – ya sea una línea instalada, un defecto o una medición – con una foto, video o un mensaje de voz y envía esto a un número de WhatsApp relacionado con el proyecto. Esto tarda en promedio solo 25 segundos.
- Procesamiento automático en segundo plano: Valoon recibe el mensaje y analiza el contenido. El sistema agrega automáticamente un sello de tiempo y fecha legalmente seguro y lo asigna al empleado correcto.
- Almacenamiento estructurado en la aplicación web: Los datos recopilados están inmediatamente disponibles en la aplicación web central en la oficina. Allí están organizados por proyecto de construcción, oficio y palabra clave (p. ej., ‘protocolo de prueba’) y son accesibles en cualquier momento. La función de búsqueda encuentra cada documento en menos de 5 segundos.
- Exportación con un clic: Al final del proyecto o cuando sea necesario, exportas toda la documentación revisada con solo un clic como un documento PDF conforme a VOB. Este contiene todas las imágenes, protocolos y comentarios en una estructura cronológica y ordenada, y está listo para la entrega al cliente.
Este flujo de trabajo digital garantiza que no se pierda información y que la documentación para las aperturas según VOB esté siempre completa. Así, la elaboración de documentos pasa de ser una tarea reactiva a un proceso proactivo y simple.
Asegurar la calidad y la completud para cada oficio
Los requisitos para Documentos revisados de VOB varían según el oficio, desde documentos revisados en la construcción de infraestructura hasta el equipamiento técnico de edificios. Un desafío central es garantizar la completud en todas las áreas. A menudo faltan hasta el 15 % de los documentos necesarios, porque se pierden en la prisa del día a día de la construcción. Valoon aborda este problema con una recopilación estructurada que puede adaptarse a las necesidades específicas de los oficios.
Mediante el uso de hashtags predefinidos o grupos relacionados con el proyecto, los empleados pueden asignar información directamente al oficio correcto. Una foto de una caja de distribución, por ejemplo, puede ser etiquetada con #Electro y se archiva automáticamente en la carpeta correcta. Esto reduce el trabajo de clasificación en la oficina en más del 80%. Así se asegura que detalles como hojas de datos de materiales o protocolos de prueba para instalaciones específicas no falten.
Esta recopilación estructurada de datos aumenta significativamente la calidad de la documentación. En lugar de colecciones desordenadas de imágenes, obtienes una historia continua que también es comprensible para terceros. Esta es una requisito esencial para los documentos revisados, que deben permitir la operación fluida y futuras modificaciones. Con una solución digital como Valoon, puedes cumplir con este requisito sin esfuerzo adicional y fortalecer tu posición en la aceptación de la obra.
Conclusión: Con Valoon, documentación revisada legalmente segura sin esfuerzo
La creación de Documentos revisados de VOB es una tarea crítica que determina una aceptación puntual y un pago completo. Los procesos manuales son lentos, costosos y propensos a errores. Resultan en un esfuerzo administrativo que puede consumir hasta 10 horas por semana por gerente de proyecto. Valoon te ofrece una solución probada para digitalizar y simplificar este proceso.
Tus beneficios con Valoon son claros: logras seguridad jurídica mediante una documentación continua y sellada con tiempo, un ahorro de tiempo de hasta un 50 % en la creación de documentos y una aceptación significativamente mayor por parte de los empleados, ya que pueden continuar usando WhatsApp. Asegura tu liquidez y evita costosas disputas. Asegúrate de que tu documentación de construcción esté completa y correcta desde el principio. bei den Mitarbeitern, da diese einfach bei WhatsApp bleiben können. Sichern Sie Ihre Liquidität und vermeiden Sie teure Streitigkeiten. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Baudokumentation von Anfang an vollständig und korrekt ist.
Asegura tus procesos para el futuro ahora. Reserva una demostración gratuita y descubre cómo puedes crear tus documentos revisados en menos de 30 minutos a la semana.
Más enlaces
Wikipedia ofrece una visión completa sobre la Orden de Adjudicación y Contratos para Obras de Construcción (VOB).
Die La ciudad de Mülheim an der Ruhr proporciona un pliego de condiciones para licitaciones que contiene requisitos detallados para los documentos revisados.
VOB.de ofrece un artículo especializado sobre la aceptación de los servicios de construcción según VOB.
Der Forum Verlag publica conocimientos especializados sobre la aceptación de obras según BGB y VOB.
TAB – El medio especializado para planificadores y decisores de TGA informa sobre sentencias actuales de derecho de construcción que son relevantes para el equipamiento técnico de edificios.
Rödl & Partner explica acuerdos contractuales para la documentación de prestaciones en el sector inmobiliario.
Die La Sociedad Alemana para la Transferencia de Conocimientos y la Investigación de Futuro (DGWZ) analiza cómo la revisión de VOB 2019 aporta más claridad a los contratos de construcción.
FAQ
¿Los documentos revisados digitalmente son reconocidos legalmente?
Sí, los documentos revisados digitalmente son reconocidos legalmente siempre que cumplan con los mismos requisitos de completud, legibilidad y autenticidad que los documentos en papel. Es importante que los formatos sean comunes (p. ej., PDF/A) y que los documentos sean trazables y a prueba de manipulaciones, lo que se garantiza a través de sellos de tiempo y una adecuada documentación.
¿Debo instalar una nueva aplicación para usar Valoon?
No. La gran ventaja para tus empleados en el sitio es que no necesitan aprender o instalar una nueva aplicación. Toda la comunicación y la recopilación de datos se realizan a través de WhatsApp, una aplicación que ya utilizan más del 90 % de los profesionales. Solo los gerentes de proyectos en la oficina utilizan la aplicación web central para la gestión.
¿Qué tan laboriosa es la implementación de Valoon en nuestra empresa?
La implementación es extremadamente sencilla y suele tomar menos de un día. Recibirás un número de teléfono propio para cada proyecto de construcción. Este lo das a tus empleados, quienes pueden comenzar a documentar de inmediato. No se requiere ninguna integración de TI compleja ni capacitación prolongada.
¿Puedo importar documentos existentes en Valoon?
Sí, la plataforma Valoon está diseñada para servir como un centro central para tu documentación de construcción. Puedes cargar fácilmente documentos digitales existentes como planos, protocolos o correos electrónicos en el proyecto correspondiente mediante drag-and-drop y así agrupar toda la información relevante en un solo lugar.
¿Cuáles son los costos para su uso en el sitio de construcción?
Para los empleados en el sitio que envían información a través de WhatsApp, el uso de Valoon es completamente gratuito. Los costos se generan solo para las licencias de los usuarios en la oficina, que gestionan y exportan los datos. Este modelo de precios reduce la barrera de entrada y fomenta la aceptación en todo el equipo.
¿Están mis datos seguros en Valoon y cumplen con el GDPR?
Sí, absolutamente. Valoon es una empresa alemana que le da la máxima importancia a la seguridad de los datos y al cumplimiento del GDPR. Todos los datos se alojan en servidores seguros en Alemania y se procesan de acuerdo con los más altos estándares de seguridad para garantizar la confidencialidad e integridad de tus datos de proyecto en todo momento.
