написано: Ян Вольбер
Проблема: бумажный хаос на стройках
На каждой стройке ежедневно появляется множество бумажных документов: накладные, отчеты о ходе работ, сметные записи, протоколы, заметки и указания. Эти документы часто имеют решающее значение для последующих процессов. Пропавшая накладная задерживает бухгалтерский учет, неполный отчет о ходе работ может привести к юридическим проблемам с гарантийными требованиями. (Источник: formilo.com)
Бумага является при этом самым большим препятствием. Бумажки теряются, остаются в машине или становятся неразборчивыми, когда подвергаются воздействию ветра и погоды. Даже когда они попадают в офис, они часто оказываются в неправильной стопке или обрабатываются слишком поздно. Эти небольшие задержки быстро накапливаются и превращаются в большие проблемы. Поэтому оцифровка бумажных документов на стройках — это первый шаг к упрощению процессов и повышению их эффективности.
Решение: оцифровка бумажных документов на стройках
Чтобы устранить хаос с бумажными документами, оцифровка является решающим шагом. С помощью Valoon вы можете оцифровывать бумажные документы на стройках без сложного программного обеспечения или времязатратных обучений. Процесс весьма прост: ваши сотрудники фотографируют документы, такие как накладные или отчеты о ходе работ, прямо через WhatsApp. Valoon автоматически обрабатывает фото, конвертирует его в PDF и сохраняет в правильной папке проекта. Таким образом, отпадает необходимость вручную сортировать бумажные стопки, экономится время, уменьшается количество ошибок, а важные сведения становятся незамедлительно доступными в цифровом формате.
Преимущества оцифровки для вашей строительной компании
Оцифровка бумажных документов на стройках предоставляет множество преимуществ (Источник: sorba.ch):
Экономия времени: Документы больше не нужно физически доставлять в офис. Они сразу становятся доступными в цифровом формате.
Прямой доступ: Офис получает push-уведомления, как только новые документы готовы, и может сразу приступать к последующим процессам.
Простота в использовании: Сотрудникам не требуется специальное обучение. Достаточно фото через WhatsApp.
Снижение числа ошибок: Больше никаких потерянных бумажек или неразборчивых заметок.
Экономия затрат: Более быстрые процессы означают меньше административных затрат и низкие расходы.
Вот как работает оцифровка бумажных документов на стройках с Valoon
Руководитель стройки получает утром несколько накладных на строительные материалы. Вместо того, чтобы собирать бумаги и возвращаться с ними в офис, он фотографирует их незамедлительно через WhatsApp. Valoon автоматически обрабатывает фотографии, создает PDF и сохраняет их в правильной папке проекта. Бухгалтерия сразу получает доступ и может запускать проверку счетов.
Бригадир вручную составляет отчет о ходе работ на стройке. Быстрый снимок, и документ сохраняется в цифровом формате, архивируется и становится видимым для офиса. Таким образом, задержки избегаются, а коммуникация по проекту остается актуальной.
Почему вам следует оцифровать ваши бумажные документы
Оцифровка бумажных документов на стройках — это больше, чем просто тренд — это решающий шаг к повышению эффективности. С Valoon вы экономите время и деньги, улучшаете коммуникацию между стройкой и офисом и обеспечиваете немедленный доступ к важной информации. Начните сейчас и переходите в безбумажное будущее!
Указание источника и использование иконок: Иконки от Freepik, Smashicons и riajulislam с flaticon.com
