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Impuls de eficiência para a sua administração imobiliária: Saiba como encontrar o software que realmente se encaixa

Você também já passou por isso? A gestão de associações de proprietários (WEG) e imóveis de aluguel pode, às vezes, realmente levar alguém ao limite da desesperança. Contabilidade, comunicação, manutenção – a lista de tarefas parece interminável. Mas não se preocupe, você não está sozinho! É exatamente aqui que entra a moderna software de administração de imóveis . Imagine como seu dia a dia poderia ser muito mais fácil se os processos fossem otimizados e as tarefas rotineiras automatizadas. Com o software certo, você mantém a visão clara, reduz custos e – muito importante – aumenta a satisfação dos seus proprietários e inquilinos. Queremos mostrar a você como encontrar a solução que realmente se encaixa em suas administrações imobiliárias preparando-o para o futuro digital. Aqui na Valoon GmbH, sabemos por experiência como é importante simplificar os processos de comunicação e gerenciamento de projetos – especialmente por meio de ferramentas que todos conhecem e usam, como serviços de mensagens.

• Software moderno otimiza processos e automatiza tarefas rotineiras na administração imobiliária.
• Ele permite uma visão melhor, reduz custos e aumenta a satisfação de proprietários e inquilinos.
• A complexidade da administração imobiliária exige ferramentas digitais para eficiência e transparência.
• Este artigo tem como objetivo ajudar você a escolher a solução de software adequada.

A complexidade da administração imobiliária: Uma visão geral

A administração de imóveis é muito mais do que apenas enviar contas de despesas, não é? É um verdadeiro campo de multifunções que exige habilidades comerciais, compreensão técnica e conhecimento jurídico. Pense apenas na gestão adequada da contabilidade WEG, a organização e condução de reuniões de proprietários, o gerenciamento de prestadores de serviços para medidas de manutenção, a comunicação constante com todas as partes envolvidas e, claro, a conformidade com inúmeras regulamentações como a GDPR. Ao se perguntar software de administração de imóveis como pode ser melhor apoiada, fica rapidamente claro: Sem assistentes digitais, essa complexidade é quase impossível de gerenciar. A arte está em conseguir tudo isso de forma eficiente e transparente – e aí um software poderoso é simplesmente inestimável. Especialmente quando se trata de trabalhadores externos ou diferentes locais, soluções digitais mostram todo o seu potencial.

Por que o software para administração imobiliária é indispensável

Sendo sincero: Um software de administração imobiliária especializado hoje não é mais um extra agradável, mas simplesmente uma necessidade. Por quê? Porque proporciona a você um notável aumento de eficiência ! Tarefas rotineiras, como a criação de planos econômicos ou o acompanhamento de pagamentos, são automatizadas. Parece bom, não é? Além disso, ele fornece mais transparência, pois todos os dados e documentos importantes estão armazenados de forma centralizada e sempre prontos para acesso. Isso não apenas facilita muito sua organização interna, mas também a comunicação com os proprietários. Imagine se eles pudessem acessar documentos importantes por meio de um portal online – isso economiza consultas! Erros são minimizados e a conformidade com regulamentos legais, por exemplo, na , torna-se muito mais fácil. O software certo ajuda você a otimizar seus processos baseados em software de administração imobiliária para economizar tempo valioso e dinheiro.Objetivo do artigo: Mostrar o caminho para o software ideal

Zielsetzung des Artikels: Den Weg zur optimalen Software weisen

O que queremos alcançar com este artigo? Muito simples: queremos dar a você uma boa visão sobre a selva dos software de administração de imóveis e ajudá-lo a encontrar a solução que se adapte perfeitamente às suas necessidades específicas. Porque uma coisa é clara: Não existe o *um* melhor software. Sempre depende de suas necessidades pessoais. Vamos analisar juntos as funções e módulos mais importantes, comparar soluções em nuvem com soluções locais e fornecer a você um tipo de roteiro para o processo de seleção. Nosso objetivo é equipá-lo com o conhecimento necessário para que você possa tomar uma decisão bem fundamentada e garantir que sua administração imobiliária esteja preparada para o futuro. E, claro, queremos também mostrar como nossas abordagens aqui na Valoon GmbH – especialmente nossas ideias para simplificar a coleta de dados e melhorar o fluxo de informações – podem ajudá-lo a tornar suas tarefas administrativas ainda mais eficientes.O ‘melhor software’? Um mito! Por que suas necessidades ditam as regras

Mão na consciência: A busca pelo “melhor” software de administração de imóveis parece às vezes como a famosa busca pela agulha no palheiro, certo? Muitos fornecedores fazem promessas exageradas, mas a realidade é frequentemente diferente. Não existe simplesmente o *um* software que se encaixe perfeitamente em cada administração imobiliária. Por quê? Porque a escolha depende de tantos fatores individuais. O que é perfeito para uma pequena WEG em auto gestão pode ser completamente inadequado para uma grande administração profissional com centenas de unidades. Por isso é tão importante que você analise suas próprias necessidades cuidadosamente antes de começar a busca. Muitas vezes, é muito mais inteligente optar por uma equipe de soluções especializadas, em vez de perseguir a ovelha negra.

A ilusão do ‘melhor’ software: Um mito revelado

O termo ‘melhor software de administração imobiliária’ é, sejamos sinceros, sobretudo uma ferramenta de marketing inteligente. Como também mostra, custos e funcionalidade muitas vezes variam enormemente. O que é ideal para um administrador – talvez um manuseio super simples para proprietários particulares – pode ser completamente insuficiente para outro que precisa de funções contábeis complexas e interfaces. O crucial é que a software de administração de imóveis se encaixe perfeitamente em seus processos e demandas específicas. Um software pode ser excelente na comunicação com o cliente ou no gerenciamento de documentos, enquanto outro pode ter suas forças na contabilidade financeira. Nós da Valoon GmbH, por exemplo, focamos na simplificação da comunicação e coleta de dados, especialmente por meio da integração de mensageiros – isso pode ser um verdadeiro divisor de águas para certos perfis de usuários.

O princípio do ecossistema: soluções especializadas em interação

Em vez de procurar o único software que faz tudo (e talvez nada disso muito bem), é muitas vezes mais inteligente apostar em um ecossistema de soluções especializadas para. O que queremos dizer com isso? Muito simples: você combina várias ferramentas de software, que são verdadeiros especialistas em suas áreas. Isso pode se apresentar como usar um software principal de administração de imóveis para gestão de propriedades e contratos, complementado por um software contábil especializado como DATEV e uma ferramenta separada para o Gerenciamento de instalações ou o planejamento de manutenção . É claro que é importante que os diferentes componentes consigam se comunicar bem – preste atenção em boas interfaces e possibilidades de integração. Essa abordagem lhe dá máxima flexibilidade e permite que você escolha a melhor solução para cada área de tarefas específica da sua software de administração de imóveis administração.

E sim, a integração de serviços de mensagens, como oferecemos na Valoon, pode ser uma parte valiosa desse ecossistema.

As necessidades individuais em foco: Quais são as suas expectativas? software de administração de imóveis Antes de sair à procura e se perder na selva de software, uma análise honesta de suas necessidades para a

• Tamanho do seu portfólio: Estamos falando de algumas unidades ou de um grande estoque com centenas, talvez até milhares de objetos? A escalabilidade do software é, é claro, um ponto crucial. Soluções menores como vermietet.de ou objego geralmente são suficientes para proprietários particulares ou pequenas WEGs, enquanto grandes administrações tendem a optar por soluções como Immoware24 ou Wodis Sigma.
• Tipo da sua administração: Você é responsável principalmente pela administração de WEG, administração de aluguel ou administração de propriedade exclusiva (SEV)? Muitos programas têm módulos para tudo, mas o foco pode ser diferente. Para WEGs que se administram sozinhas e se perguntam “” (Spoiler: Sim!), soluções como Matera ou dotega frequentemente oferecem suporte especial.
• Seus pedidos especiais: Você precisa de uma conexão com seu software de contabilidade existente? Um sistema de gerenciamento de manutenção móvel é imprescindível para seus técnicos externos? O software precisa talvez ser multilíngue, como nossa plataforma Valoon, que pode traduzir automaticamente? Wartungsmanagement-System für Ihre Techniker im Außendienst ein Muss? Muss die Software vielleicht sogar mehrsprachig sein, so wie unsere Valoon-Plattform, die automatisch übersetzen kann? Anote seus critérios indispensáveis e desejáveis – isso ajuda muito a restringir a seleção.

é fundamental. Pergunte a si mesmo de forma concreta:

O que um software de administração imobiliária de primeira linha deve ter hoje? Um olhar sob o capô software de administração de imóveis Um moderno

1. é uma verdadeira multifuncionalidade e repleto de funções que facilitam as tarefas muitas vezes complexas na administração imobiliária e automatizam muitas delas. O coração de todo bom software? Com certeza: a gestão eficiente dos seus dados e processos. Desde o gerenciamento de dados mestres até o armazenamento digital de documentos e contabilidade – os módulos individuais devem se encaixar como engrenagens para que tudo funcione perfeitamente. Um painel claro, que mostra todas as informações importantes de um só olhar, é tão importante quanto a possibilidade de criar relatórios e análises específicas. E, claro, o software deve ser fácil de usar, para que todos na equipe consigam se adaptar rapidamente e utilizá-lo de forma eficaz. Gerenciamento de dados mestres de propriedades e clientes:
2. A base para uma organização estruturada de todos os dados relevantes. Arquivamento digital e gerenciamento de documentos:
3. Possibilita o trabalho sem papel e acesso rápido e seguro aos documentos. Comunicação e envio de documentos:
4. Interação eficiente com inquilinos e proprietários por meio de ferramentas e portais integrados. Isso diz respeito, por exemplo, à organização de medidas de manutenção, preparação de reuniões de proprietários ou ao tratamento de consultas de inquilinos. Funções de lembrete e a possibilidade de vincular tarefas diretamente a objetos ou contratos são extremamente úteis. Um sistema de gerenciamento de tarefas integrado pode, por exemplo, facilitar o planejamento e documentação de manutenções regulares em sistemas técnicos. Nós, da Valoon GmbH, apoiamos isso com uma gestão de tarefas central, que pode ser alimentada diretamente a partir da comunicação – por exemplo, via mensageiro. Assim, um processamento rápido e claro é garantido.
5. Ajuda a manter a visão geral de todas as atividades a serem realizadas e a garantir sua conclusão. Contabilidade e gerenciamento financeiro:

Garante transparência, controle e conformidade com requisitos legais na área financeira.

Gerenciamento de dados mestres de propriedades e clientes: A base Imagine um cenário em que todos os dados de propriedades e clientes estão centralizados e organizados software de administração de imóveis – isso é a base de toda administração imobiliária profissional. Estamos falando aqui de informações detalhadas sobre seus imóveis (endereço, tamanho, equipamentos, declaração de divisão em WEGs), os proprietários (dados de contato, cotas de copropriedade) e, claro, os inquilinos (contratos de locação, dados de contato). Um bom

facilita não apenas a inserção e manutenção desses dados, mas também os conecta de maneira inteligente. Assim, por exemplo, você pode ver com um clique todos os contratos, danos ou históricos de comunicação que pertencem a uma propriedade. Nós, da Valoon GmbH, damos grande importância ao fato de que até mesmo a comunicação aparentemente não estruturada, por exemplo, através do WhatsApp, seja transformada em dados de projetos utilizáveis e atribuídas aos objetos ou processos corretos. Assim, nenhuma informação se perde e tudo permanece documentado de maneira compreensível.

Arquivamento digital e gerenciamento de documentos: Sem papel para o sucesso software de administração de imóveis Sejamos honestos, os tempos de armários de arquivos entulhados deveriam realmente estar no passado! Um moderno traz um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) potente, que possibilita a você a arquivação digital de todos os documentos importantes. Pense em declarações de divisão, atas de reuniões de proprietários, contratos de locação, faturas de prestadores de serviços e toda a correspondência. Aqui, um arquivamento à prova de auditoria, uma boa função de busca (para que você não tenha que procurar eternamente!) e a possibilidade de versionar documentos são essenciais. Ideal seria se você também pudesse acessar os documentos de forma móvel – imagine estar no local e precisar rapidamente de uma informação! A arquivação digital não só economiza espaço e papel, mas também economiza tempo valioso na busca por documentos e ajuda você a cumprir a GDPR com permissões de acesso claras. Para nós, na Valoon GmbH, esse é um aspecto central para melhorar de forma sustentável o fluxo de informações entre o departamento externo e o escritório – essa é a nossa missão.

Kommunikation und Dokumentenversand: Effiziente Interaktion mit Mietern und Eigentümern

Comunicação e envio de documentos: Interação eficiente com inquilinos e proprietários reduz enormemente sua carga administrativa e seus clientes apreciam o atendimento 24/7. Nós, da Valoon GmbH, vamos ainda mais longe: nós possibilitamos a integração perfeita de mensageiros populares como o WhatsApp. Assim, seus funcionários externos e clientes podem usar as ferramentas que já conhecem, enquanto a comunicação continua estruturada e documentada. E para sua clientela internacional? Nossa tradução automática em mais de 50 idiomas é um verdadeiro diferencial.

Uma comunicação aberta, transparente e rápida é fundamental para a satisfação de inquilinos e proprietários. Muitas soluções de software de administração imobiliária têm ferramentas de comunicação integradas, como funções de e-mail, a possibilidade de criar correspondências em massa ou até mesmo portais de clientes próprios. Através de tais portais, os proprietários e inquilinos podem, por exemplo, consultar contas, relatar danos ou baixar documentos importantes – e isso a qualquer hora do dia. O

Den Überblick über alle Aufgaben und Termine zu behalten, ist in der Hausverwaltung eine echte Herausforderung. Eine gute software de administração de imóveis Gerenciamento de tarefas e prazos: Mantendo a visibilidade Manter o controle sobre todas as tarefas e prazos na administração imobiliária é um verdadeiro desafio. Um bomregistrar, priorizar, atribuir e monitorar a conclusão de todas as tarefas. Wartungsmanagement-System é o seu melhor amigo: Ele ajuda você a

Buchhaltung und Finanzmanagement: Transparenz und Kontrolle

Contabilidade e gerenciamento financeiro: Transparência e controle software de administração de imóveis A contabilidade – para muitos, um tema complexo, mas também extremamente importante na administração imobiliária. Um software poderoso deve incluir um módulo contábil abrangente

Zusatzmodule: Schlüsselverwaltung, Vertragsmanagement, Zählermanagement

Módulos adicionais: administração de chaves, gerenciamento de contratos, gerenciamento de contadores

• Além das funções principais, muitas soluções de software de administração imobiliária também oferecem módulos adicionais especializados, que podem adoçar ainda mais seu dia a dia administrativo. Isso inclui, por exemplo: Administração de chaves:
• para que você sempre saiba quem tem qual chave e possa reagir rapidamente em caso de perda. Gerenciamento de contratos:
• Todos os contratos importantes (seguros, contratos de manutenção, contratos de locação) armazenados e gerenciados de forma central, incluindo monitoramento de prazos – nunca mais perca um prazo de rescisão! Gerenciamento de contadores:

Registrar e gerenciar leituras (eletricidade, água, aquecimento) para um cálculo correto das despesas. Isso também pode incluir interfaces com fornecedores de serviços de medição de calor, como mencionado no artigo sobre software para administradores imobiliários. Gerenciamento de instalações Esses módulos geralmente são opcionais e podem ser adicionados conforme a necessidade. Para administrações maiores, eles podem trazer um valor real ao digitalizar e otimizar processos específicos na ou na gestão de peças de reposição.Nuvem ou servidor próprio? A questão crucial para o seu software de administração imobiliária

Ao decidir por uma software de administração de imóveis você enfrenta uma escolha importante: O software deve funcionar na nuvem (Software como Serviço, ou SaaS) ou ser instalado de forma tradicional em seus próprios servidores (On-Premise)? Ambos os modelos têm suas próprias vantagens e desvantagens que você deve considerar cuidadosamente. A decisão depende de vários fatores, como o tamanho da sua empresa, sua infraestrutura de TI, seu orçamento e, claro, suas exigências de segurança. Enquanto soluções em nuvem atraem pela flexibilidade e menores investimentos iniciais, sistemas On-Premise geralmente oferecem mais controle direto sobre os dados. Contudo, a tendência, como claramente percebemos, está cada vez mais em direção à nuvem, pois os fornecedores podem frequentemente oferecer atualizações mais rápidas e melhor escalabilidade.

Cloud-basierte Lösungen (SaaS): Flexibilität und Zugänglichkeit

Soluções baseadas em nuvem (SaaS): Flexibilidade e acessibilidade software de administração de imóveisAs soluções baseadas em nuvem, muitas vezes chamadas de SaaS (Software como Serviço), são simplesmente oferecidas a você pela internet. Você geralmente as utiliza por meio de um navegador da web ou um aplicativo móvel. A grande vantagem aqui é a alta flexibilidade e acessibilidade:Você pode acessar seus dados de qualquer lugar e com diferentes dispositivos – uma conexão com a internet é suficiente. O fornecedor cuida da manutenção, atualizações e backup de dados, o que alivia sua equipe de TI significativamente. Os custos geralmente são baseados em assinaturas (por exemplo, mensalmente por usuário ou por unidade gerida), o que mantém os investimentos iniciais agradavelmente baixos. Muitos fornecedores modernos, como immocloud ou iDWELL, apostam totalmente nesse modelo. Nós, da Valoon GmbH, também oferecemos uma plataforma SaaS baseada em nuvem, que permite a você acessar informações estruturadas e funções de gerenciamento de projetos de qualquer lugar.

On-Premise-Lösungen: Datensicherheit und Kontrolle

Soluções On-Premise: Segurança dos dados e controle software de administração de imóveis Com soluções On-Premise, você instala e opera o em seus próprios servidores na empresa. Isso lhe dá ocontrole total sobre seus dados e sua infraestrutura de TI.

ou pelo menos uma interface suave com programas de contabilidade comuns como DATEV. Entre as funções principais, estão o gerenciamento de contas de administração e aluguel, criação de planos econômicos e balanços anuais, gerenciamento de cobranças e processamento de transações financeiras. O software deve, é claro, cumprir os requisitos legais, por exemplo, da Lei de Propriedade Imobiliária (WEG) e permitir uma apresentação transparente de todos os fluxos financeiros. Algumas soluções, como a mencionada pela WAREHaus GmbH, abdicam intencionalmente da contabilidade dupla para proprietários particulares, a fim de simplificar, enquanto sistemas profissionais como Win-CASA oferecem contabilidade automatizada com integração bancária. O que é certo para você depende amplamente de suas necessidades individuais e do tamanho da sua administração.

Vantagens e desvantagens em comparação: Tome uma decisão bem fundamentada

• A decisão entre nuvem e On-Premise para sua solução de software deve realmente ser feita com base em uma avaliação cuidadosa das respectivas vantagens e desvantagens: Die Nuvem (SaaS): As vantagens são claras: menores custos iniciais, alta escalabilidade, atualizações automáticas, acesso de qualquer lugar e alívio para sua própria TI. Desvantagens podem incluir uma certa dependência do fornecedor, custos de assinatura contínuos e preocupações (muitas vezes infundadas) quanto à segurança dos dados.
• On-Premise: Aqui, você compete com controle total de dados, potencialmente maior personalização e independência do acesso à internet para acesso na rede local. As Desvantagens desvantagens são investimentos iniciais mais altos, o próprio esforço para manutenção e atualizações, além de menor flexibilidade no acesso externo.

Fornecedores modernos de nuvem dão grande importância à segurança dos dados e conformidade com a GDPR, como, por exemplo, a Win-CASA, com seu hosting em centros de dados de alta segurança na Alemanha. A questão é claro que também é fortemente influenciada pelo modelo de entrega.

Custo Total de Propriedade (CTP): A longo prazo, observe os custos

Ao decidir por uma software de administração de imóveis Ao tomar sua decisão, não olhe apenas para os custos iniciais de aquisição ou configuração. Muito mais importante são os custos totais durante toda a duração de uso (Custo Total de Propriedade, CTP). Em soluções em nuvem, esses custos são principalmente as taxas de assinatura contínuas. Nas soluções On-Premise, você deve planejar não apenas os custos de licença, mas também os custos de hardware, implementação, treinamento, contratos de manutenção, equipe de TI e possíveis upgrades futuros. Uma análise de CTP ajuda você a encontrar a solução mais econômica a longo prazo. Frequentemente, soluções em nuvem se mostram mais baratas, apesar das taxas contínuas, pois muitos custos ocultos da variante On-Premise simplesmente desaparecem. O softwareabc24 aponta que soluções em nuvem começam a partir de cerca de 10€/mês, enquanto licenças On-Premise podem custar cerca de 250€ – isso destaca a importância de considerar o CTP.Passo a passo até o software dos sonhos: Como encontrar a solução que realmente se encaixa em você

A escolha do software certo software de administração de imóveis é um processo estratégico que requer um pouco de planejamento – mas não se preocupe, vale a pena! Dada a grande variedade de fornecedores no mercado – o softwareabc24 fala de pelo menos 60 produtos! – é fácil perder a orientação. Um procedimento sistemático ajuda você a separar o joio do trigo e a encontrar uma solução que atenda de forma ideal às suas demandas específicas. Tudo começa com uma análise honesta de seus processos atuais e a definição de objetivos claros para sua digitalização. Somente depois disso você deve se envolver com produtos de software concretos. Uma compra apressada sem a devida preparação normalmente leva a frustração e investimentos em vão – e isso queremos evitar.

• Análise de necessidades: Defina claramente quais processos devem ser digitalizados e quais funções são necessárias.
• Análise de mercado: Elabore uma lista de potenciais fornecedores, com base em suas necessidades.
• Seleção mais restrita: Reduza a lista longa a uma lista curta, comparando funções em detalhes.
• Testes práticos: Teste intensivamenta o software em sua lista curta com dados e cenários reais.
• Verificação de referências: Busque feedback e referências de usuários para avaliar a praticidade.

Análise de necessidades: Quais processos devem ser digitalizados?

No início de cada seleção de software, uma análise completa de seus processos e necessidades. Pergunte a si mesmo: Onde está a maior pressão na sua administração imobiliária? Quais áreas precisam de mais otimização ou são especialmente demoradas? Pergunte-se: Quais tarefas recorrentes devem ser automatizadas? Onde existem quebras de informação? Quais funções de um software são absolutamente indispensáveis para você (seus critérios essenciais) e quais seriam apenas desejáveis (seus critérios opcionais)? Anote esses requisitos em detalhes. Pense também no futuro – pode ser que seu portfólio de administração cresça? Nós, da Valoon GmbH, por exemplo, focamos em otimizar a comunicação e o gerenciamento de projetos, porque isso é um verdadeiro problema central para muitas administrações. software de administração de imóveis sind für Sie absolut unverzichtbar (Ihre Muss-Kriterien) und welche wären einfach schön zu haben (Ihre Kann-Kriterien)? Schreiben Sie diese Anforderungen detailliert auf. Denken Sie dabei auch an die Zukunft – vielleicht wächst Ihr Verwaltungsbestand ja? Wir bei der Valoon GmbH zum Beispiel konzentrieren uns darauf, die Kommunikation und das Projektmanagement zu optimieren, weil das für viele Verwaltungen ein echtes Kernproblem ist.

Longlist erstellen: Eine umfassende Marktanalyse

Criar uma lista longa: Uma análise de mercado abrangente Com base em sua análise de necessidades, você deve elaborar uma lista longa de potenciais fornecedores de software. Utilize diferentes fontes: artigos especializados, portais de comparação, recomendações de colegas ou associações do setor. Verifique se as soluções que você encontrar se encaixam em termos de tamanho da empresa e tipo de administração (WEG, aluguel, etc.). Nesta fase, o objetivo é ter uma visão ampla do mercado

Criar uma lista curta: A seleção restrita

No próximo passo, reduza sua lista longa a uma lista curta de três a cinco candidatos de software mais promissores. Compare as funcionalidades de cada solução em detalhes com seus critérios essenciais definidos. Fornecedores que não atendem aos requisitos essenciais serão eliminados. Obtenha informações detalhadas do produto, listas de preços e talvez até acesso a demonstrações iniciais. Leia avaliações de usuários e relatórios de testes, para ter uma noção das forças e fraquezas do software em questão. Preste atenção também em aspectos como o suporte oferecido e a frequência das atualizações de software – isso é, como mencionado pela Matera, particularmente importante para estar sempre em conformidade com as regulamentações legais do WEG.

Testes práticos: Avalie o software com rigor

O passo mais importante no processo de seleção é o extenso teste prático das soluções de software em sua lista curta. Muitos fornecedores de software de administração de imóveis oferecem versões de teste gratuitas ou demonstrações guiadas. Aproveite essa oportunidade para testar o software com seus próprios dados reais! Como é a experiência de uso? A interface é intuitiva? Seus funcionários conseguem se encontrar facilmente? Teste as funcionalidades e fluxos de trabalho que são mais importantes para você. Assim como a WAREHaus GmbH recomenda para seu software: teste com dados reais antes de comprar – especialmente quando o direito de revogação não se aplica após a ativação. Só assim você pode ter certeza de que o software atende às suas expectativas e se integra perfeitamente aos seus fluxos de trabalho. Preste atenção também à qualidade do suporte durante a fase de testes.

Referências e avaliações: O que dizem outros usuários?

Além de seus próprios testes, as experiências de outros usuários são valiosas para avaliar a qualidade e a praticidade de uma software de administração de imóveis solução. Peça aos fornecedores em sua lista curta por clientes de referência – preferencialmente do seu setor e com um tamanho de empresa similar. Converse com esses clientes sobre suas experiências com o software, o processo de implementação e o suporte. Portais de avaliação online e fóruns especializados também podem fornecer informações úteis, mas seja um pouco crítico, pois nem toda avaliação é objetiva. Testemunhos positivos, como os apresentados pela dotega em seu site, podem fornecer uma primeira impressão, mas devem ser complementados por sua própria pesquisa. As experiências de outros podem ajudá-lo a evitar possíveis pedras no caminho e tomar uma decisão realmente fundamentada.Para cada panela, a tampa certa: Dicas de software para o tamanho e tipo de sua administração de imóveis

O mercado para software de administração de imóveis ou dotega são atraentes, pois frequentemente oferecem suporte especializado para questões legais ou contábeis – isso pode ser de grande ajuda para administradores leigos. A dotega, por exemplo, promete uma economia de custos de até 70% e inclui a responsabilidade civil por danos ao patrimônio.

Software para pequenos proprietários e administradores autônomos de WEG

Para proprietários particulares com apenas algumas unidades ou pequenas associações de proprietários que desejam gerenciar sua administração por conta própria, geralmente simplicidade, um preço justo e uma operação intuitiva estão no topo da lista de desejos. O software deve cobrir as tarefas básicas, como a elaboração de contas de custos acessórias, a gestão de pagamentos de aluguel e a comunicação com inquilinos ou proprietários. Aqui estão alguns exemplos:

• vermietet.de: Esta solução é especialmente direcionada a proprietários particulares e, segundo o softwareabc24, oferece um bom conjunto de funcionalidades para este público-alvo. É frequentemente considerada uma das alternativas para proprietários particulares no
• objego: Também projetado para proprietários particulares e pequenas administrações, objego é frequentemente elogiado por sua facilidade de uso e oferece oportunidades de teste gratuito – vale a pena experimentar!
• immocloud: Considerado um coringa e campeão de testes no Trusted.de, tanto para médias empresas quanto para proprietários particulares. A escalabilidade também o torna interessante se seu portfólio crescer.

Para WEGs em autoadministração, soluções como as da

Software para administrações de imóveis de médio porte

Administrações de imóveis de médio porte muitas vezes precisam de um escopo de funcionalidades mais amplo e mais flexibilidade do que as pequenas administradoras. Aqui, módulos para a administração de WEG e locações, contabilidade sólida, boa gestão de documentos e opções para automação de processos são frequentemente essenciais. Exemplos disso são: software de administração de imóveis incluem:

• WIN-CASA: Um software estabelecido que, segundo o fabricante, é utilizado por mais de 5.000 administrações de imóveis. Oferece opções tanto de instalação na nuvem quanto local e cobre a administração de WEG, locação e SEV. Os preços começam em cerca de 29 euros mensais.
• iDWELL: Foca fortemente na comunicação digital e em portais de clientes para otimizar a interação com inquilinos e proprietários. Aplicativos móveis são uma parte importante aqui.
• etg24: Este software é muito forte em gerenciamento de clientes e propriedades, votação online e comunicação com clientes através de portais. Como mencionado nos materiais de pesquisa, idealmente etg24 deve ser utilizado em combinação com software de contabilidade especializado. Nós da Valoon GmbH vemos paralelos nessa ênfase na comunicação simples e na estruturação de dados, com nosso enfoque na integração de mensageiros como WhatsApp para facilitar a coleta de dados diretamente no campo.

Essas soluções frequentemente oferecem interfaces com outros sistemas, como DATEV para contabilidade ou software específico de gerenciamento de instalações, como Flink2Go..

Software para grandes administrações e integração ERP

Grandes administrações de imóveis com portfólios imensos e estruturas corporativas complexas muitas vezes necessitam de sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) realmente poderosos. Essas soluções vão muito além das funções administrativas puras e incluem áreas como controladoria, recursos humanos e gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM). Escalabilidade, capacidade multi-tenant e extensas interfaces com outros aplicativos empresariais são fundamentais. Exemplos disso são: software de administração de imóveis incluem:

• Immoware24: Uma solução abrangente, que segundo o Trusted.de é mais adequada para grandes administrações de imóveis. Oferece funcionalidades como importação automatizada de dados bancários e conformidade com SEPA.
• Wodis Sigma: É mencionado na pesquisa como um sistema ERP que vai além das tarefas administrativas e permite um gerenciamento empresarial holístico.
• DOMUS: Oferece diferentes linhas de produtos (DOMUS 1000, DOMUS 4000) para diferentes tamanhos de empresas e é conhecida por sua força na área contábil.

Esses sistemas frequentemente requerem um treinamento mais intenso e investimentos mais altos, mas oferecem um alto grau de personalização e automação.

Alternativas de código aberto: Individualidade e flexibilidade

Embora exemplos de código aberto não sejam especificamente citados nos materiais de pesquisa fornecidos, este é um campo que pode ser bastante interessante para usuários tecnologicamente inclinados ou empresas com recursos próprios de desenvolvimento. Software de código aberto tem a software de administração de imóveis genannt werden, ist das ein Bereich, der für technisch versierte Anwender oder Unternehmen mit eigenen Entwicklungsressourcen durchaus interessant sein kann. Open-Source-Software hat den grande vantagem de ter seu código fonte aberto, o que significa máxima personalização e potencialmente sem custos de licença. Mas atenção: O uso de soluções de código aberto muitas vezes requer mais conhecimentos internos de TI para instalação, configuração, manutenção e suporte. Além disso, a disponibilidade de módulos especializados para a indústria de administração de imóveis alemã pode ser um pouco limitada. Aqui é importante ponderar o esforço potencial para adaptação e manutenção contra os custos de licença economizados. Para tarefas específicas, como o gerenciamento de dados de edifícios usando software CAFM, componentes de código aberto poderiam, de fato, ser integrados a um sistema abrangente.Procuramos jogadores de equipe: Por que boas interfaces tornam seu software de administração de imóveis imbatível

Na administração moderna de imóveis, é praticamente impensável uma solução de software que opere sozinha. A capacidade de um software de administração de imóveis, de se integrar perfeitamente à sua infraestrutura de TI existente e trocar dados com outros sistemas, é um fator absolutamente crucial para eficiência e viabilidade futura.. Interfaces com programas de contabilidade, bancos, portais de inquilinos ou aplicações especializadas para gestão de manutenção evitam entradas de dados duplicadas (quem quer isso?), reduzem as fontes de erro e possibilitam processos digitais contínuos. Ao escolher um software, você deve prestar especial atenção às interfaces disponíveis e planejadas. Nós da Valoon GmbH valorizamos muito as interfaces API abertas, para garantir uma conexão flexível a sistemas externos e assim otimizar o fluxo de informações – pois é exatamente isso que nos interessa.

Software de contabilidade (DATEV, SAP): Integração sem costura

Para muitas administrações de imóveis, especialmente se trabalharem com um contador externo ou tiverem requisitos contábeis complexos, uma integração suave com sistemas de contabilidade padrão como DATEV ou SAP é absolutamente essencial. Uma boa interface permite a exportação automatizada de dados de contabilidade do seu software de administração de imóveis para o programa de contabilidade e vice-versa. Isso não apenas economiza muito tempo na transferência manual de dados, mas também garante que seus dados sejam consistentes e corretos. Muitos programas de administração de imóveis profissionais, como Win-CASA ou Immoware24, oferecem essas interfaces como padrão ou como módulo adicional. Os dados da pesquisa também mostram que a integração com software de contabilidade existente é um verdadeiro fator-chave na escolha do software.

Interfaces bancárias: Automação do fluxo de pagamento

A integração de interfaces bancárias (por exemplo, HBCI/FinTS) em sua software de administração de imóveis permite uma automação abrangente do seu fluxo de pagamento e da reconciliação de contas. Os pagamentos de aluguel e taxas do condomínio recebidos podem ser automaticamente atribuídos aos contratos e pendências corretas. Débitos diretos e transferências podem ser iniciados diretamente do software. Isso reduz enormemente o trabalho manual e garante que você tenha sempre uma visão financeira atualizada. Funcionalidades como a importação automática de dados bancários na Immoware24 ou a integração bancária na Win-CASA são bons exemplos. Também a conexão com bancos como Aareal-Account (BK01) é mencionada nos dados da pesquisa como uma interface importante – isso sublinha a importância de uma gestão financeira eficiente.

Portais de inquilinos: Autoatendimento para inquilinos e proprietários

Soluções modernas software de administração de imóveis frequentemente oferecem a ótima possibilidade de configurar portais para inquilinos e proprietários. Essas plataformas online se tornam o ponto central para comunicação e troca de informações. Seus inquilinos e proprietários podem, por exemplo, visualizar seus dados contratuais, baixar contas de custos acessórias, registrar online reclamações de danos ou acessar documentos importantes, como o regulamento interno ou atas de assembleias de proprietários. Esses serviços de autoatendimento liberam você, como administrador de imóveis, de muitas consultas rotineiras e ao mesmo tempo aumentam a transparência e a satisfação do cliente. Fornecedores como iDWELL ou etg24 têm um forte enfoque nessas soluções de portal. Nós da Valoon GmbH apoiamos essa abordagem, fornecendo um aplicativo web para acesso a informações estruturadas, complementado pela comunicação direta via mensageiros – assim, todos ficam rapidamente a par.

Outras interfaces: FlowFact, MS Office, Aareal-Account (BK01)

Além das interfaces já mencionadas, existem várias outras opções de conexão que podem ser muito relevantes para certas administrações de imóveis. Isso inclui, por exemplo:

• Sistemas CRM como FlowFact: Para o gerenciamento profissional de suas relações com clientes e atividades de vendas.
• Integração MS Office: Para que você possa exportar dados facilmente para Excel ou criar cartas em massa no Word.
• Interfaces com prestadores de serviços de medição: Para a importação automatizada de dados de consumo para contas de aquecimento e custos acessórios – o que economiza trabalho de digitação!
• Conexão com portais de prestadores de serviços ou software de gerenciamento de instalações: Para a eficiente contratação e execução de medidas de manutenção.

A disponibilidade dessas interfaces deve ser verificada ao escolher a solução de software, para garantir que o software se adapte perfeitamente à sua infraestrutura de TI existente e aos seus processos de trabalho estabelecidos. Os dados da pesquisa mencionam explicitamente interfaces com GdPdU e prestadores de serviços de medição de calor como fatores importantes.Com segurança: Proteção de dados e segurança de dados – O que você deve considerar em seu software

A proteção dos dados sensíveis de seus proprietários, inquilinos e parceiros de negócios é absolutamente prioridade na administração de imóveis – estamos todos de acordo com isso. Com a introdução do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), os requisitos para o processamento de dados pessoais aumentaram significativamente. Um software de administração de imóveis software profissional deve, portanto, oferecer funcionalidades abrangentes para garantir a proteção e segurança de dados. Isso envolve tanto aspectos técnicos, como criptografia e controles de acesso, quanto medidas organizacionais no tratamento dos dados. Ao escolher um software, você deve analisar esse ponto com ιδιαίτερη atenção e garantir que o fornecedor cumpra as disposições legais e informe de forma transparente sobre suas medidas de segurança. Nós da Valoon GmbH estamos absolutamente cientes dessa responsabilidade e valorizamos muito a segurança e a proteção de dados, especialmente quando se trata da integração de serviços de mensageiros de terceiros.

Conformidade com o RGPD: Cumprindo os requisitos legais

A conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) é obrigatória para qualquer administração de imóveis que processe dados pessoais. Um software de administração de imóveis software deve apoiá-lo na satisfação desses requisitos. Isso inclui funcionalidades como a capacidade de tratar pedidos de acesso de pessoas afetadas, implementar conceitos de exclusão de dados e documentar suas atividades de processamento. O fornecedor de software deve, idealmente, oferecer um contrato de processamento de dados (AVV) de acordo com o Art. 28 do RGPD. Certifique-se de que o software seja regularmente adaptado a alterações legais atuais que ocorram. Especialmente em soluções em nuvem, é importante que o local do servidor esteja idealmente dentro da UE, para evitar transferências de dados para países terceiros ou assegurar adequadamente. A Matera, por exemplo, também enfatiza a importância da conformidade com o RGPD e da adaptação contínua às mudanças legislativas.

Criptografia de dados e controles de acesso: Proteção de dados sensíveis

Medidas técnicas para proteger os dados armazenados em seu software de administração de imóveis são absolutamente essenciais. Isso inclui, em primeiro lugar, a criptografia de dados sensíveis, tanto durante a transmissão (por exemplo, via SSL/TLS) quanto durante o armazenamento em servidores (Criptografia em repouso). Um sistema de funções e direitos bem planejado também é super importante, para que seus funcionários acessem apenas os dados necessários para suas respectivas tarefas. As funções de registro (Audit Trails) ajudam a rastrear acessos e alterações nos dados. Atualizações de segurança regulares por parte do fornecedor de software também são uma obrigação, para fechar rapidamente brechas conhecidas. Nós, na Valoon GmbH, confiamos em mecanismos de segurança robustos para garantir a confidencialidade e integridade dos dados processados em todos os momentos.

Provedores de nuvem: padrões de segurança e certificações

Se você optar por uma software de administração de imóveis solução baseada em nuvem, deve examinar cuidadosamente os padrões de segurança do fornecedor. Provedores de nuvem respeitáveis operam seus centros de dados de acordo com altos padrões de segurança e frequentemente podem fornecer certificações correspondentes (por exemplo, ISO 27001). Informe-se sobre aspectos como a segurança física dos centros de dados, medidas de proteção contra incêndio e planos de emergência. A localização do servidor é, como já mencionado, um fator significativo no que diz respeito ao RGPD. Muitos fornecedores alemães, como Win-CASA, também se promovem com hospedagem em centros de dados de alta segurança na Alemanha. Transparência por parte do fornecedor em relação à sua arquitetura de segurança e processos é sempre um bom sinal. Pergunte explicitamente como seus dados são protegidos!

Estratégias de backup: Evitando perda de dados

Um conceito abrangente de backup é essencial para evitar perda de dados em caso de falha do sistema, ataque cibernético ou outro evento imprevisto. Em soluções em nuvem, o fornecedor é responsável por criar backups regulares e restaurar os dados em caso de emergência. Esclareça com que frequência os backups são feitos, onde são armazenados e quão rapidamente uma recuperação é possível. Nas soluções locais, a responsabilidade pela estratégia de backup recai sobre você. Isso requer hardware, software e, claro, know-how correspondentes. Independentemente do modelo de provisionamento que você escolher: é extremamente importante que os dados sejam regularmente salvos e que os processos de recuperação sejam testados de vez em quando, para que você não tenha surpresas desagradáveis ao usar sua solução de software em uma situação crítica.A digitalização é incrível! Como preparar sua administração de imóveis para o futuro

A digitalização não é uma tendência passageira, mas uma mudança profunda que também transforma a indústria imobiliária e, especialmente, nossa área na administração de imóveis de maneira duradoura. O uso de um moderno software de administração de imóveis software é a chave para lidar com sucesso essa transformação e garantir que sua própria administração esteja preparada para o futuro. Os benefícios são evidentes: mais eficiência, melhor transparência, maior qualidade de serviço e, em última análise, uma posição mais forte na concorrência. Trata-se de substituir processos manuais e baseados em papel por fluxos de trabalho digitais inteligentes e assim criar espaço para as atividades verdadeiramente que geram valor. Nós da Valoon GmbH queremos apoiá-lo nesse caminho, simplificando a coleta de dados e otimizando o fluxo de informações – para que você possa se concentrar no que realmente importa.

Os benefícios das soluções digitais: Eficiência, transparência, competitividade

A transição para um software digital software de administração de imóveis traz uma série de vantagens. Aumentos de eficiência surgem automaticamente pela automação de tarefas rotineiras, acesso mais rápido às informações e comunicação otimizada. A transparência é aumentada tanto internamente quanto externamente em relação a seus proprietários e inquilinos, uma vez que todos os dados e processos relevantes são documentados centralmente e podem ser registrados a qualquer momento. Isso leva a uma melhor qualidade de serviço e pode aumentar a satisfação do cliente de forma notável. A longo prazo, todos esses aspectos fortalecem a competitividade da sua administração de imóveis em um ambiente de mercado que está em constante mudança. Reduzir as barreiras para a digitalização, como visamos na Valoon GmbH, é um fator importante para incluir também setores tradicionalmente menos digitalizados.

O contínuo desenvolvimento do software: Mantenha-se atualizado

O mercado para software de administração de imóveis é muito dinâmico e está em constante evolução. Novas tecnologias, mudanças nas legislações ou alterações nas necessidades dos clientes fazem com que os fornecedores de software precisem ajustar e ampliar continuamente seus produtos. Preste atenção à escolha de um fornecedor que tenha uma visão clara para o futuro desenvolvimento de seu software e que forneça atualizações regularmente. Mantenha-se atualizado você mesmo, informe-se sobre novas funções e possibilidades e utilize oportunidades de treinamento para aproveitar ao máximo seu software. A capacidade de se adaptar a novas circunstâncias é decisiva para o sucesso a longo prazo de sua estratégia digital. Nós da Valoon GmbH nos dedicamos à inovação constante para poder sempre oferecer soluções eficazes e amigáveis ao usuário.

Um chamado à digitalização: Participe ativamente na construção do futuro da administração de imóveis

A digitalização oferece enormes oportunidades para administrações de imóveis de todos os tamanhos – vamos aproveitá-las! Utilize as oportunidades que uma solução de software moderna oferece para otimizar seus processos, aliviar seus funcionários e oferecer um serviço ainda melhor aos seus clientes. Investir no software certo é investir na capacidade futura de sua empresa. Comece hoje mesmo analisando suas necessidades e comece sua jornada rumo a uma administração de imóveis digitalizada.

A Valoon GmbH está ao seu lado como parceiro para otimizar a comunicação e o gerenciamento de projetos em sua administração de imóveis. Nossas soluções simplificam a coleta de dados e melhoram o fluxo de informações entre o departamento de campo e o escritório de maneira sustentável. Ajudamos você a reduzir as barreiras para a digitalização e transformar a comunicação cotidiana via mensageiros em dados de projeto estruturados.

Agora é o momento perfeito para explorar as oportunidades para seu projeto. Entre em contato conosco hoje, para iniciar sua consultoria individual e trilhar o caminho para uma administração de imóveis mais eficiente. Cadastre-se para mais informações e descubra como podemos resolver seus desafios específicos.

Qual é o maior desafio na escolha de um software de administração de imóveis para um WEG?

O maior desafio muitas vezes é encontrar o software que se encaixe exatamente nas necessidades específicas e no tamanho do seu WEG. Não existe a “melhor solução”, portanto, uma análise precisa das necessidades é decisiva, para evitar decisões erradas e escolher um software que realmente facilite o cotidiano da administração.

Como o software pode simplificar a comunicação em um WEG ou com inquilinos, especialmente quando muitos não são proficientes em tecnologia?

Software moderno de administração de imóveis geralmente oferece portais intuitivos ou integra canais de comunicação conhecidos, como serviços de mensageria (por exemplo, WhatsApp). Isso permite que mesmo pessoas menos inclinadas à tecnologia acessem facilmente informações, enviem mensagens ou relatem danos, o que acelera e simplifica consideravelmente a comunicação..

O software de administração de imóveis baseado em nuvem é seguro o suficiente para dados sensíveis do WEG?

Sim, fornecedores respeitáveis de software em nuvem dão máxima importância à segurança dos dados e à conformidade com o RGPD. Fique atento a características como locais de servidor na UE, criptografia de dados e certificações (por exemplo, ISO 27001). Muitas vezes, a segurança em centros de dados profissionais é até maior do que em soluções locais..

Quais funções principais são indispensáveis para um software de autoadministração de WEG?

Funções frequentemente indispensáveis incluem contabilidade correta (contas de condomínio, plano econômico), armazenamento digital de documentos (deliberações, atas), comunicação com proprietários, organização de assembleias de proprietários (se necessário, digitais/híbridas) e um gerenciamento eficaz de tarefas. Importante também é o apoio no cumprimento das obrigações legais.

Vale a pena o software de administração de imóveis também financeiramente para pequenos WEGs?

Sim, mesmo para pequenos WEGs, o software pode valer a pena. Ele ajuda a reduzir significativamente o trabalho administrativo, evitar erros e assim economizar custos. Alguns fornecedores, como a dotega, prometem economias de custos de até 70% se comparado a administradores externos. Há também versões básicas gratuitas ou pacotes de entrada a preços acessíveis.

Quão importantes são as interfaces com bancos ou programas de contabilidade para a administração de um WEG?

As interfaces são muito importantes para a eficiência. Uma conexão com a conta bancária do WEG automatiza a atribuição de pagamentos. Uma interface com programas de contabilidade (ex: DATEV) simplifica a colaboração com contadores e assegura dados corretos. Isso economiza tempo e reduz erros.

Nosso WEG é administrado de forma voluntária. Como o software ajuda a reduzir o trabalho e evitar erros?

O software automatiza muitas tarefas rotineiras, disponibiliza modelos (como para coleções de deliberações) e centraliza informações. Isso reduz o tempo gasto para administradores voluntários de forma significativa e minimiza o risco de erros que podem ter consequências legais. A facilidade de uso é um fator-chave aqui.

Como o software de gestão de propriedades ajuda a cumprir os requisitos legais para WEGs (por exemplo, coleta de decisões, GDPR)?

Um bom software oferece funcionalidades para manter a coleta de decisões de forma legalmente segura, ajuda na criação de documentos compatíveis com o GDPR e lembra sobre prazos importantes. Muitos fornecedores atualizam seu software regularmente de acordo com novas legislações, o que é especialmente útil para administradores leigos.