Análisis: Por qué la implementación de nuevo software a menudo fracasa
Muchos proyectos de implementación de nuevo software se inician con un gran presupuesto, pero terminan en frustración. Una de las principales razones es la falta de aceptación por parte de los empleados; según un estudio, el 70 % de las empresas no toman medidas de gestión del cambio adecuadas. La plantilla se enfrenta a hechos consumados, lo que lleva a la resistencia. Otro error es la definición insuficiente de objetivos. Sin objetivos claros y medibles (KPI), no se puede evaluar el éxito de la implementación del software. Particularmente en la industria de la construcción, el 82 % de las empresas subestiman el esfuerzo necesario para aprovechar al máximo el potencial de la digitalización. Un software complejo que no se adapta a los sencillos procesos en el lugar de trabajo aumenta la tasa de errores y reduce la productividad. Estos obstáculos iniciales a menudo provocan que el costoso software sea poco utilizado y que no se logre la optimización de procesos esperada.
Fase 1: Análisis de necesidades y definición clara de objetivos
Cada implementación exitosa de software comienza con un análisis preciso de la situación actual. Antes de considerar proveedores, debes comprender tus propios procesos e identificar debilidades. Pregúntate: ¿Dónde perdemos tiempo a diario? ¿Qué procesos son propensos a errores? Un estudio de PwC muestra que el 85 % de las empresas de construcción sienten la creciente presión de costos, lo que hace que una optimización de procesos eficiente sea esencial. Define objetivos concretos y medibles basados en este análisis. En lugar de «mejorar la comunicación», establece un objetivo como «reducir el tiempo gasto en la creación de informes diarios de obra en un 25 %». Aquí tienes una lista para orientarte en la definición de objetivos:
- Reducción de la carga administrativa en 5 horas por semana y por jefe de obra.
- Reducción de costos por retrabajos debido a errores de comunicación en un 15 %.
- Aseguramiento de una documentación fotográfica al 100 % completa y legal.
- Reducción del tiempo de transmisión de información desde la obra a la oficina de 24 horas a 1 minuto.
- Aumento de la satisfacción de los empleados gracias a herramientas más sencillas y multilingües.
Una clara definición de objetivos es la base para la selección del software adecuado y la posterior medición del éxito. Solo cuando sabes exactamente qué problema quieres resolver, puedes encontrar la solución adecuada.
Fase 2: Seleccionar el software adecuado para la obra
La selección del software es un factor crítico de éxito. En la industria de la construcción, donde el 60 % de las empresas califican su propio grado de digitalización como «mejorable», la facilidad de uso es clave. Una solución que requiera semanas de capacitación fracasará en la obra. La clave está en la simplicidad. Busca un software de gestión de proyectos sencillo, que se integre sin problemas en los flujos de trabajo existentes. Valoon aborda esto al basarse en WhatsApp, una herramienta que ya utilizan más del 95 % de los empleados en el sector de la construcción en su vida privada. La mayor palanca es la aceptación: un software sencillo utilizado en un 80 % aporta más que una solución de alta gama utilizada en un 20 %. Ten en cuenta los siguientes criterios al elegir:
- Sin necesidad de capacitación: El software debe ser tan intuitivo que no sea necesaria una introducción para el equipo en la obra.
- Multilingüismo: Las funciones de traducción integradas superan las barreras lingüísticas, un problema frecuente en equipos internacionales.
- Capacidad offline: La solución debe funcionar de manera fiable en la obra, incluso sin conexión a Internet estable.
- Conformidad con el RGPD: Asegúrate de que el software cumpla con todos los estándares de protección de datos alemanes y europeos.
- Escalabilidad: El software debe poder crecer con tu empresa sin que los costos se disparen.
Una selección bien pensada no solo previene la frustración, sino que sienta las bases para una digitalización exitosa de la industria de la construcción en tu empresa.
Fase 3: Planificar y ejecutar la implementación estratégicamente
Una implementación estructurada es la clave del éxito. En lugar de una introducción de «Big Bang», donde el software se lanza a todos en una fecha determinada, un enfoque gradual ha demostrado ser eficaz. Esto minimiza el riesgo y permite realizar ajustes. Comienza con un proyecto piloto en una obra seleccionada. La retroalimentación de este primer equipo es valiosa para resolver problemas iniciales antes de que el software se implemente en toda la empresa. Crea un claro plan de proyecto para la implementación del software con hitos y responsabilidades definidas. Nombra a un líder de proyecto que dirija el proceso y actúe como contacto central para todas las preguntas. Un error común es subestimar la migración de datos; planifica al menos el 20 % del tiempo del proyecto para esto. La implementación técnica es solo una pequeña parte del proceso; la integración organizativa determina el beneficio a largo plazo.
Fase 4: Ganar a los empleados y superar resistencias
El mayor desafío al implementar nuevo software es la gente. Hasta el 70 % de los empleados inicialmente se muestran escépticos ante los cambios. Para superar este obstáculo, la comunicación abierta y honesta es esencial. No solo comuniques *qué* cambia, sino sobre todo *por qué*. Muestra los beneficios concretos para cada persona: menos papeleo, menos duplicidad de tareas, documentación legal con un solo clic. Involucra a personas clave y líderes de opinión, llamados «promotores», desde el principio. Ellos pueden actuar como multiplicadores en el equipo y promover la nueva solución. Un estudio muestra que la aceptación de los empleados aumenta hasta un 70 % cuando se aplica un proceso de gestión del cambio estructurado. Un sitio de obra sin papel solo funciona si el equipo reconoce el beneficio y adopta activamente las nuevas herramientas digitales. Valoon apoya esto al no requerir una nueva aplicación y mantiene la comunicación en el entorno familiar de WhatsApp.
Fase 5: Asegurar la capacitación y el soporte
Incluso el software más intuitivo necesita una fase de adaptación. Planifica recursos para capacitar a los empleados de oficina que usarán todas las funciones del software. Para el equipo en la obra, el enfoque debe ser diferente. Aquí se aplica: la mínima capacitación posible. Valoon está diseñado específicamente para que los empleados en la obra puedan empezar sin ninguna introducción. Continúan utilizando WhatsApp como de costumbre. El esfuerzo de soporte se reduce en más del 90 % cuando no hay que instalar ni aprender una nueva aplicación. Sin embargo, establece un punto de contacto claro para preguntas, como un «usuario clave» en la oficina que actúe como experto en el nuevo software. Este enfoque asegura que la implementación se realice sin contratiempos y que la productividad aumente desde el primer día, en lugar de disminuir debido a complejas medidas de capacitación. Así se convierte en la digitalización de la obra en un beneficio para todos los involucrados.
Fase 6 y 7: Medición del éxito y optimización continua
La implementación de un nuevo software no es un proyecto único, sino un proceso continuo. Para evaluar el éxito, recurre a los KPIs definidos en la Fase 1. Mide después de tres a seis meses si has alcanzado tus objetivos. ¿Se ha reducido realmente el tiempo dedicado a los informes diarios de obra en un 25 %? ¿Ha disminuido la cantidad de consultas entre la obra y la oficina? El retorno de la inversión (ROI) del software de construcción puede estar entre el 300 % y el 500 % cuando se implementa correctamente. Recoge continuamente retroalimentación de los usuarios. ¿Hay funciones que faltan? ¿Hay procesos que se pueden optimizar más? Una gestión de construcción efectiva con software se basa en la mejora constante. Utiliza los datos obtenidos para optimizar aún más el software y tus procesos internos, y para obtener el máximo beneficio de tu inversión.
Conclusión: Con la estrategia correcta hacia el éxito
La implementación de nuevo software en una empresa constructora es una decisión estratégica que va más allá de la mera técnica. El éxito depende de una clara definición de objetivos, de la selección de una solución fácil de usar y, sobre todo, de la inclusión de tus empleados. Al dividir el proceso en fases manejables y poner a las personas en el centro, minimizas las resistencias y aseguras la aceptación. Un software sencillo, adaptado a las necesidades de la obra como Valoon, que no requiere capacitación, es una ventaja decisiva. Asegura una transición fluida y garantiza que la digitalización conduzca a un verdadero ahorro de tiempo, seguridad jurídica y eficiencia ¿Está preparado para llevar su documentación y comunicación de obra al siguiente nivel? Reserva ahora tu demostración gratuita y descubre cómo Valoon simplifica tus procesos.
Más enlaces
Fraunhofer IESE ofrece una entrada en el blog sobre la digitalización en la industria de la construcción, basada en un estudio.
Der Asociación Central de la Industria de la Construcción Alemana (ZDB) presenta un documento de posición sobre el tema de la digitalización.
PwC publica un comunicado de prensa sobre un estudio de la industria de la construcción 2023 que examina el estado de la digitalización.
Der Asociación Principal de la Industria de la Construcción Alemana ofrece una página temática sobre digitalización.
Statista presenta una estadística sobre el grado de implementación de la digitalización en la industria de la construcción en la región DACH.
BIM Alemania es la plataforma central para la digitalización del sector de la construcción con Modelado de Información de Construcción (BIM).
Der VDI (Asociación de Ingenieros Alemanes) ofrece un artículo sobre cómo la tecnología de construcción crea oportunidades futuras.
KPMG ha publicado un estudio sobre la inteligencia artificial generativa en la economía alemana 2025 con enfoque en la industria de la construcción.
FAQ
¿Qué entendemos por implementación de software?
La implementación de software se refiere al proceso completo de poner en marcha un nuevo software en una empresa. Esto incluye la planificación, la selección de la solución adecuada, la configuración técnica, la migración de datos, la capacitación de empleados y la integración organizativa de los nuevos procesos en la vida laboral diaria.
¿Por qué es tan importante la aceptación de los empleados?
La aceptación de los empleados es crucial porque un software solo proporciona beneficios si se utiliza efectivamente y de manera correcta. Una baja aceptación conduce a procesos irregulares, datos erróneos y, en última instancia, hace que la inversión en el software no genere un retorno de la inversión (ROI).
¿Cómo mido el éxito de una implementación de software?
El éxito se mide en función de los indicadores clave de rendimiento (KPI) previamente definidos. Ejemplos son la reducción del tiempo de tareas administrativas, la disminución de costos por errores, la velocidad de comunicación o el aumento de la documentación legal. Encuestas regulares sobre la satisfacción de los empleados también son un importante indicador.
¿Qué papel juega el departamento de TI en la implementación?
El departamento de TI es un socio importante, especialmente en la evaluación técnica (por ejemplo, seguridad de datos, conformidad con el RGPD, interfaces). Sin embargo, la dirección del proyecto debe estar en manos del departamento de especialidad o de la dirección general, ya que se trata principalmente de la optimización de los procesos de trabajo y no solo de tecnología.
¿Cuál es la diferencia entre una solución On-Premise y una solución SaaS?
Una solución On-Premise se instala y mantiene en los servidores de la propia empresa. Una solución SaaS (Software como Servicio) es operada por el proveedor en la nube y se alquila mediante suscripción. Para la industria de la construcción, las soluciones SaaS como Valoon son generalmente más flexibles, menos costosas de iniciar y más fáciles de implementar, ya que no se requiere infraestructura de TI propia.
¿Cómo manejo las resistencias en el equipo?
Toma en serio las resistencias y busca el diálogo. A menudo, detrás de ellas hay preocupaciones concretas (por ejemplo, miedo a trabajar más, inseguridad en el manejo de la tecnología). Al comunicar claramente las ventajas, ofrecer formación (donde sea necesario) y elegir un software sencillo e intuitivo, puedes deshacerte de la mayoría de las inquietudes.
