Análise: Por que a introdução de novos softwares frequentemente falha
Muitos projetos de implementação de novos softwares são iniciados com um grande orçamento, mas acabam em frustração. Uma das principais razões é a falta de aceitação dos funcionários; segundo um estudo, 70% das empresas não adotam medidas de gestão da mudança adequadas. A equipe é surpreendida com decisões já tomadas, o que leva à resistência. Outro erro é a definição insuficiente de objetivos. Sem metas claras e mensuráveis (KPIs), o sucesso da implementação do software não pode ser avaliado. Particularmente na indústria da construção, 82% das empresas subestimam o esforço necessário para aproveitar totalmente o potencial da digitalização. Softwares complexos, que não são adaptados aos fluxos de trabalho simples no canteiro de obras, aumentam a taxa de erros e reduzem a produtividade. Esses obstáculos iniciais muitas vezes resultam em que o caro software seja mal utilizado e a esperada otimização dos processos não aconteça.
Fase 1: Análise de necessidades e definição clara de objetivos
Toda implementação de software bem-sucedida começa com uma análise precisa do estado atual. Antes de pensar em fornecedores, você precisa entender seus próprios processos e identificar as fraquezas. Pergunte-se: Onde perdemos tempo diariamente? Quais fluxos de trabalho são suscetíveis a erros? Um estudo da PwC mostra que 85% das empresas de construção sentem a crescente pressão de custos, o que torna uma otimização de processos eficiente essencial. Defina, com base nessa análise, objetivos concretos e mensuráveis. Em vez de “melhorar a comunicação”, estabeleça uma meta como “reduzir em 25% o tempo gasto na elaboração de relatórios diários de obra”. Aqui está uma lista para orientação na definição de objetivos:
- Reduzir o esforço administrativo em 5 horas por semana e por gerente de obra.
- Reduzir os custos de retrabalho devido a erros de comunicação em 15%.
- Garantir uma documentação fotográfica 100% completa e legalmente segura.
- Reduzir o tempo de transmissão de informações do canteiro de obras para o escritório de 24 horas para 1 minuto.
- Aumentar a satisfação dos funcionários por meio de ferramentas mais simples e multilíngues.
Uma definição clara de objetivos é a base para a seleção do software adequado e para a medição do sucesso posterior. Somente quando você souber exatamente qual problema deseja resolver, poderá encontrar a solução adequada.
Fase 2: Escolher o software certo para o canteiro de obras
A escolha do software é um fator de sucesso decisivo. Na indústria da construção, onde 60% das empresas avaliam seu nível de digitalização como “susceptível a melhorias”, a facilidade de uso é crucial. Uma solução que exige treinamento extensivo falhará no canteiro de obras. A chave está na simplicidade. Procure por um software de gerenciamento de projetos simples, que se integre perfeitamente aos fluxos de trabalho existentes. A Valoon aborda isso utilizando o WhatsApp – uma ferramenta que já é usada por mais de 95% dos funcionários da construção em sua vida pessoal. O maior alavancagem é a aceitação: um software simples que é utilizado 80% traz mais resultados do que uma solução de alto nível usada apenas 20%. Observe os seguintes critérios ao escolher:
- Sem necessidade de treinamento: O software deve ser tão intuitivo que não exija treinamento para a equipe no canteiro de obras.
- Multilinguismo: Funções de tradução integradas superam barreiras linguísticas, um problema comum em equipes internacionais.
- Capacidade offline: A solução deve funcionar corretamente no canteiro de obras mesmo sem uma conexão estável à internet.
- Conformidade com a GDPR: Assegure-se de que o software cumpra todos os padrões de proteção de dados alemães e europeus.
- Escalabilidade: O software deve ser capaz de crescer com sua empresa sem que os custos disparem.
Uma escolha bem pensada não só previne frustrações, mas também estabelece as bases para uma digitalização da indústria da construção na sua empresa.
Fase 3: Planejar e implementar a introdução de forma estratégica
Uma introdução estruturada é a chave para o sucesso. Em vez de uma introdução do tipo “Big Bang”, onde o software é implementado em uma única data para todos, uma abordagem gradual se mostrou eficaz. Isso minimiza o risco e permite ajustes. Comece com um projeto piloto em um canteiro de obras selecionado. O feedback dessa primeira equipe é valioso para resolver problemas iniciais antes que o software seja implementado em toda a empresa. Crie um claro plano de projeto para a introdução de software com marcos e responsabilidades definidos. Nomeie um líder de projeto que gerencie o processo e seja o ponto de contato central para todas as questões. Um erro comum é subestimar a migração de dados; planeje pelo menos 20% do tempo do projeto para isso. A implementação técnica é apenas uma pequena parte do processo; a integração organizacional é que decidirá sobre o benefício a longo prazo.
Fase 4: Engajar os funcionários e superar resistências
O maior desafio na introdução de novos softwares é o ser humano. Até 70% dos funcionários permanecem céticos em relação a mudanças inicialmente. Para superar esse obstáculo, uma comunicação aberta e honesta é essencial. Não comunique apenas *o que* muda, mas principalmente *por que*. Mostre os benefícios concretos para cada um: menos papelada, menos caminhos duplicados, documentação legal segura com apenas um clique. Envolva as pessoas-chave e formadores de opinião – os chamados “promotores” – desde o início. Esses podem atuar como multiplicadores na equipe e promover a nova solução. Um estudo mostra que a aceitação dos funcionários aumenta em até 70% quando um processo estruturado de gestão da mudança é aplicado. Um canteiro de obras sem papel funciona apenas se a equipe reconhecer o benefício e adotar ativamente as novas ferramentas digitais. A Valoon apoia isso, pois não exige um novo aplicativo e mantém a comunicação no ambiente familiar do WhatsApp.
Fase 5: Garantir treinamento e suporte
Até o software mais intuitivo necessita de uma fase de adaptação. Planeje recursos para o treinamento dos funcionários de escritório que utilizarão a totalidade das funcionalidades do software. Para a equipe no canteiro de obras, a abordagem deve ser diferente. Aqui, vale: o mínimo de treinamento possível. A Valoon foi projetada especificamente para que os funcionários no canteiro de obras possam começar sem qualquer treinamento. Eles continuam a usar o WhatsApp como de costume. O esforço de suporte é reduzido em mais de 90% quando não é necessário instalar e aprender um novo aplicativo. No entanto, estabeleça um ponto de contato claro para perguntas, como um “usuário-chave” no escritório, que agirá como especialista no novo software. Essa abordagem garante que a introdução ocorra sem problemas e que a produtividade aumente desde o primeiro dia, em vez de cair devido a complexas medidas de treinamento. Assim, a digitalização do canteiro de obras torna-se um ganho para todos os envolvidos.
Fase 6 & 7: Medição do sucesso e otimização contínua
A introdução de um novo software não é um projeto único, mas um processo contínuo. Para avaliar o sucesso, utilize os KPIs definidos na Fase 1. Meça após três a seis meses se você alcançou seus objetivos. O tempo gasto na elaboração de relatórios diários de obra realmente foi reduzido em 25%? O número de perguntas entre o canteiro de obras e o escritório diminuiu? O retorno sobre o investimento (ROI) de softwares de construção pode variar de 300% a 500% com uma implementação correta. Colete continuamente feedback dos usuários. Existem funcionalidades que estão faltando? Existem processos que podem ser otimizados ainda mais? Um gerenciamento de construção efetivo com software vive da melhoria constante. Utilize os dados obtidos para otimizar ainda mais o software e seus processos internos, obtendo o máximo de retorno sobre seu investimento.
Conclusão: Com a estratégia certa para o sucesso
A introdução de um novo software em uma empresa de construção é uma decisão estratégica que vai muito além da tecnologia pura. O sucesso depende de uma definição clara de objetivos, da escolha de uma solução de fácil uso e, acima de tudo, da inclusão de seus funcionários. Ao dividir o processo em fases gerenciáveis e colocar as pessoas no centro, você minimiza resistências e garante a aceitação. Um software simples, adaptado às necessidades do canteiro de obras, como a Valoon, que dispensa treinamento, é uma vantagem decisiva. Ele garante uma transição suave e assegura que a digitalização resulte em verdadeira economia de tempo, segurança jurídica e eficiência Está pronto para levar sua documentação e comunicação de obra para o próximo nível? Agende agora sua demonstração gratuita e descubra como a Valoon simplifica seus processos.
Mais links
Fraunhofer IESE oferece um artigo de blog sobre a digitalização na indústria da construção, baseado em um estudo.
Der Associação Central da Indústria da Construção Alemã (ZDB) apresenta um documento de posição sobre o tema digitalização.
PwC publica um comunicado à imprensa sobre um estudo da indústria da construção em 2023, que destaca o estado da digitalização.
Der Associação Principal da Indústria da Construção Alemã oferece uma página temática sobre digitalização.
Statista apresenta uma estatística sobre o grau de implementação da digitalização na indústria da construção na região DACH.
BIM Deutschland é a plataforma central para a digitalização da construção com Modelagem da Informação da Construção (BIM).
Der VDI (Associação dos Engenheiros Alemães) oferece um artigo sobre como a tecnologia da construção cria oportunidades futuras.
KPMG publicou um estudo sobre IA generativa na economia alemã em 2025, focando na indústria da construção.
FAQ
O que se entende por introdução de software?
A introdução de software refere-se a todo o processo de implementação de um novo software em uma empresa. Isso inclui o planejamento, a seleção da solução adequada, a configuração técnica, a migração de dados, o treinamento dos funcionários e a integração organizacional dos novos processos na rotina de trabalho.
Por que a aceitação dos funcionários é tão importante?
A aceitação dos funcionários é crucial, pois um software só gera benefícios se for realmente e corretamente utilizado. Baixa aceitação resulta em processos contornados, dados incorretos e, finalmente, em um retorno sobre o investimento (ROI) insatisfatório.
Como medir o sucesso de uma introdução de software?
O sucesso é medido com base em indicadores de desempenho principais (KPIs) definidos previamente. Exemplos incluem a redução do tempo para tarefas administrativas, a diminuição dos custos de erro, a agilidade da comunicação ou o aumento da documentação legal segura. Pesquisas regulares sobre a satisfação dos funcionários também são um importante indicador.
Qual o papel do departamento de TI na introdução?
O departamento de TI é um parceiro importante, especialmente na verificação técnica (por exemplo, segurança de dados, conformidade com a GDPR, interfaces). No entanto, a liderança do projeto deve estar com o departamento especializado ou a direção, pois trata-se principalmente da otimização dos processos de trabalho e não somente de tecnologia.
Qual é a diferença entre uma solução On-Premise e uma solução SaaS?
Uma solução On-Premise é instalada e mantida nos próprios servidores da empresa. Uma solução SaaS (Software como Serviço) é operada na nuvem pelo fornecedor e alugada como um serviço. Para a indústria da construção, soluções SaaS como a Valoon costumam ser mais flexíveis, mais baratas para iniciar e mais fáceis de implementar, já que não requerem infraestrutura de TI própria.
Como lidar com as resistências na equipe?
Leve as resistências a sério e busque o diálogo. Muitas vezes, há preocupações concretas por trás delas (por exemplo, medo de mais trabalho, insegurança no manuseio da tecnologia). Ao comunicar claramente os benefícios, oferecer treinamentos (quando necessário) e escolher um software simples e intuitivo, você pode eliminar a maioria das preocupações.
