Analiză: De ce implementarea de software nou e adesea eșuată
Multe proiecte de implementare a software-ului nou sunt inițiate cu un buget mare, dar se sfârșesc în frustrare. Unul dintre principalele motive este lipsa de acceptare a angajaților; conform unui studiu, 70 % dintre companii nu iau măsuri suficiente de management al schimbării. Angajații sunt puși în fața unor fapte împlinite, ceea ce duce la rezistență. O altă greșeală este definirea insuficientă a obiectivelor. Fără obiective clare și măsurabile (KPI-uri), succesul implementării software-ului nu poate fi evaluat. În special în industrie, 82 % dintre companii subestimează efortul necesar pentru a valorifica pe deplin potențialul digitalizării. Software-ul complex, care nu este adaptat la procesele simple de pe șantier, crește rata de erori și reduce productivitatea. Aceste obstacole inițiale duc adesea la o utilizare minimă a software-ului costisitor și lipsa optimizării procesului.
Faza 1: Analiza nevoilor și stabilirea unor obiective clare
Fiecare implementare de software de succes începe cu o analiză precisă a stării actuale. Înainte de a vă gândi la furnizori, trebuie să înțelegeți propriile procese și să identificați punctele slabe. Întrebați-vă: Unde pierdem timp zilnic? Ce procese sunt predispuse la erori? Un studiu PwC arată că 85 % dintre companiile de construcții simt presiunea crescândă a costurilor, ceea ce face o optimizare eficientă a proceselor esențială. Definiți obiective concrete și măsurabile pe baza acestei analize. În loc de „a îmbunătăți comunicarea”, stabiliți un obiectiv precum „reducerea timpului necesar pentru întocmirea rapoartelor zilnice de construcție cu 25 %”. Iată o listă pentru orientare în definirea obiectivelor:
- Reducerea efortului administrativ cu 5 ore pe săptămână și pe coordonatorul de construcție.
- Reducerea costurilor pentru refaceri din cauza erorilor de comunicare cu 15 %.
- Asigurarea unei documentații foto 100 % complete și legale.
- Reducerea timpului de transfer al informațiilor de pe șantier în birou de la 24 de ore la 1 minut.
- Creșterea satisfacției angajaților prin instrumente mai simple și multilingve.
O definiție clară a obiectivelor este baza pentru alegerea software-ului potrivit și măsurarea ulterioară a succesului. Numai atunci când știți exact ce problemă doriți să rezolvați, puteți găsi soluția adecvată.
Faza 2: Alegerea software-ului potrivit pentru șantier
Alegerea software-ului este un factor de succes decisiv. În industria construcțiilor, unde 60 % dintre companii evaluează gradul lor de digitalizare ca fiind „îmbunătățibil”, ușurința în utilizare este esențială. O soluție care necesită săptămâni de instruire va eșua pe șantier. Cheia constă în simplitate. Căutați o software de gestionare a proiectelor simplă, care se integrează perfect în fluxurile de lucru existente. Valoon se bazează pe WhatsApp – un instrument deja utilizat de peste 95 % dintre angajații din construcții în mod privat. Cel mai mare avantaj este acceptarea: Un software simplu utilizat în proporție de 80 % aduce mai mult decât o soluție high-end utilizată doar în proporție de 20 %. Atunci când alegeți, țineți cont de următoarele criterii:
- Fără efort de instruire: Software-ul ar trebui să fie atât de intuitiv încât să nu fie nevoie de pregătire pentru echipa de pe șantier.
- Multilingvism: Funcțiile integrate de traducere depășesc barierele lingvistice, o problemă frecventă în echipe internaționale.
- Capacitate offline: Soluția trebuie să funcționeze în mod fiabil pe șantier și fără o conexiune stabilă la internet.
- Conformitate cu GDPR: Asigurați-vă că software-ul respectă toate standardele germane și europene de protecție a datelor.
- Scalabilitate: Software-ul ar trebui să poată crește odată cu compania dumneavoastră, fără ca costurile să explodeze.
O selecție bine gândită nu doar că previne frustrarea, ci constituie și baza pentru o digitalizare a industriei construcțiilor în compania dumneavoastră.
Faza 3: Planificarea și implementarea strategică a implementării
O implementare bine structurată este cheia succesului. În loc de o implementare „Big Bang”, în care software-ul este lansat pentru toți într-o zi, s-a dovedit că o abordare treptată este mai eficientă. Aceasta minimizează riscurile și permite ajustări. Începeți cu un proiect pilot pe un șantier selectat. Feedbackul echipei inițiale este de neprețuit pentru a corecta problemele de început înainte ca software-ul să fie utilizat la nivelul întregii companii. Stabiliți un plan de proiect pentru implementarea software-ului cu repere definite și responsabilități. Numiriți un manager de proiect care să coordoneze procesul și să fie persoana de contact centrală pentru toate întrebările. O greșeală frecventă este subestimarea migrației de date; planificați cel puțin 20 % din timpul proiectului pentru aceasta. Implementarea tehnică este doar o mică parte a procesului; integrarea organizațională este ceea ce decide beneficiile pe termen lung.
Faza 4: Implicarea angajaților și depășirea rezistențelor
Cea mai mare provocare în implementarea software-ului nou este omul. Până la 70 % dintre angajați sunt inițial sceptici față de schimbări. Pentru a depăși această barieră, comunicarea deschisă și sinceră este esențială. Comunicați nu doar *ce* se schimbă, ci mai ales *de ce*. Arătați beneficiile concrete pentru fiecare: mai puțin haos administrativ, fără drumuri duble, documentație legală cu un singur clic. Implicați persoanele cheie și liderii de opinie – așa-numiții „promotori” – încă din stadiile incipiente. Aceștia pot acționa ca multiplicatori în echipă și pot susține noua soluție. Un studiu arată că acceptarea angajaților crește cu până la 70 % atunci când se aplică un proces structurat de management al schimbării. Un șantier fără hârtie funcționează numai dacă echipa recunoaște beneficiile și adoptă activ noile instrumente digitale. Valoon sprijină acest lucru, fără a necesita o nouă aplicație și menținând comunicarea în cadrul familiar WhatsApp.
Faza 5: Asigurarea instruirii și suportului
Chiar și cel mai intuitiv software necesită o perioadă de acomodare. Planificați resurse pentru instruirea angajaților din birou care vor folosi întreaga funcționalitate a software-ului. Pentru echipa de pe șantier, abordarea ar trebui să fie diferită. Aici, regula este: cât mai puțină instruire posibilă. Valoon a fost dezvoltat special pentru a permite angajaților de pe șantier să înceapă fără nicio instruire. Continuă să folosească WhatsApp cum erau obișnuiți. Efortul de suport se reduce cu peste 90 %, dacă nu trebuie instalată și învățată o nouă aplicație. Cu toate acestea, stabiliți un punct de contact clar pentru întrebări, de exemplu, un „user cheie” în birou, care să acționeze ca expert pentru noul software. Această abordare asigură că implementarea decurge fără probleme și că productivitatea crește încă din prima zi, în loc să scadă din cauza unor măsuri complexe de instruire. Astfel, digitalizarea șantierului devine un câștig pentru toți cei implicați.
Faza 6 & 7: Măsurarea succesului și optimizarea continuă
Implementarea unui nou software nu este un proiect unic, ci un proces continuu. Pentru a evalua succesul, vă bazați pe KPI-urile definite în Faza 1. Măsurați după trei până la șase luni dacă ați atins obiectivele. Timpul necesar pentru rapoartele zilnice de construcție a fost redus în mod real cu 25 %? A scăzut numărul întrebărilor între șantier și birou? Returnarea investiției (ROI) în software de construcții poate varia între 300 % și 500 %, dacă este implementat corect. Adunați continuu feedback de la utilizatori. Există funcții care lipsesc? Există procese care pot fi optimizate în continuare? Un management al construcțiilor eficient cu software trăiește din îmbunătățiri constante. Folosiți datele obținute pentru a optimiza continuu software-ul și procesele dumneavoastră interne și pentru a profita la maximum de investiția efectuată.
Concluzie: Cu strategia potrivită la succes
Implementarea unui nou software într-o companie de construcții este o decizie strategică care depășește tehnologia pură. Succesul depinde de o definire clară a obiectivelor, alegerea unei soluții ușor de utilizat și, mai ales, implicarea angajaților dumneavoastră. Prin împărțirea procesului în etape ușor de gestionat și punerea oamenilor în centrul atenției, minimizați rezistențele și asigurați acceptarea. Un software simplu, adaptat nevoilor șantierului, cum ar fi Valoon, care nu necesită învățare, este un avantaj decisiv. Aceasta asigură o tranziție lină și garantează că digitalizarea duce la economii de timp, securitate juridică și eficiență Sunteți pregătit să duceți documentația și comunicarea de construcție la nivelul următor? Rezervați acum demo-ul gratuit și aflați cum Valoon simplifică procesele dumneavoastră.
Mai multe linkuri
Fraunhofer IESE oferă un articol pe blog despre digitalizare în industria construcțiilor, bazat pe un studiu.
Der Asociația Centrală a Industriei Construcțiilor din Germania (ZDB) oferă un document de poziție pe tema digitalizării.
PwC publică un comunicat de presă despre un studiu referitor la industria construcțiilor 2023, care subliniază stadiul digitalizării.
Der Asociația Principală a Industriei Construcțiilor din Germania oferă o pagină tematică despre digitalizare.
Statista prezintă o statistică privind gradul de implementare a digitalizării în industria construcțiilor din regiunea DACH.
BIM Germania este platforma centrală pentru digitalizarea construcțiilor cu modelare informațională a clădirilor (BIM).
Der VDI (Asociația Inginerilor Germani) oferă un articol despre cum IT-ul în construcții creează oportunități de viitor.
KPMG a publicat un studiu despre inteligența artificială generativă în economia germană 2025, cu accent pe industria construcțiilor.
FAQ
Ce înseamnă implementarea software-ului?
Implementarea software-ului se referă la întregul proces de implementare a unui software nou într-o companie. Acesta include planificarea, alegerea soluției potrivite, configurarea tehnică, migrarea datelor, instruirea angajaților și integrarea organizațională a noilor procese în viața de zi cu zi.
De ce este acceptarea angajaților atât de importantă?
Acceptarea angajaților este crucială, deoarece un software aduce beneficii doar atunci când este folosit efectiv și corect. O acceptare scăzută duce la procese evitate, date eronate și, în final, la lipsa unui return on investment (ROI) din investiția în software.
Cum măsor succesul unei implementări software?
Succesul este măsurat pe baza KPI-urilor definite anterior. Exemple includ reducerea timpului pentru sarcini administrative, scăderea costurilor de eroare, viteza comunicării sau creșterea documentației legale. Sondajele periodice privind satisfacția angajaților sunt, de asemenea, un indicator important.
Ce rol joacă departamentul IT în implementare?
Departamentul IT este un partener important, în special pentru evaluarea tehnică (de exemplu, securitatea datelor, conformitatea cu GDPR, interfețe). Totuși, conducerea proiectului ar trebui să revină departamentului de specialitate sau conducerii, deoarece este vorba în principal despre optimizarea proceselor de lucru și nu doar despre tehnologie.
Care este diferența dintre o soluție On-Premise și o soluție SaaS?
O soluție On-Premise este instalată și întreținută pe serverele proprii ale companiei. O soluție SaaS (Software-as-a-Service) este operată de furnizor în cloud și este închiriată sub formă de abonament. Pentru industria construcțiilor, soluțiile SaaS precum Valoon sunt de obicei mai flexibile, mai puțin costisitoare la început și mai ușor de implementat, deoarece nu necesită o infrastructură IT proprie.
Cum gestionăm rezistențele în echipă?
Ia în serios rezistențele și caută să discuți. Adesea, în spatele lor se află îngrijorări concrete (de exemplu, frica de muncă suplimentară, nesiguranța în utilizarea tehnicii). Comunicând clar avantajele, oferind instruiri (unde este necesar) și alegând un software simplu și intuitiv, poți să elimini majoritatea preocupărilor.
