Le problème : lorsque la communication non structurée entraîne une perte d’efficacité de 17 %
Sur les chantiers allemands, WhatsApp est le moyen de communication le plus répandu, mais la simplicité apparente a un coût élevé. Une étude de BauInfoConsult montre que 72 % des acteurs utilisent le messager pour la coordination interne. Les informations se perdent dans des chats non structurés, ce qui entraîne des erreurs et des retouches pouvant représenter jusqu’à 10 % des coûts du projet. En revanche, il existe un potentiel avec des outils numériques : une analyse de Capmo démontre que la saisie numérique des tâches peut réduire le temps de traitement moyen de 17,6 %. Ces chiffres montrent que s’accrocher à des outils inappropriés est une erreur coûteuse. Le manque de lien entre communication et gestion des tâches crée un fossé de productivité que aucune entreprise de construction ne peut se permettre. Une collaboration numérique structurée est le premier pas vers l’optimisation. La fragmentation des informations via des téléphones portables personnels représente un risque incontrôlable et empêche une gestion efficace des projets.
Les pièges juridiques : les risques de WhatsApp et autres sur le chantier
L’utilisation de WhatsApp dans un environnement professionnel est un champ de mines en matière de protection des données, que de nombreuses entreprises ignorent. L’application stocke des données sur des serveurs en dehors de l’UE et synchronise automatiquement tous les contacts du répertoire téléphonique, ce qui constitue une violation claire du RGPD. Cela peut entraîner des amendes sévères pouvant atteindre 4 % du chiffre d’affaires annuel. De plus, une documentation de chantier juridiquement valable, comme l’exige la HOAI en phase de performance 8, est impossible avec WhatsApp. Les accords importants, les réclamations de défauts ou les autorisations ne sont pas archivés de manière fiable et se perdent dans le fil de discussion. En cas de litige, vous n’avez pas de base de données fiable. Un logiciel de chat professionnel pour les entreprises de construction doit répondre à ces exigences légales. Voici un aperçu des principaux problèmes :
- Violations du RGPD : Traitement des données sur des serveurs américains et synchronisation non autorisée des contacts.
- Absence de sécurité juridique : Les discussions de chat ne sont pas sécurisées contre les manipulations et sont inappropriées en tant que preuves.
- Pas de séparation entre le privé et le professionnel : La confusion entre des données personnelles et professionnelles sur les appareils des employés représente un risque incalculable.
- Documentation incomplète : Il manque totalement une attribution automatique et continue de photos et de messages à un projet de construction.
Ces risques montrent qu’une alternative à la communication sur le chantier plutôt que WhatsApp est absolument nécessaire.
Augmenter l’efficacité : comment des données structurées en temps réel accélèrent le processus de construction
Le passage à une plateforme de communication centrale augmente mesurablement l’efficacité. L’étude Capmo a montré qu’entre 2022 et 2023, les entreprises ont pu augmenter le nombre de projets enregistrés numériquement de 28 % et celui des tâches de 31 %. Cela conduit à un traitement plus transparent et plus rapide. Selon une étude de PwC, 68 % des entreprises de construction voient le plus grand potentiel dans le reporting en temps réel. Grâce à la disponibilité immédiate des informations, des décisions peuvent être prises plus rapidement et sur une meilleure base de données. Au lieu d’appels téléphoniques et d’e-mails compliqués, toutes les informations sont directement attribuées au bon projet de construction, à la bonne tâche ou au bon plan. Cela réduit non seulement le travail administratif au bureau de jusqu’à 5 heures par semaine, mais minimise également les erreurs sur le chantier. La communication entre le chantier et le bureau deviendra fluide et traçable. Ainsi, la communication en temps réel sur le chantier passe du facteur de risque à un avantage concurrentiel décisif.
Surmonter les barrières linguistiques : une clé pour la productivité et la sécurité
Sur les chantiers modernes, des équipes du monde entier travaillent ensemble ; une grande entreprise de construction comme Implenia emploie des travailleurs de près de 80 nations. Ce brouhaha linguistique conduit souvent à des malentendus dans les instructions de travail et représente un risque important pour la sécurité. Rien qu’en secteur de la construction, plus de 50 000 accidents se produisent chaque année. Une communication peu claire peut avoir des conséquences fatales. Une fonction de traduction intégrée en temps réel n’est donc pas un luxe, mais une nécessité pour la sécurité et l’efficacité au travail. Lorsqu’un employé envoie une instruction ou un défaut dans sa langue maternelle et que le chef de chantier peut immédiatement la lire en allemand, les erreurs sont évitées et la collaboration s’améliore. Les avantages suivants en découlent :
- Sécurité au travail accrue : Les consignes de sécurité sont comprises par tous.
- Taux d’erreur réduit : Les malentendus concernant les détails techniques sont minimisés.
- Meilleure intégration : Les travailleurs étrangers se sentent mieux intégrés dans l’équipe.
- Productivité accrue : Les instructions et les retours peuvent être échangés sans délai.
Une application intelligente pour la communication d’équipe doit offrir cette multilinguisme comme fonction standard.
Valoon : le pont simple entre le chantier et le bureau
Valoon résout les défis de la communication en temps réel sur le chantier en misant sur une acceptation et une simplicité maximales. Les travailleurs sur le chantier continuent d’utiliser WhatsApp comme d’habitude – il n’y a pas de nouvelle application ni de formation nécessaire. Chaque message, chaque photo et chaque vidéo est automatiquement attribué au bon projet et documenté juridiquement par Valoon. Pour les travailleurs sur le chantier, tout reste simple, tandis que le bureau obtient le contrôle total et une documentation structurée et conforme au RGPD. Avec des fonctionnalités telles que la traduction automatique en temps réel dans plus de 50 langues, les barrières linguistiques sont facilement surmontées. Les rapports de chantier, les listes de défauts et les feuilles de temps peuvent être directement créés à partir des discussions de chat, ce qui réduit le travail administratif jusqu’à 80 %. Valoon combine la simplicité d’un messager avec la puissance d’un logiciel de construction professionnel, garantissant ainsi une connexion fluide entre le bureau et le chantier.
Conclusion : Votre avantage avec Valoon
Une communication professionnelle en temps réel sur le chantier est le levier pour plus d’efficacité, moins de risques et des projets fluides. Alors que des outils non structurés comme WhatsApp entraînent le chaos, des lacunes de données et des problèmes juridiques, Valoon offre une solution simple et intelligente. Vous bénéficiez de simplicité pour vos employés, sécurité juridique pour votre entreprise et d’une économie de temps significative grâce à des processus automatisés. Dites adieu au chaos de la communication et posez une base numérique solide pour vos projets. Réservez maintenant votre démo gratuite et constatez par vous-même.
Plus de liens
de.digital propose un index de numérisation pour l’Allemagne, qui donne un aperçu de l’état de la numérisation.
PwC présente une étude sur le secteur de la construction 2023, éclairant l’état de la numérisation et de la durabilité.
Fraunhofer IESE propose un article de blog sur une étude sur la numérisation dans le secteur de la construction.
Union centrale des métiers de la construction allemande (ZDB) met à disposition un document de position sur le thème de la numérisation dans le secteur de la construction.
Statista montre des statistiques sur le niveau de mise en œuvre de la numérisation dans l’industrie de la construction de la région DACH.
Chambre des métiers de Dortmund (HWK) informe sur un séminaire sur la documentation juridique des chantiers.
Haufe propose un article sur la documentation juridique dans la sécurité au travail.
Institut fédéral pour la sécurité et la santé au travail (BAuA) met à disposition des informations sur le règlement des chantiers.
Wikipedia propose un article sur WebRTC (Web Real-Time Communication).
FAQ
Nos employés sur le chantier doivent-ils apprendre une nouvelle application ?
Non. Avec Valoon, vos employés sur le chantier communiquent comme d’habitude via WhatsApp. Toute l’organisation, la documentation et l’attribution des données se font automatiquement en arrière-plan, sans que les employés aient besoin de changer leur méthode de travail.
La communication avec Valoon est-elle conforme au RGPD ?
Oui. Valoon a été développé en Allemagne et opère à 100 % en conformité avec le RGPD. Toutes les données sont stockées sur des serveurs européens, il n’y a pas de synchronisation de contacts personnels et vous gardez le contrôle total sur toutes les données professionnelles.
Comment fonctionne la traduction pour les équipes multilingues ?
Valoon dispose d’une fonction de traduction en temps réel intégrée pour plus de 50 langues. Un employé peut écrire un message dans sa langue maternelle et le destinataire le lit automatiquement dans sa propre langue. Cela fonctionne dans les deux sens et élimine efficacement les barrières linguistiques.
Pouvons-nous également créer des rapports de chantier avec Valoon ?
Oui. Valoon automatise la création de rapports. Sur la base des données collectées dans les chats (photos, notes, tâches exécutées), vous pouvez créer et envoyer en quelques clics des rapports de chantier juridiquement valables, des protocoles de défauts ou des preuves de prestations au format PDF.
Quel est le coût de l’utilisation pour les employés sur le chantier ?
Pour les employés sur le chantier qui communiquent via des messagers comme WhatsApp, l’utilisation est totalement gratuite. Des frais ne s’appliquent qu’aux utilisateurs au bureau qui utilisent la plateforme web pour la gestion et la documentation.
Valoon peut-il être intégré dans notre logiciel existant ?
Oui, Valoon est conçu pour s’intégrer parfaitement à votre paysage informatique existant. Nous proposons des interfaces vers des solutions ERP et sectorielles courantes pour garantir un flux de données fluide et éviter les solutions isolées.
