Göz ardı edilen risk: Verimsiz protokoller ve sonuçları
Temiz bir protokol olmadan yapılan bir inşaat toplantısı, gelecekteki çatışmalar için bir kaynaktır. Uygulamada, kararlar çoğunlukla aceleyle alınıyor ve en iyi ihtimalle bir not defterine kaydediliyor. Bu durum, inşaat yöneticilerinin bilgi arama ve yanlış anlamaları düzeltmek için iş zamanlarının 0 kadarını kaybetmesine yol açıyor. Ancak, bir inşaat toplantısı protokolü rahatsız edici bir yükümlülük değil, gelecekteki anlaşmazlıklarda kanıt sağlamak içindir.
Katı bir yasal form gerekliliği olmamasına rağmen, protokol tutma genellikle inşaat sözleşmesinin bir parçası ve dolayısıyla sözleşmeye dayalı bir yükümlülüktür. El yazısı notlar hata yapma olasılığı yüksek, genellikle okunaksız ve kolayca kaybolabilir. Geri dönülebilirliğin eksikliği, anlaşmazlık durumunda kanıt eksikliği ve sözleşme tutarının ‘unun üzerinde maddi kayıplara yol açabilir. Sonuçların yapılandırılmış bir şekilde kaydedilmesi lüks değildir, her inşaat firması için ekonomik bir zorunluluk haline gelmektedir. Bu manuel belgeler, haftada yaklaşık 5 saat değerli iş zamanını bağlamaktadır.
Tehlikeli bölge WhatsApp: Neden mesajlaşma uygulaması inşaat sahasında uygun bir çözüm değil
WhatsApp üzerinden hızlı iletişim ilk bakışta pratik görünse de, profesyonel şantiye iletişimi için bu hizmet uygun değildir ve risklidir. En büyük sorun, GDPR uyumluluğunun eksikliğidir. Uygulama, akıllı telefonun tüm adres defterine erişiyor ve bu verileri ana şirket Meta ile paylaşıyor – bu, tüm kişilerin rızası olmadan yapılan kişisel verilerin korunması yönetmeliğinin açık bir ihlalidir. Bu, denetimler sırasında yüksek para cezasına neden olabilir.
Hukuki sorunların ötesinde, WhatsApp operasyonel zorluklar oluşturur. Bilgiler, fotoğraflar ve talimatlar düzensiz grup sohbetlerinde kaybolur ve daha sonra bulunması zordur. Bir görev, son tarih ve sorumlulukların belirgin bir şekilde atanması imkânsızdır, bu da hata oranını ‘e kadar artırır. Projeye özgü temiz bir dokümantasyon, bu nedenle hukuki geçerliliğe sahip inşaat protokolleri sağlanamaz. Özel ve ticari iletişimin ayrımı tamamen yoktur.
Modern bir inşaat toplantısı uygulamasının temel işlevleri
Profesyonel bir yazılım çözümü, inşaat sektörünün gereksinimleri için özel olarak geliştirilmiştir ve yukarıda belirtilen sorunları sistematik olarak çözmektedir. Bu, etkili ve geri dönüştürülebilir proje yürütme için merkezi bir araçtır. Önemli işlevlerden bazıları şunlardır:
- Otomatik protokol oluşturma: Uygulama, görüşülen tüm noktalar, katılımcılar ve tarih ile birlikte bir tıklamayla temiz bir PDF protokolü oluşturur.
- Entegre görev yönetimi: Her görev, protokolde bir sorumlu kişi ve bir son tarih ile doğrudan bağlantılıdır, bu da yükümlülük oranını P’den fazla artırır.
- Hukuka uygun fotoğraf dokümantasyonu: Fotoğraflar tarih ve yer damgasıyla işaretlenir ve doğru operasyonla doğrudan ilişkilendirilir.
- Merkezi ve değiştirilemez depolama: Tüm veriler bulut ortamında denetim güvenli bir şekilde saklanır ve yetkili herkes tarafından her zaman erişilebilir.
- Çevrimdışı yetenek: İnşaat sahasında internet bağlantısı olmadan bile tüm bilgiler kaydedilebilir ve daha sonra senkronize edilebilir.
- Kolay gönderim: Tamamlanmış protokoller, yalnızca bir tıkla tüm proje katılımcılarına dağıtılabilir.
Bu araçlar, şeffaf bir iletişimin temelini oluşturur ve idari yükü önemli ölçüde azaltır. Böylece dijital inşaat toplantıları verimlilik artırıcıdır.
VOB ve HOAI kapsamında hukuki güvenliği dijital olarak sağlamak
İnşaat hizmetleri için ihale ve sözleşme yönetmeliği (VOB/B), birçok işlem için yazılı form gerektirmektedir; telekomünikasyon yoluyla iletim (örneğin e-posta) kabul edilmektedir. İyi bir inşaat toplantısı uygulaması bu gerekliliği karşılayarak, geri dönüştürülebilir ve tarihli protokoller oluşturarak, dijital yazışma olarak kabul edilmektedir. Böylece, ek talepler veya itirazlarda her zaman güvende olursunuz. Ayrıca, mimarlar ve mühendisler için dokümantasyon, HOAI’ye göre temel bir hizmettir, özellikle de performans aşaması 8 (iç mekan denetimi) söz konusu olduğunda.
Dijital bir protokol, inşaat ilerlemesi ve alınan anlaşmalar hakkında kesintisiz bir kanıt sağlar. Bu tür belgelerin saklama süresi, teslimattan itibaren en az 5 yıldır. Dijital bir çözüm, tüm belgelerin bu süre zarfında güvenli ve bulunabilir bir şekilde arşivlenmesini sağlar. Bu, haksız taleplere karşı etkili bir koruma sağlar ve haklarınızı güvence altına alır. Yapılandırılmış dokümantasyon, her çatışmada en güçlü argümanınızdır.
Verimlilik odaklı: Bir uygulama proje başarısını nasıl hızlandırır
Dijital bir çözüm kullanmak, inşaat toplantısını verimliliği artırma konusunda doğrudan bir etki sağlar. Araştırmalar, dijital inşaat günlüğü uygulamalarının döküm için harcanan süreyi p’e kadar azaltabileceğini göstermektedir. Bu zaman tasarrufu, inşaat yöneticileri tarafından kalite güvencelemeye ve şantiyedeki koordinasyona doğrudan yatırılabilir. Verimlilik artarken, hata maliyetleri azalır.
Bir uygulama, birden çok seviyede süreçleri iyileştirir:
- Daha hızlı karar verme: Tüm ilgili bilgiler merkezi olarak mevcut olduğundan, kararlar sağlam bir veri temelinde P daha hızlı alınabilir.
- Daha az sorgu: Açık görevler ve protokoller, günlük telefon veya e-posta sorgularının sayısını en az üçte bir oranında azaltır.
- Kesintisiz bilgi aktarımı: İnşaat toplantısından elde edilen bilgiler doğrudan dijital görev yönetimine, medyalar arası kopmalar olmaksızın aktarılır.
- Çift işin önlenmesi: Veriler yalnızca bir kez kaydedilir ve hemen ofis ve inşaat sahasındaki tüm ekip için erişilebilir hale gelir.
Bu optimize edilmiş süreçler, tüm inşaat sürecinin hissedilir bir şekilde hızlanmasına ve proje süresinin ‘a kadar azalmasına yol açar. Böylece dijital dokümantasyon açık bir rekabet avantajı haline gelir.
Ekipte kabul: İnşaat sahası ile ofis arasında köprü kurmak
En iyi yazılım, ekip tarafından kabul edilmediği takdirde işe yaramaz. Yetersiz çalışan becerileri, 2’si inşaat şirketlerinin dijitalleşme konusunda bir engel teşkil etmektedir. Uzun eğitim süreleri gerektiren karmaşık programlar, genellikle inşaat sahasındaki kabul eksikliğinden başarısız olur. Basit bir iletişimden yararlanması beklenen çalışanlar, yeni, karmaşık bir uygulamayı öğrenmek veya yüklemek istemezler. İşte bu noktada modern çözümler Valoon devreye giriyor.
Başarının anahtarı sadelikte yatmaktadır. Valoon, şantiyedeki çalışanlar için bir giriş kanalı olarak WhatsApp’ı kullanarak mevcut iş akışına entegre olur. Çalışanlar, yeni bir uygulama yüklemek zorunda kalmadan alışık oldukları şekilde iletişim kurarlar, bu sırada Valoon platformu, arka planda otomatik olarak hukuken geçerli bir şekilde her şeyi belgeler ve ofis için hazırlar. Bu, eğitim gerektirmeyen bir yaklaşım, kabul engelini aşar ve kesintisiz bir gerçek zamanlı iletişimsağlar. Böylece dijitalleşme, ekibin 0’ü için kazanç haline gelir.
Sonuç: Valoon ile avantajınız
Düzensiz notlardan ve riskli mesajlaşma hizmetlerinden profesyonel bir inşaat toplantısı uygulaması çözümüne geçmek, her gelecek odaklı inşaat firması için belirleyici bir adım olacaktır. Sadece iletişim kaosunu çözmekle kalmaz, aynı zamanda daha fazla verimlilik, şeffaflık ve hukuki güvenin temellerini atar. Valoon gibi bir çözüm ile belgelendirmede p’e kadar zaman tasarrufu sağlarken, VOB ve HOAI gerekliliklerini yerine getirir ve benzersiz derecede basit yaklaşımıyla tüm ekipte kabulü sağlar. Açık ilişkiler sağlamak ve işletmenizi pahalı yanlış anlamalardan korumak için adım atın.
İnşaat toplantınızı zaman kaybından verimlilik hızlandırıcısına dönüştürün. Şimdi ücretsiz demo rezervasyonu yapın ve hukuki geçerli ve verimli bir inşaat belgelendirmesine geçişin ne kadar kolay olabileceğini öğrenin.
Daha Fazla Bağlantı
Das Fraunhofer IESE inşaat sektöründe dijitalleşme ile ilgili bir çalışmanın içgörülerini sunmaktadır.
Das İstatistiksel Federal Ofis (Destatis) inşaat faaliyetleri istatistiğindeki dijitalleşme potansiyeli hakkında bir PDF belge sağlamaktadır.
PwC inşaat endüstrisinin dijitalleşme ve ESG ikilemini bir basın bülteni ile ele almaktadır.
Die Dortmund Ticaret Odası hukuki geçerli inşaat belgelendirmesi üzerine seminerler hakkında bilgi vermektedir.
BIM Almanya Almanya’da Bina Bilgi Modelleme (BIM) için merkezi platformdur.
Das Federal Dijitalleşme ve Ulaşım Bakanlığı (BMDV) dijital inşaat konulu bir makale sunmaktadır.
Der Alman İnşaat Sanayileri Genel Birliği inşaat alanında dijitalleşme hakkında makaleler yayınlamaktadır.
FAQ
Bir inşaat toplantısı protokollerinde neler yer almalıdır?
İyi bir protokol proje bilgilerini, tarihi, katılımcı listesini, tartışılan noktalar listesini, alınan kararları, belirlenen görevleri ve sorumluları, tarihlerle birlikte ve fotoğraf dokümantasyonunu içermelidir. Açık bir yapı, geri dönülebilirlik açısından kritik öneme sahiptir.
Bir uygulama ile belgelerimin hukuki güvenliğini nasıl artırabilirim?
Bir uygulama, kesintisiz, tarihli ve değiştirilemez bir dokümantasyon (denetim güvenliği) sağlar. Fotoğraflardaki zaman damgaları ve net görev dağılımları gibi işlevler, VOB ve HOAI gerekliliklerini karşılayan kanıt geçerli bir temel oluşturur ve anlaşmazlık durumunda delil olarak işlev görür.
Valoon’un GDPR uyumlu olup olmadığını nasıl öğrenebilirim?
Evet, Valoon tamamen GDPR uyumludur. Veriler, Alman sunucularında saklanmakta ve WhatsApp’ın aksine özel iletişim bilgileri okunmamaktadır. Tüm iletişimler, proje bazında ve hukuken güvenli bir şekilde işlenmektedir.
Bir inşaat toplantısı uygulaması şirkete ne kadar hızlı entegre edilebilir?
Şantiyedeki çalışanlar için mevcut mesajlaşma uygulamalarını kullanma yaklaşımı sayesinde, entegrasyon son derece hızlıdır. Ofis personeli sadece web arayüzüne kısa bir eğitim almalıdır. Tam bir dağıtım genellikle birkaç gün içinde kayda değer bir eğitim gereksinimi olmaksızın gerçekleştirilebilir.
Bir inşaat toplantısı uygulamasının maliyeti nedir?
Maliyetler, sağlayıcıya ve işlevselliğe göre değişir. Valoon, yalnızca ofisteki (örneğin inşaat yöneticileri) kullanıcılar için maliyetler içeren şeffaf bir fiyatlandırma modeli izler. Şantiyedeki çalışanlar için kullanım tamamen ücretsizdir, bu da giriş engelini büyük ölçüde azaltır.
Uygulama, internet olmayan inşaat sahalarında da çalışıyor mu?
Evet, iyi inşaat toplantısı uygulamaları çevrimdışı işlevselliğe sahiptir. Aktif bir internet bağlantısı olmadan, tüm verileri, notları ve fotoğrafları kaydedebilirsiniz. Cihazınız tekrar çevrimiçi olduğunda, veriler otomatik olarak senkronize edilir.
