El problema: Por qué la recopilación de defectos analógica alcanza sus límites
En hasta el 75 % de todas las nuevas construcciones en Alemania surgen defectos, lo que convierte la recopilación de defectos en una tarea central. El método clásico – bloc de notas, grabadora de dictados y cámara digital – causa un esfuerzo manual considerable. Un ensayo de campo ha demostrado que la recopilación de defectos convencional, incluyendo la postproducción en la oficina, requiere 30,73 minutos por defecto. Esta ruptura de medios entre la obra y la oficina conduce a pérdidas de información y a una tasa de errores de hasta el 15 % en la transmisión de datos.
Las consecuencias son graves: informes de defectos incompletos, plazos perdidos y una documentación deficiente que no tiene validez en caso de disputa judicial. Los costos por la eliminación de defectos no detectados pueden rápidamente superar los 50,000 euros. Una documentación de construcción digital insuficiente o defectuosa no solo pone en riesgo tus derechos de compensación, sino también el éxito general del proyecto. Sin un proceso digital centralizado, el seguimiento de defectos sigue siendo una tarea ineficiente y arriesgada.
La solución: funciones clave de un software moderno para la recopilación digital de defectos
Un software moderno para la recopilación digital de defectos en la construcción agrupa toda la información relevante en un solo lugar. Reemplaza las soluciones aisladas y crea una base de datos unificada para todos los participantes del proyecto. La transición a una solución digital puede reducir el tiempo necesario para la gestión de defectos hasta en 8 horas por semana. Aquí están las funciones esenciales que debe ofrecer un software así:
- Recopilación móvil directamente en el sitio: Los defectos se registran con el smartphone o tablet directamente en la obra, incluyendo fotos, notas y localización exacta en el plano digital.
- Asigne y controle plazos de manera automatizada: Cada defecto se asigna directamente al subcontratista responsable, con un plazo claro para su solución. El sistema supervisa los plazos automáticamente.
- Documentación completa y legalmente válida: Todos los pasos, desde la recopilación hasta la comunicación y la declaración de defectos solucionados, se registran con una marca de tiempo y de manera inalterable.
- Generación de informes automatizada: Listas de defectos e informes diarios de obra se exportan como PDF con solo presionar un botón, lo que reduce el tiempo de postproducción en la oficina en más del 80 %.
- Capacidades offline: La recopilación de defectos debe funcionar de manera fiable incluso sin conexión a Internet en la obra.
Estas funciones forman la base para una gestión de defectos eficiente y digitalque no solo ahorra tiempo, sino que también asegura la calidad.
Aumento de la eficiencia en la práctica: ahorro de tiempo y costos a través de procesos digitales
La implementación de una recopilación digital de defectos conduce a ganancias de eficiencia medibles. Un estudio demuestra que el tiempo necesario por defecto se reduce de más de 30 minutos a alrededor de 19 minutos, una reducción de casi el 38 %. Este ahorro de tiempo resulta principalmente de la eliminación de la postproducción manual. En lugar de asignar fotos y notas de manera laboriosa, esto se hace directamente al recabar la información en la obra en solo 2,57 minutos.
Para un gerente de construcción que supervisa cuatro proyectos, esto significa un ahorro de tiempo semanal de hasta ocho horas. Este tiempo ganado puede ser invertido directamente en el control de calidad y la coordinación en la obra. El seguimiento digital de defectos a través de la app no solo reduce el trabajo administrativo, sino que también acelera la solución de defectos, ya que la información llega en tiempo real y sin intermediarios al oficio responsable. Esto hace que los proyectos de construcción se completen a tiempo y con menos pérdidas por fricción. reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern beschleunigt auch die Mängelbehebung, da die Informationen in Echtzeit und ohne Umwege beim zuständigen Gewerk ankommen. Dadurch werden Bauprojekte pünktlicher und mit weniger Reibungsverlusten abgeschlossen.
Seguridad jurídica según VOB/B y BGB: documentar pruebas de manera efectiva
En caso de disputa, una documentación completa y transparente es crucial. Tanto el BGB (§ 634a) como la VOB/B (§ 13) establecen requisitos claros para la responsabilidad por defectos. Una recopilación digital de defectos en la construcción proporciona las pruebas necesarias. Cada paso se marca con un tiempo y se almacena de forma inalterable. Esto es especialmente importante en caso de notificación de defectos y establecimiento de plazos, para no poner en peligro el período de garantía de 4 años según VOB/B.
El archivo digital de un defecto contiene toda la información relevante para un litigio:
- Descripción precisa del defecto: Textos claramente formulados, respaldados por fotos y notas de voz.
- Localización inequívoca: Marcado en el plano digital, de modo que no haya dudas sobre la ubicación del defecto.
- Prueba de comunicación: Flujo continuo de las solicitudes para la subsanación de defectos y las respuestas del subcontratista.
- Documentación de la aceptación: Protocolo de la inspección después de la eliminación de defectos, incluyendo prueba fotográfica.
Esta recopilación de datos estructurada asegura que tu documentación cumpla con los requisitos de una seguimiento de defectos según VOB y que puedas hacer valer tus derechos con éxito.
Implementación en la empresa: Cómo lograr la transición a una solución digital
El mayor obstáculo en la introducción de un nuevo software suele ser la aceptación de los empleados en la obra. Aplicaciones complejas que requieren una gran capacitación a menudo fracasan en la práctica. Por lo tanto, una recopilación digital de defectos exitosa debe ser sobre todo: simple. Las soluciones que se basan en herramientas familiares como WhatsApp tienen una tasa de aceptación de casi el 100 %, ya que no se necesita instalar o aprender una nueva app.
La clave está en recoger a los empleados allí donde ya se comunican digitalmente. En lugar de sobrecargar la obra con otra app, Valoon se integra en los procesos existentes. El capataz o trabajador especializado simplemente reporta un defecto a través de un mensaje de WhatsApp a un número de proyecto. La plataforma de Valoon, impulsada por IA, procesa esta información automáticamente en segundo plano y crea un ticket legalmente válido en el sistema. Así se convierte en una app sencilla para la obra sin que nadie necesite una app. Esta simplicidad reduce la barrera de entrada a cero y asegura el éxito de la digitalización desde el primer día.
Conclusión: Tu ventaja con Valoon
La recopilación digital de defectos no es un lujo, sino una necesidad para cualquier empresa constructora moderna. Aumenta la eficiencia en más de un tercio, reduce los costos por la corrección de defectos y proporciona la seguridad jurídica necesaria según VOB/B y BGB. Con Valoon, la transición es sencilla y sin necesidad de capacitación, ya que apostamos por la comunicación probada a través de WhatsApp.
Benefíciate de Simplicidad, Ahorro de tiempo und Seguridad jurídica. Asegúrate de contar con procesos claros, empleados satisfechos y proyectos de construcción exitosos. Reserva ahora tu demostración gratuita y convéncete de lo fácil que puede ser la recopilación digital de defectos en la construcción.
Más enlaces
BIM Alemania ofrece una plataforma central para el Modelado de Información de Edificios (BIM) en Alemania, que proporciona información, recursos y redes para la transformación digital en la construcción.
La página del Asociación principal de la industria de la construcción alemana sobre el tema de la digitalización contiene información sobre iniciativas, proyectos y posiciones de la industria de la construcción sobre la transformación digital.
Das Instituto Federal de Investigación en Construcción, Ciudad y Territorio (BBSR) ha publicado una publicación especial sobre la digitalización de la economía de la construcción.
Wikipedia ofrece un artículo sobre el Reglamento de Contratación y Contratos para servicios de construcción (VOB), que contiene disposiciones esenciales para los contratos de construcción en Alemania.
FAQ
¿Es una recopilación digital de defectos jurídicamente válida?
Sí, una recopilación digital de defectos es jurídicamente válida si se implementa correctamente. Lo importante es que el software garantice una documentación completa e inalterable con marcas de tiempo para cada paso del proceso. Esto cumple con los requisitos de la VOB/B y del BGB para la garantía de pruebas.
¿Deben mis subcontratistas usar el mismo software?
No, no es necesario con Valoon. Tus socios y subcontratistas simplemente se comunican a través de WhatsApp. La información se convierte automáticamente en tickets estructurados y jurídicamente válidos, sin que el subcontratista tenga que instalar o aprender una nueva app.
¿Qué tan rápido se puede introducir una recopilación digital de defectos?
La introducción de Valoon es posible en un día. Dado que no se requieren instalaciones de software ni capacitaciones complejas para los empleados en la obra, el sistema está listo para usar de inmediato y puede utilizarse directamente en la práctica del proyecto.
¿Funciona la recopilación de defectos también sin Internet en la obra?
Sí, las apps modernas para la recopilación de defectos, incluido el registro a través de WhatsApp, funcionan sin conexión. Los datos se almacenan temporalmente en el dispositivo y se sincronizan automáticamente tan pronto como hay una conexión a Internet nuevamente. Así, no se pierde ninguna información.
¿Qué ahorro de costos es realista con la gestión digital de defectos?
Estudios muestran que el tiempo requerido para administrar un defecto puede reducirse en casi un 38 %. A esto se suman ahorros indirectos por una solución de defectos más rápida, daños evitados y menores costos en litigios.
¿Puedo crear informes diarios de obra con una solución digital?
Sí, un buen software para la documentación de obras integra varias funciones. A partir de los informes diarios, fotos y defectos registrados, el sistema puede generar con un solo clic un informe diario de obra completo y jurídicamente válido, lo que reduce aún más el trabajo administrativo.
