Problema: De ce înregistrarea analogică a deficiențelor ajunge la limita sa
La până la 75 % dintre toate construcțiile noi din Germania apar deficiențe, ceea ce face ca înregistrarea acestora să fie o sarcină centrală. Metoda clasică – bloc notes, dictafon și cameră foto digitală – provoacă un efort manual considerabil. Un studiu încercare a arătat că înregistrarea tradițională a deficiențelor, inclusiv procesarea ulterioară în birou, necesită 30,73 minute pentru fiecare deficiență. Această ruptură de mediu între șantier și birou duce la pierderi de informații și o rată de eroare de până la 15 % în transmiterea datelor.
Consecințele sunt grave: procese de deficiențe incompletă, termene limită ratate și o documentație incompletă, care nu are validitate în cazul unui litigiu. Costurile pentru eliminarea deficiențelor neidentificate pot ajunge rapid la peste 50.000 de euro. O documentație de construcție digitală lipsă sau deficitară nu afectează numai pretențiile tale la plată, ci și succesul întregului proiect. Fără un proces central, digital, urmărirea deficiențelor rămâne o întreprindere ineficientă și riscantă.
Soluția: funcții de bază ale unui software modern pentru înregistrarea digitală a deficiențelor
Un software modern pentru înregistrarea digitală a deficiențelor în construcții centralizează toate informațiile relevante într-un singur loc. Acesta înlocuiește soluțiile izolate și creează o bază de date unificată pentru toți participanții la proiect. Trecererea la o soluție digitală poate reduce timpul necesar managementului deficiențelor cu până la 8 ore pe săptămână. Iată funcțiile esențiale pe care un astfel de software trebuie să le ofere:
- Înregistrare mobilă direct la fața locului: Deficiențele sunt înregistrate cu smartphone-ul sau tabelta direct pe șantier, inclusiv fotografii, note și localizare exactă pe planul digital al construcției.
- Atribuire automată și urmărirea termenelor: Fiecare deficiență este atribuită direct subcontractorului responsabil, inclusiv un termen clar pentru remedieri. Sistemul monitorizează automat termenele.
- Documentație completă și conformă cu legea: Toți pașii – de la înregistrare, comunicare până la raportul de remediere a deficiențelor – sunt înregistrați cu marcaj de timp și sunt imuabili.
- Generarea automată de rapoarte: Listele de deficiențe și rapoartele de lucru sunt exportate ca PDF la apăsarea unui buton, reducând timpul de procesare în birou cu peste 80 %.
- Capacitate offline: Înregistrarea deficiențelor trebuie să funcționeze în mod fiabil și fără o conexiune activă la internet pe șantier.
Aceste funcții formează baza pentru o gestionare digitală a deficiențelor, care nu numai că economisește timp, dar asigură și calitatea.
Creșterea eficienței în practică: economii de timp și costuri prin procese digitale
Implementarea unei înregistrări digitale a deficiențelor duce la câștiguri de eficiență măsurabile. Un studiu arată că timpul necesar pentru fiecare deficiență scade de la peste 30 de minute la aproximativ 19 minute – o reducere de aproape 38 %. Această economisire de timp rezultă în principal din eliminarea procesării manuale ulterioare. În loc să corelezi fotografii și note cu dificultate, acest lucru se face direct în timpul înregistrării pe șantier, în doar 2,57 minute.
Pentru un manager de construcție care supervisează patru proiecte, aceasta înseamnă o economisire de timp săptămânală de până la opt ore. Timpul câștigat poate fi investit direct în controlul calității și coordonarea pe șantier. Urmărirea digitală a deficiențelor prin aplicație nu reduce doar efortul administrativ, ci accelerează și remedierile deficiențelor, deoarece informațiile ajung în timp real și fără ocolișuri la subcontractorul responsabil. Astfel, proiectele de construcții sunt finalizate mai punctual și cu mai puține pierderi. reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern beschleunigt auch die Mängelbehebung, da die Informationen in Echtzeit und ohne Umwege beim zuständigen Gewerk ankommen. Dadurch werden Bauprojekte pünktlicher und mit weniger Reibungsverlusten abgeschlossen.
Certitudine legală conform VOB/B și BGB: documentare de probe sigură
În caz de litigiu, o documentare completă și ușor de urmărit este esențială. Atât BGB (§ 634a) cât și VOB/B (§ 13) impun cerințe clare privind răspunderea pentru deficiențe. O înregistrare digitală a deficiențelor în construcții oferă probele necesare. Fiecare pas este marcat cu un timp de înregistrare și este stocat în mod imuabil. Acest lucru este deosebit de important în cazul notificării deficiențelor și stabilirii termenelor, pentru a nu periclita termenul de garanție de 4 ani conform VOB/B.
Dosarul digital al unei deficiențe conține toate informațiile relevante pentru o dispută juridică:
- Descriere exactă a deficienței: Texte clar formulate, susținute de fotografii și note vocale.
- Localizare clară: Marcaj pe planul digital, astfel încât să nu existe îndoieli cu privire la locația deficienței.
- Dovada comunicării: Istoricul complet al solicitărilor de remedieri a deficiențelor și răspunsurile subcontractorului.
- Documentarea acceptării: Proces-verbal al inspecției după eliminarea deficienței, inclusiv dovezi foto.
Această identificare structurată a datelor asigură că documentația ta respectă cerințele unei urmăriri a deficiențelor conform VOB și că îți poți susține pretențiile cu succes.
Implementarea în companie: Cum să treci la o soluție digitală
Cea mai mare provocare la implementarea de software nou este adesea acceptarea angajaților de pe șantier. Aplicațiile complexe cu un efort mare de formare eșuează adesea în practică. O înregistrare digitală de succes a deficiențelor trebuie astfel să fie, în primul rând, simplă. Soluțiile bazate pe instrumente cunoscute, cum ar fi WhatsApp, au o rată de acceptare de aproape 100 %, deoarece nu este necesară instalarea sau învățarea unei aplicații noi.
Cheia constă în a-i aduce pe angajați acolo unde comunică deja digital. În loc să încarci șantierul cu o altă aplicație, Valoon se integrează în procesele existente. Șeful de șantier sau muncitorul specializat semnalează o deficiență simplu printr-un mesaj WhatsApp către un număr de proiect. Platforma bazată pe AI de la Valoon prelucrează automat această informație în fundal și generează un ticket conform legii în sistem. Astfel se creează o aplicație simplă pentru șantier , fără ca cineva să aibă nevoie de o aplicație. Această simplitate reduce bariera de intrare la zero și asigură succesul digitalizării încă din prima zi.
Concluzie: Avantajul tău cu Valoon
Înregistrarea digitală a deficiențelor nu este un lux, ci o necesitate pentru orice companie modernă de construcții. Aceasta crește eficiența cu mai mult de o treime, scade costurile pentru remedierea deficiențelor și asigură certitudinea legala conform VOB/B și BGB. Cu Valoon, trecerea se face simplu și fără efort de formare, deoarece ne bazăm pe comunicarea testată prin WhatsApp.
Profită de Simplitate, Economii de timp und Certitudine legală. Asigură-te de procese clare, angajați mulțumiți și proiecte de construcții de succes. Rezervă acum demonstrația ta gratuită și convinge-te singur cât de simplă poate fi înregistrarea digitală a deficiențelor în construcții.
Mai multe linkuri
BIM Germania oferă o platformă centrală pentru Building Information Modeling (BIM) în Germania, care furnizează informații, resurse și rețele pentru transformarea digitală în construcții.
Pagina Asociației principale a industriei de construcții din Germania despre digitalizare conține informații despre inițiative, proiecte și poziții ale industriei de construcții referitoare la transformarea digitală.
Das Institutul Federal pentru cercetarea construcțiilor, orașului și spațiului (BBSR) a publicat o publicație specială privind digitalizarea industriei de construcții.
Wikipedia oferă un articol despre Regulile de atribuire și contractare pentru lucrări de construcții (VOB), care conține reglementări esențiale pentru contractele de construcții din Germania.
FAQ
Este o înregistrare digitală a deficiențelor sigură din punct de vedere legal?
Da, o înregistrare digitală a deficiențelor este sigură din punct de vedere legal atunci când este implementată corect. Este important ca software-ul să asigure o documentare completă și imuabilă cu marcaje de timp pentru fiecare pas al procesului. Aceasta îndeplinește cerințele VOB/B și BGB pentru asigurarea probelor.
Trebuie subcontractorii mei să folosească același software?
Nu, cu Valoon nu este necesar. Partenerii și subcontractorii tăi comunică pur și simplu prin WhatsApp. Informațiile sunt automat transformate în tichete structurate, conforme cu legea, fără ca subcontractorul să fie nevoit să instaleze sau să învețe o aplicație nouă.
Cât de repede poate fi implementată o înregistrare digitală a deficiențelor?
Implementarea Valoon este posibilă într-o singură zi. Deoarece nu sunt necesare instalații software sau cursuri complexe de formare pentru angajații de pe șantier, sistemul este imediat disponibil și poate fi utilizat direct în viața de zi cu zi a proiectului.
Funcționează înregistrarea deficiențelor și fără internet pe șantier?
Da, aplicațiile moderne pentru înregistrarea deficiențelor, inclusiv înregistrarea prin WhatsApp, funcționează offline. Datele sunt stocate temporar pe dispozitiv și sunt sincronizate automat de îndată ce există din nou o conexiune la internet. Astfel, nu se pierde nicio informație.
Ce economii de costuri sunt realiste prin managementul digital al deficiențelor?
Studiile arată că timpul total necesar pentru administrarea unei deficiențe poate fi redus cu aproape 38 %. În plus, există economii indirecte prin remedieri mai rapide ale deficiențelor, daune evitate și costuri mai mici în litigii.
Pot folosi o soluție digitală și pentru a genera rapoarte de lucru?
Da, un software bun pentru documentația de construcție integrează mai multe funcții. Din rapoartele zilnice, fotografii și deficiențele înregistrate, sistemul poate genera la apăsarea unui buton un raport de lucru complet și conforme cu legea, ceea ce reduce și mai mult efortul administrativ.
