Le problème avec la gestion analogique des papiers
Sur de nombreux chantiers, le tableau et le stylo dominent encore, ce qui entraîne des problèmes considérables chaque jour. Les notes manuscrites sont souvent illisibles, les formulaires se perdent dans le conteneur de chantier et le transfert des données au bureau est retardé jusqu’à trois jours. Cela crée un dangereux vide d’informations, où les décisions reposent sur des données obsolètes. Le transfert manuel des documents papier vers des systèmes numériques présente un taux d’erreur allant jusqu’à 15 %. Cette inefficacité ne coûte pas seulement en moyenne sept heures de travail par semaine, mais elle crée également une documentation incomplète. Sans un enregistrement clair et traçable, il devient difficile de prouver légalement son travail en cas de réclamations ultérieures. Ce manque de transparence et les ruptures médiatiques constantes représentent un risque majeur pour chaque projet de construction.
Avantages des formulaires numériques pour les entreprises de construction
La transition vers des formulaires numériques dans le bâtiment résout les problèmes fondamentaux de la documentation analogique et crée des avantages mesurables. Au lieu d’utiliser du papier, toutes les informations pertinentes sont directement saisies sur un appareil mobile et sont disponibles en temps réel pour tous les participants. Une étude de Fraunhofer IESE souligne que les entreprises de construction s’attendent à des processus plus efficaces et à une meilleure collaboration grâce à la numérisation. La collecte structurée de données via des check-lists numériques minimise les erreurs et garantit l’exhaustivité. Selon des experts du secteur, la numérisation des tâches routinières peut permettre une économie de temps et de coûts allant jusqu’à 70 %. Cette augmentation de l’efficacité résulte de l’élimination des saisies de données redondantes, de la réduction des temps de trajet entre le chantier et le bureau et de la disponibilité instantanée des informations. Le plus grand avantage réside dans la création d’un dossier de construction numérique centralisé, qui regroupe toutes les données au même endroit. La collecte numérique est la première étape vers une gestion de projet optimisée et juridiquement sûre.
Sécurité juridique grâce à une documentation conforme aux VOB et au RGPD
Une documentation complète et immuable est la meilleure protection contre les différends juridiques. L’Ordonnance sur les marchés publics de travaux (VOB) exige un enregistrement précis du déroulement de la construction, ce qui est difficile à garantir avec des formulaires papier. Les formulaires numériques, tels que ceux utilisés dans un journal de chantier numérique y remédient. Chaque saisie est horodatée et associée à l’utilisateur, créant ainsi une chronologie infalsifiable de tous les événements. Les photos des défauts ou des progrès de construction sont directement enregistrées dans le bon contexte et sont accessibles à tout moment. De plus, la collecte des données doit répondre aux exigences strictes du Règlement général sur la protection des données (RGPD), notamment lorsque des photos de personnes sont prises. Des systèmes modernes garantissent cela par un stockage sécurisé sur des serveurs de l’UE et une gestion claire des droits, de sorte que seules les personnes autorisées ont accès aux données sensibles. Ainsi, une documentation est créée qui a force probante en justice et protège votre entreprise.
Augmentation de l’efficacité sur le chantier et au bureau
Les formulaires numériques accélèrent les processus là où la valeur ajoutée a lieu : directement sur le chantier. Au lieu de remplir des formulaires manuellement, les employés peuvent saisir des données en quelques minutes via leur smartphone. Cela réduit considérablement les tâches administratives. Voici un aperçu des avantages :
- Transmission instantanée des données : Les informations du chantier sont disponibles au bureau sans délai.
- Rapports automatisés : Les rapports journaliers ou procès-verbaux sont automatiquement générés à partir des données saisies.
- Moins d’erreurs : Les champs prédéfinis et les informations obligatoires empêche les saisies incomplètes ou incorrectes.
- Documentation photo simple : Les images sont automatiquement associées au bon processus, sans tri manuel.
- Fonctionnalité hors ligne : Les données peuvent être saisies même sans connexion Internet et synchronisées plus tard.
Grâce à la collecte de données mobile la saisie des notes est entièrement éliminée. Cela libère des capacités au bureau qui peuvent être utilisées pour des tâches plus importantes, telles que la gestion de projet. Le temps gagné et la qualité des données améliorée mènent à des décisions plus rapides et à des projets plus rentables.
Acceptation dans l’équipe : surmonter l’obstacle du nouveau logiciel
Le meilleur logiciel est inutile s’il n’est pas accepté par l’équipe sur le chantier. Une étude de PwC de 2024 montre que, bien que 75 % des entreprises reconnaissent le potentiel des solutions numériques, leur mise en œuvre stagne. Souvent, cela est dû à des applications complexes nécessitant une longue période d’adaptation et rencontrant une résistance de la part des employés. La solution est un système qui s’intègre dans les flux de travail existants au lieu de les changer radicalement. Valoon agit exactement là-dessus en utilisant WhatsApp comme interface principale pour le chantier – un outil déjà utilisé quotidiennement par plus de 80 % des professionnels du bâtiment. Les employés n’ont pas besoin d’installer ou d’apprendre une nouvelle application, ce qui réduit l’obstacle à l’acceptation à zéro. Ils communiquent et documentent dans un environnement familier, tandis que les données sont automatiquement et légalement sécurisées en arrière-plan pour le rapport de chantier de manière structurée. Cette approche garantit que la numérisation est soutenue dès le départ par tous.
Cas d’utilisation : du rapport quotidien de chantier à la gestion des défauts
Les formulaires numériques déploient leur puissance dans l’application quotidienne et couvrent toutes les obligations de documentation essentielles. La collecte structurée garantit une base de données unifiée et complète tout au long du projet. Voici deux exemples clés :
Gestion numérique des défauts
La collecte et le suivi des défauts sont un processus critique. Avec un formulaire numérique, un défaut est enregistré en moins d’une minute : prendre une photo, ajouter une brève description et attribuer immédiatement à un sous-traitant. L’ensemble du processus, de la notification à la correction, est documenté de manière transparente dans la collecte numérique des défauts . Cela raccourcit les temps de réponse et garantit qu’aucune tâche n’est perdue.
Rapports journaliers automatisés
Le rapport journalier est souvent une corvée ennuyeuse. Grâce à la documentation automatisée , toutes les informations saisies au cours de la journée – photos, notes, données météorologiques, employés présents – sont automatiquement rassemblées le soir dans un rapport conforme aux VOB. Les chefs de projet économisent ainsi jusqu’à cinq heures par semaine et peuvent se concentrer sur la gestion du projet. Ces applications pratiques montrent comment les formulaires numériques facilitent concrètement le quotidien professionnel.
Conclusion : votre avantage avec des formulaires numériques
La transition du papier aux formulaires numériques n’est pas un projet informatique compliqué, mais un simple pas avec un impact énorme. Ils résolvent le chaos quotidien de la gestion des papiers et créent des processus clairs et efficaces. Avec une solution comme Valoon, axée sur la simplicité et l’acceptation, vous surmontez les obstacles typiques de la numérisation dans la construction. Les trois principaux avantages sont : Simplicité grâce à l’utilisation d’outils familiers comme WhatsApp, Économie de temps grâce à l’automatisation des rapports et à l’élimination du travail en double, ainsi que Sécurité juridique grâce à une documentation complète et immuable. Faire maintenant le pas vers une documentation de chantier plus efficace et plus sûre. Réservez votre démo gratuite et découvrez comment Valoon digitalise vos formulaires.
Plus de liens
Fraunhofer IESE fournit des aperçus d’une étude sur la numérisation dans le secteur de la construction.
PwC informe sur une étude du secteur de la construction 2023, qui met en lumière les déficits de numérisation et les progrès en matière de durabilité.
L’Association centrale des ouvriers du bâtiment allemands (ZDB) met à disposition un document de position sur la numérisation dans le secteur de la construction.
L’Institut fédéral de la statistique (Destatis) propose un article sur le potentiel de numérisation dans les statistiques des activités de construction.
Le Ministère fédéral des Transports et des infrastructures numériques (BMV) informe sur le Modèle d’information bâtiment (BIM).
BIM Allemagne sert de plateforme centrale pour la numérisation du secteur de la construction.
Le VDI fournit des informations sur la réglementation 2555 feuille 1 concernant la logistique du bâtiment, les processus et les domaines d’action.
FAQ
Mes employés doivent-ils installer une nouvelle application ?
Non, pas avec Valoon. Vos employés sur le chantier utilisent simplement WhatsApp pour envoyer des photos, des messages vocaux et des textes. Notre plateforme traite automatiquement ces informations en arrière-plan et en crée des documents légalement sécurisés. Aucun téléchargement ni formation n’est requis.
Les données saisies numériquement sont-elles juridiquement sûres ?
Oui. Toutes les données saisies via Valoon sont horodatées et stockées de manière immuable sur des serveurs allemands. La documentation est conforme au RGPD et répond aux exigences des VOB pour une preuve ininterrompue.
Que se passe-t-il si aucune connexion Internet n’est disponible sur le chantier ?
Ce n’est pas un problème. WhatsApp stocke les messages même sans connexion Internet active entre deux et les envoie dès que l’appareil est de nouveau en ligne. Les données ne sont donc pas perdues et sont automatiquement ajoutées.
Pour quels types de formulaires puis-je utiliser Valoon ?
Valoon est facilement adaptable pour une variété de documents. Cela inclut les rapports journaliers de chantier, les notifications de défauts, les relevés de mesures, les fiches horaires, les listes de contrôle pour les inspections de sécurité et des protocoles personnalisés. Vous définissez quelles informations vous avez besoin.
À quelle vitesse puis-je commencer à utiliser des formulaires numériques ?
Le démarrage avec Valoon est possible en un jour. Étant donné qu’aucune installation de logiciel ni formation complexe pour votre équipe sur le chantier n’est nécessaire, vous pouvez immédiatement commencer à numériser vos processus et à bénéficier des avantages.
Combien cela coûte-t-il pour les employés sur le chantier ?
Pour les employés sur le chantier, l’utilisation est entièrement gratuite. Des frais ne s’appliquent qu’aux utilisateurs au bureau qui gèrent et analysent les données traitées dans l’application web. Cela abaisse le seuil d’entrée et favorise l’acceptation.
