El problema con la gestión analógica de papeles
En muchas obras todavía dominan las tablillas y el bolígrafo, lo que provoca problemas significativos a diario. Las notas manuscritas a menudo son ilegibles, los formularios se pierden en el contenedor de la obra y la transferencia de datos a la oficina se retrasa hasta tres días. Esto conduce a un peligroso vacío de información, donde las decisiones se basan en datos desactualizados. La transferencia manual de documentos en papel a sistemas digitales conlleva una tasa de error de hasta el 15%. Esta ineficiencia no solo cuesta un promedio de siete horas laborales por semana, sino que también crea una documentación incompleta. Sin un registro limpio y verificable, será difícil demostrar tu trabajo de manera legal en futuras reclamaciones de garantía. Esta falta de transparencia y los constantes fracasos de medios representan un riesgo significativo para cualquier proyecto de construcción.
Ventajas de los formularios digitales para empresas de construcción
La transición a formularios digitales en la construcción resuelve los problemas principales de la documentación analógica y crea ventajas medibles. En lugar de papel, toda la información relevante se recopila directamente en un dispositivo móvil y está disponible en tiempo real para todos los involucrados. Un estudio del Fraunhofer IESE destaca que las empresas de construcción esperan procesos más eficientes y una mejor colaboración gracias a la digitalización. La recopilación de datos estructurada a través de listas de verificación digitales minimiza errores y garantiza la integridad. Según expertos de la industria, la digitalización de tareas rutinarias puede permitir un ahorro de tiempo y costos de hasta el 70%. Este aumento de eficiencia resulta de la eliminación de la entrada de datos duplicada, la reducción de tiempos de viaje entre la obra y la oficina, y la disponibilidad inmediata de información. La mayor ventaja radica en la creación de un expediente de construcción digital centralizado que agrupa todos los datos en un solo lugar. La captura digital es el primer paso hacia una gestión de proyectos optimizada y legalmente segura.
Seguridad jurídica a través de documentación conforme a VOB y GDPR
Una documentación completa e inalterable es la mejor garantía contra disputas legales. La Normativa de Contratación y Construcción (VOB) exige un registro preciso del proceso de construcción, que con formularios en papel es difícil de garantizar. Los formularios digitales, como los que se utilizan en un diario de obra digital proporcionan solución. Cada entrada se marca con una fecha y hora, así como con el nombre del responsable, creando una crónica a prueba de manipulaciones de todos los eventos. Las fotos de defectos o avances de la construcción se guardan directamente en el contexto correcto y son accesibles en cualquier momento. Además, la recopilación de datos debe cumplir con los estrictos requisitos del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), especialmente cuando se toman fotos de personas. Los sistemas modernos garantizan esto mediante un almacenamiento seguro en servidores de la UE y una clara gestión de derechos, de modo que solo las personas autorizadas puedan acceder a los datos sensibles. Así se crea una documentación que es válida en tribunales y protege a tu empresa.
Aumento de la eficiencia en la obra y en la oficina
Los formularios digitales aceleran los procesos donde se genera valor: directamente en la obra. En lugar de completar formularios manualmente, los empleados pueden ingresar datos en pocos minutos a través de su smartphone. Esto reduce significativamente la carga administrativa. Las ventajas en resumen:
- Transferencia de datos inmediata: La información de la obra está disponible en la oficina sin demora.
- Informes automatizados: Los informes diarios o protocolos se generan automáticamente a partir de los datos recopilados.
- Menos errores: Los campos predefinidos y los datos obligatorios evitan entradas incompletas o incorrectas.
- Documentación fotográfica sencilla: Las imágenes se asignan directamente al procedimiento correcto, sin necesidad de clasificaciones manuales.
- Capacidad offline: Los datos también se pueden recopilar sin conexión a Internet y sincronizarse más tarde.
Gracias a la recopilación de datos móvil se elimina por completo la transcripción de notas. Esto libera capacidades en la oficina que pueden utilizarse para tareas más importantes, como la gestión del proyecto. El tiempo ganado y la mejora de la calidad de los datos conducen a decisiones más rápidas y proyectos más rentables. Dies setzt im Büro Kapazitäten frei, die für wichtigere Aufgaben wie die Projektsteuerung genutzt werden können. Die gewonnene Zeit und die verbesserte Datenqualität führen zu schnelleren Entscheidungen und profitableren Projekten.
Aceptación en el equipo: superando la barrera del nuevo software
El mejor software es inútil si no es aceptado por el equipo en la obra. Un estudio de PwC de 2024 demuestra que, aunque el 75% de las empresas reconocen el potencial de las soluciones digitales, la implementación se estanca. A menudo esto se debe a aplicaciones complejas que requieren una larga capacitación y generan resistencia entre los empleados. La solución es un sistema que se integra en los flujos de trabajo existentes en lugar de transformarlos por completo. Valoon aborda exactamente esto, al utilizar WhatsApp como la interfaz principal para la obra: una herramienta ya utilizada diariamente por más del 80 % de los profesionales de la construcción. Los empleados no necesitan instalar o aprender una nueva aplicación, lo que reduce la barrera de aceptación a cero. Se comunican y documentan en un entorno familiar, mientras que los datos se estructuran automáticamente en segundo plano de manera legal segura para el protocolo de construcción Este enfoque asegura que la digitalización sea apoyada desde el principio por todos.
Casos de uso: Desde el informe diario de obra hasta la gestión de defectos
Los formularios digitales demuestran su fortaleza en el uso diario y cubren todos los deberes de documentación fundamentales. La recopilación estructurada asegura una base de datos uniforme y completa a lo largo de todo el proyecto. Aquí hay dos ejemplos centrales:
Gestión digital de defectos
La identificación y seguimiento de defectos es un proceso crítico. Con un formulario digital, un defecto se registra en menos de un minuto: tomar una foto, añadir una breve descripción y asignarlo directamente a un subcontratista. Todo el proceso, desde el informe hasta la corrección, se documenta de manera transparente en la recopilación digital de defectos Esto acorta los tiempos de respuesta y asegura que ninguna tarea se pierda. Informes diarios automatizados
El informe diario de obra suele ser una tarea molesta. Gracias a la
documentación de obra automatizada automatisierte Baudokumentation toda la información recopilada durante el día – fotos, notas, datos meteorológicos, empleados presentes – se combina automáticamente por la noche en un informe conforme a la VOB. Los jefes de proyecto ahorran así hasta cinco horas a la semana y pueden concentrarse en la gestión del proyecto. Estas aplicaciones prácticas muestran cómo los formularios digitales facilitan la vida laboral concreta.
Conclusión: Tu ventaja con formularios digitales
La transición de formularios en papel a digitales no es un proyecto de TI complicado, sino un paso simple con un enorme impacto. Resuelve el caos diario de la gestión de papeles y crea procesos claros y eficientes. Con una solución como Valoon, que prioriza la simplicidad y la aceptación, superas las típicas barreras de la digitalización en la construcción. Los tres beneficios centrales son: Simplicidad al utilizar herramientas familiares como WhatsApp, Ahorro de tiempo gracias a la automatización de informes y la eliminación de trabajos duplicados, así como Seguridad jurídica a través de una documentación completa e inalterable. Da ahora el paso hacia una documentación de construcción más eficiente y segura. Programa tu demostración gratuita y descubre cómo Valoon digitaliza tus formularios.
Más enlaces
El Fraunhofer IESE ofrece información sobre un estudio de digitalización en el sector de la construcción.
PwC informa sobre un estudio de la industria de la construcción en 2023 que destaca deficiencias en digitalización y avances en sostenibilidad.
La Asociación Central de la Industria de la Construcción Alemana (ZDB) presenta un documento de posición sobre la digitalización en la construcción.
La Oficina Federal de Estadística (Destatis) ofrece un artículo sobre el potencial de digitalización en las estadísticas de la actividad constructiva.
El Ministerio Federal de Transporte y Digitalización (BMV) informa sobre el Modelado de Información de Construcción (BIM).
BIM Alemania sirve como plataforma central para la digitalización del sector de la construcción.
El VDI ofrece información sobre la directriz 2555 parte 1 sobre logística de construcción, procesos y áreas de acción.
FAQ
¿Debo instalar una nueva aplicación para mis empleados?
No, con Valoon no. Tus empleados en la obra simplemente utilizan WhatsApp para enviar fotos, mensajes de voz y textos. Nuestra plataforma procesa esta información automáticamente en segundo plano y crea documentos legalmente seguros a partir de ellos. No se requiere descarga ni capacitación.
¿Los datos recopilados digitalmente son legalmente seguros?
Sí. Todos los datos recopilados a través de Valoon se marcan con un sello de tiempo y se almacenan de forma inalterable en servidores alemanes. La documentación es conforme a GDPR y cumple con los requisitos de la VOB para una trazabilidad completa.
¿Qué sucede si no hay Internet disponible en la obra?
No hay problema. WhatsApp guarda los mensajes incluso sin conexión a Internet activa y los envía tan pronto como el dispositivo esté en línea nuevamente. Los datos no se pierden y se ingresan automáticamente más tarde.
¿Para qué tipos de formularios puedo utilizar Valoon?
Valoon es flexible para una variedad de documentos. Estos incluyen informes diarios de obra, informes de defectos, mediciones, hojas de horas, listas de verificación para inspecciones de seguridad y protocolos personalizados. Tú defines qué información necesitas.
¿Qué tan rápido puedo comenzar a usar formularios digitales?
El inicio con Valoon es posible en un día. Como no se requiere instalación de software ni capacitación extensa para tu equipo en la obra, puedes comenzar de inmediato a digitalizar tus procesos y beneficiarte de las ventajas.
¿Cuánto cuesta la utilización para los empleados en la obra?
Para los empleados en la obra, el uso es completamente gratuito. Los costos solo se aplican a los usuarios en la oficina que gestionan y evalúan los datos procesados en la aplicación web. Esto reduce la barrera de entrada y fomenta la aceptación.
