Problema cu birocrația analogică
Pe multe șantiere, încă domină clipboard-ul și pixul, ceea ce conduce zilnic la probleme semnificative. Notele scrise de mână sunt adesea ilizibile, formularele se pierd în containerul de pe șantier, iar transferul datelor în birou întârzie cu până la trei zile. Acest lucru duce la un vacuum de informații periculos, în care deciziile se bazează pe date învechite. Transferul manual al documentelor pe hârtie în sisteme digitale presupune o rată de eroare de până la 15%. Această ineficiență costă nu doar în medie șapte ore de muncă pe săptămână, ci creează și o documentație incompletă. Fără o înregistrare clară și ușor de urmărit, va fi dificil să dovediți legal munca dvs. în cazul unor reclamații ulterioare. Această lipsă de transparență și întreruperea constantă a fluxului de informații reprezintă un risc semnificativ pentru orice proiect de construcție.
Avantajele formularelor digitale pentru companiile de construcții
Trecerea la formulare digitale în construcții rezolvă problemele fundamentale ale documentației analogice și creează avantaje măsurabile. În loc de hârtie, toate informațiile relevante sunt înregistrate direct pe un dispozitiv mobil și sunt disponibile în timp real pentru toți cei implicați. Un studiu realizat de Fraunhofer IESE subliniază că companiile de construcții se așteaptă ca digitalizarea să le aducă în special procese mai eficiente și o colaborare mai bună. Colectarea structurată a datelor prin liste de verificare digitale minimizează erorile și asigură completitudinea. Potrivit experților din industrie, digitalizarea sarcinilor de rutină poate permite economii de timp și costuri de până la 70%. Această creștere a eficienței rezultă din eliminarea introducerii duble de date, reducerea timpului de călătorie între șantier și birou și disponibilitatea imediată a informațiilor. Cel mai mare avantaj este crearea unui dosar de construcție digital centralizat, care concentrează toate datele într-un singur loc. Colectarea digitală a datelor este primul pas către o gestionare optimizată și legală a proiectului.
Siguranță juridică prin documentație conformă cu VOB și RGPD
O documentație completă și imuabilă este cea mai bună protecție împotriva disputelor legale. Regulamentul privind atribuirea și contractarea lucrărilor de construcție (VOB) solicită o înregistrare precisă a desfășurării lucrărilor, care este greu de asigurat cu formulare pe hârtie. Formularele digitale, cum ar fi cele utilizate într-un caiet de sarcini digital oferă o soluție. Fiecare introducere este marcată cu un timestamp și autorul, creând astfel o cronologie fărăr falsificări a tuturor evenimentelor. Fotografii ale defectelor sau progresului construcției sunt stocate direct în contextul corect și pot fi accesibile oricând. În plus, colectarea datelor trebuie să respecte cerințele stricte ale Regulamentului General privind Protecția Datelor (RGPD), în special atunci când sunt realizate fotografii ale persoanelor. Sistemele moderne garantează acest lucru prin stocarea sigură pe servere din UE și printr-o administrare clară a drepturilor, astfel încât numai persoanele autorizate să aibă acces la datele sensibile. Astfel, se creează o documentație care rezistă în instanță și protejează compania dvs.
Creșterea eficienței pe șantier și în birou
Formularele digitale accelerează procesele acolo unde se realizează crearea de valoare: direct pe șantier. În loc să completeze formulare manual, angajații pot introduce date în câteva minute prin smartphone. Acest lucru reduce semnificativ sarcina administrativă. Avantajele pe scurt:
- Transmiterea imediată a datelor: Informațiile de pe șantier sunt disponibile în birou fără întârziere.
- Rapoarte automatizate: Rapoartele zilnice sau procesele verbale sunt generate automat din datele colectate.
- Mai puține erori: Câmpurile predefinite și informațiile obligatorii împiedică introducerile incomplete sau greșite.
- Documentare foto simplificată: Imaginile sunt asociate direct cu procesul corect, fără a necesita sortare manuală.
- Funcționalitate offline: Datele pot fi colectate și fără o conexiune la internet, și ulterior sincronizate.
Prin colectarea de date mobile se elimină complet transcrierea notițelor. Acest lucru eliberează capacități în birou care pot fi utilizate pentru sarcini mai importante, cum ar fi managementul proiectelor. Timpul câștigat și calitatea îmbunătățită a datelor duc la decizii mai rapide și la proiecte mai profitabile.
Acceptare în echipă: depășirea obstacolului noii aplicații
Cea mai bună aplicație este inutilă dacă nu este acceptată de echipa de pe șantier. Un studiu PwC din 2024 arată că, deși 75% dintre companii recunosc potențialul soluțiilor digitale, implementarea stagnează. De multe ori, acest lucru se datorează cerințelor de aplicare complexe, care necesită o perioadă lungă de adaptare și cu care angajații se confruntă cu rezistență. Soluția este un sistem care se integrează în fluxurile de lucru existente, în loc să le schimbe complet. Valoon abordează exact acest aspect, folosind WhatsApp ca interfață principală pentru șantier – un instrument deja folosit zilnic de peste 80% dintre profesioniștii din construcții. Angajații nu trebuie să instaleze o nouă aplicație sau să învețe, ceea ce reduce hiba de acceptare la zero. Ei comunică și documentează într-un mediu familiar, în timp ce datele sunt procesate automat și legal pentru proiectul de construcție structurat. Această abordare asigură că digitalizarea este susținută de toți de la început.
Cazuri de utilizare: de la raportul de zi la managementul defectelor
Formularele digitale își desfășoară puterea în utilizarea zilnică și acoperă toate obligațiile centrale de documentație. Colectarea structurată asigură o bază de date unitară și completă pe parcursul întregului proiect. Iată două exemple centrale:
Managementul defectelor digitale
Colectarea și urmărirea defectelor este un proces critic. Cu un formular digital, un defect este înregistrat în mai puțin de un minut: Faceți o fotografie, adăugați o descriere scurtă și alocați-o direct unui subcontractor. Întregul proces, de la raportare la rezolvare, este documentat transparent în colectarea digitală a defectelor . Acest lucru scurtează timpii de reacție și asigură că nicio sarcină nu este pierdută.
Rapoarte automate de șantier
Raportul zilnic de șantier este adesea o corvoadă. Prin intermediul documentației automate a construcțiilor toate informațiile colectate pe parcursul zilei – fotografii, note, date meteorologice, angajați prezenți – sunt compilate automat seara într-un raport conform VOB. Managerii de proiect economisesc astfel până la cinci ore pe săptămână și se pot concentra pe managementul proiectului. Aceste aplicații practice demonstrează cum formularele digitale facilitează în mod concret activitatea zilnică.
Concluzie: Avantajul tău cu formularele digitale
Trecerea de la formularele pe hârtie la cele digitale nu este un proiect IT complicat, ci un pas simplu cu un impact enorm. Ele rezolvă haosul zilnic al birocrației și creează procese clare și eficiente. Cu o soluție precum Valoon, care pune accent pe simplitate și acceptare, veți depăși obstacolele tipice ale digitalizării în construcții. Cele trei avantaje fundamentale sunt: Simplitatea prin utilizarea unor instrumente familiare cum ar fi WhatsApp, Economia de timp prin automatizarea rapoartelor și eliminarea muncii redundante, precum și Siguranța juridică prin o documentație completă și imuabilă. Faceți acum pasul către o documentație de construcție mai eficientă și mai sigură. Rezervați o demonstrație gratuită și descoperiți cum Valoon digitalizează formularele dvs.
Mai multe linkuri
Fraunhofer IESE oferă informații despre un studiu privind digitalizarea în domeniul construcțiilor.
PwC informează despre un studiu din 2023 asupra domeniului construcțiilor, care evidențiază deficiențele în digitalizare și progresele în domeniul sustenabilității.
Asociația centrală a industriei de construcții din Germania (ZDB) oferă un document de poziție privind digitalizarea în domeniul construcțiilor.
Oficiul Federal de Statistică (Destatis) oferă un articol despre potențialul de digitalizare în statistica activităților de construcție.
Ministerul Federal al Transporturilor și Infrastructurii Digitale (BMV) informează despre Modelarea Informațiilor în Construcție (BIM).
BIM Germania servește ca platformă centrală pentru digitalizarea domeniului construcțiilor.
VDI oferă informații despre regulamentul 2555, pagina 1, despre logistica în construcții, procese și domenii de acțiune.
FAQ
Trebuie să-și instaleze angajații o aplicație nouă?
Nu, cu Valoon nu. Angajații dvs. de pe șantier folosesc pur și simplu WhatsApp pentru a trimite fotografii, mesaje vocale și texte. Platforma noastră procesează aceste informații automat în fundal și creează documente legale din acestea. Nu este necesară nicio descărcare sau instruire.
Datele digitale înregistrate sunt legale?
Da. Toate datele înregistrate prin Valoon sunt marcate cu un timestamp și stocate imuabil pe servere germane. Documentația este conformă RGPD și îndeplinește cerințele VOB pentru o dovadă completă.
Ce se întâmplă dacă nu este disponibil internet pe șantier?
Aceasta nu este o problemă. WhatsApp stochează mesajele și fără o conexiune activă la internet între și le trimite de îndată ce dispozitivul revine online. Așadar, datele nu se pierd și sunt automat completate.
Pentru ce tipuri de formulare pot folosi Valoon?
Valoon este flexibil utilizabil pentru o varietate de documente. Acestea includ rapoarte de lucru zilnice, declarații de defecte, măsurători, foi de ore, liste de verificare pentru inspecția de siguranță și protocoale individuale. Dumneavoastră definiți ce informații aveți nevoie.
Cât de repede pot începe utilizarea formularelor digitale?
Începerea cu Valoon este posibilă în termen de o zi. Deoarece nu este necesară instalarea de software sau instruirea complexă pentru echipa dvs. de pe șantier, puteți începe imediat să digitalizați procesele și să beneficiați de avantaje.
Ce costuri implică utilizarea pentru angajații de pe șantier?
Pentru angajații de pe șantier, utilizarea este complet gratuită. Costurile sunt aplicabile doar utilizatorilor din birou care gestionează și analizează datele prelucrate în aplicația web. Acest lucru reduce bariera de intrare și încurajează acceptarea.
