O problema com a burocracia analógica
Em muitos canteiros de obras, o prancheta e a caneta ainda dominam, o que gera problemas significativos diariamente. Anotações à mão são frequentemente ilegíveis, formulários se perdem no contêiner de obras e a transferência de dados para o escritório leva até três dias. Isso resulta em um perigoso vácuo de informações, onde decisões são baseadas em dados desatualizados. A transferência manual de documentos em papel para sistemas digitais apresenta uma taxa de erro de até 15%. Essa ineficiência não só custa, em média, sete horas de trabalho por semana, mas também cria uma documentação incompleta. Sem um registro claro e rastreável, torna-se difícil provar sua própria obra de forma legal em reivindicações de garantia posteriores. Essa falta de transparência e as constantes quebras de meio representam um risco significativo para qualquer projeto de construção.
Vantagens dos formulários digitais para empresas de construção
A transição para formulários digitais na construção resolve os problemas centrais da documentação analógica e cria benefícios mensuráveis. Em vez de papel, todas as informações relevantes são coletadas diretamente em um dispositivo móvel e estão disponíveis em tempo real para todos os envolvidos. Um estudo do Fraunhofer IESE destaca que as empresas de construção prometem processos mais eficientes e uma melhor colaboração com a digitalização. A coleta de dados estruturada por checklists digitais minimiza erros e garante a integridade. Segundo especialistas do setor, a digitalização de tarefas rotineiras pode permitir uma economia de tempo e custos de até 70%. Esse aumento de eficiência resulta da eliminação da duplicação de entrada de dados, da redução do tempo de deslocamento entre o canteiro de obras e o escritório e da imediata disponibilidade de informações. A maior vantagem está na criação de um dossiê de construção digital centralizado, que reúne todos os dados em um só lugar. A coleta digital é o primeiro passo para uma realização de projeto otimizada e juridicamente segura.
Segurança jurídica por documentação conforme à VOB e à DSGVO
Uma documentação completa e imutável é a melhor proteção contra disputas legais. A Ordinância de Contratação e Contratos para Serviços de Construção (VOB) exige um registro preciso do andamento da obra, que é difícil de garantir com formulários em papel. Formulários digitais, como os utilizados em um diário de construção digital oferecem uma solução. Cada entrada é marcada com um carimbo de data e hora e o responsável, criando uma cronologia infalsificável de todos os eventos. Fotos de defeitos ou progresso da construção são salvas diretamente no contexto adequado e estão disponíveis a qualquer momento. Além disso, a coleta de dados deve atender às rigorosas exigências do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (DSGVO), especialmente quando fotos de pessoas são tiradas. Sistemas modernos garantem isso através de armazenamento seguro em servidores da UE e uma clara gestão de direitos, de forma que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a dados sensíveis. Assim, cria-se uma documentação que é válida em tribunal e protege sua empresa.
Aumento da eficiência no canteiro de obras e no escritório
Formulários digitais aceleram os processos onde a geração de valor ocorre: diretamente no canteiro de obras. Em vez de preencher formulários manualmente, os funcionários podem inserir dados em poucos minutos através de seus smartphones. Isso reduz significativamente o esforço administrativo. Os benefícios em um resumo:
- Transmissão imediata de dados: Informações do canteiro de obras estão disponíveis no escritório sem demora.
- Relatórios automatizados: Relatórios diários ou protocolos são gerados automaticamente a partir dos dados coletados.
- Menos erros: Campos predefinidos e informações obrigatórias evitam entradas incompletas ou incorretas.
- Documentação fotográfica simples: Imagens são associadas diretamente ao processo correto, sem necessidade de ordenação manual.
- Funcionalidade offline: Dados podem ser coletados mesmo sem conexão com a internet e sincronizados posteriormente.
Através da coleta de dados móvel elimina-se completamente a necessidade de transcrição de anotações. Isso libera capacidades no escritório que podem ser usadas para tarefas mais importantes, como a gestão de projetos. O tempo ganho e a melhoria na qualidade dos dados levam a decisões mais rápidas e projetos mais lucrativos.
Aceitação na equipe: superando a barreira do novo software
O melhor software é inútil se não for adotado pela equipe no canteiro de obras. Um estudo da PwC de 2024 mostra que, apesar de 75% das empresas reconhecerem o potencial das soluções digitais, a implementação está estagnada. Muitas vezes, isso se deve a aplicações complexas que exigem um longo período de adaptação e que encontram resistência entre os funcionários. A solução é um sistema que se integre aos fluxos de trabalho existentes, em vez de mudá-los completamente. A Valoon age exatamente nesse aspecto, utilizando o WhatsApp como principal interface para o canteiro de obras – uma ferramenta que já é usada diariamente por mais de 80% dos profissionais da construção. Os funcionários não precisam instalar ou aprender um novo aplicativo, o que reduz a barreira de aceitação a zero. Eles comunicam e documentam em um ambiente familiar, enquanto os dados são automaticamente e legalmente estruturados em segundo plano para o protocolo de construção . Essa abordagem garante que a digitalização seja apoiada desde o início por todos.
Casos de uso: do relatório diário de obra à gestão de defeitos
Os formulários digitais mostram sua força na aplicação diária e abrangem todas as obrigações centrais de documentação. A coleta estruturada garante uma base de dados uniforme e completa ao longo de todo o projeto. Aqui estão dois exemplos centrais:
Gestão de defeitos digital
A coleta e rastreamento de defeitos é um processo crítico. Com um formulário digital, um defeito é registrado em menos de um minuto: tirar uma foto, adicionar uma breve descrição e atribuí-lo diretamente a um subcontratado. Todo o processo, desde a notificação até a correção, é documentado de forma transparente na coleta de defeitos digitais . Isso reduz os tempos de resposta e garante que nenhuma tarefa seja perdida. Relatórios diários de obra automatizados
Automatisierte Bautagesberichte
O relatório diário de obra é muitas vezes uma tarefa cansativa. Graças à documentação automatizada da obra todas as informações coletadas durante o dia – fotos, anotações, dados meteorológicos, funcionários presentes – são automaticamente reunidas à noite em um relatório conforme à VOB. Os gerentes de projeto economizam assim até cinco horas por semana e podem se concentrar na gestão do projeto. Essas aplicações práticas mostram como os formulários digitais facilitam concretamente o cotidiano de trabalho.
Conclusão: sua vantagem com formulários digitais
A transição do papel para formulários digitais não é um projeto complicado de TI, mas um passo simples com um enorme impacto. Você resolve o caos diário da burocracia e cria processos claros e eficientes. Com uma solução como a Valoon, que prioriza a simplicidade e a aceitação, você supera as barreiras típicas da digitalização na construção. Os três principais benefícios são: Simplicidade através do uso de ferramentas familiares como o WhatsApp, Economia de tempo através da automação de relatórios e eliminação de trabalho duplicado e Segurança jurídica através de uma documentação completa e imutável. Dê agora o passo rumo a uma documentação de obra mais eficiente e segura. Agende sua demonstração gratuita e descubra como a Valoon digitaliza seus formulários.
Mais Links
Fraunhofer IESE oferece insights sobre um estudo sobre a digitalização no setor da construção.
PwC informa sobre um estudo do setor da construção de 2023, que destaca deficiências e progressos na área da sustentabilidade.
A Associação Central da Indústria da Construção da Alemanha (ZDB) apresenta um documento de posição sobre a digitalização na construção.
O Escritório Federal de Estatísticas (Destatis) oferece um artigo sobre o potencial de digitalização nas estatísticas de atividades da construção.
O Ministério Federal dos Transportes e da Infraestrutura Digital (BMV) informa sobre o Building Information Modeling (BIM).
BIM Alemanha serve como plataforma central para a digitalização da construção.
O VDI oferece informações sobre a diretriz 2555, folha 1, sobre logística da construção, processos e áreas de atuação.
FAQ
Meus funcionários precisam instalar um novo aplicativo?
Não, com a Valoon não. Seus funcionários no canteiro de obras usam simplesmente o WhatsApp para enviar fotos, mensagens de voz e textos. Nossa plataforma processa essas informações automaticamente em segundo plano e gera documentos jurídicos. Não é necessário download nem treinamento.
Os dados coletados digitalmente são seguros do ponto de vista jurídico?
Sim. Todos os dados coletados via Valoon são marcados com um carimbo de data e hora e armazenados de forma imutável em servidores alemães. A documentação está em conformidade com a DSGVO e atende aos requisitos da VOB para uma prova completa.
O que acontece se não houver internet disponível no canteiro de obras?
Isso não é um problema. O WhatsApp armazena mensagens mesmo sem uma conexão de internet ativa e as envia assim que o dispositivo voltar a ficar online. Os dados não se perdem e são automaticamente atualizados.
Para quais tipos de formulários posso usar a Valoon?
A Valoon é flexível e pode ser usada para uma variedade de documentos. Isso inclui relatórios diários de obra, notificações de defeitos, medições, folhas de ponto, checklists para inspeções de segurança e protocolos personalizados. Você define quais informações precisa.
Quão rapidamente posso começar a usar formulários digitais?
O início com a Valoon é possível dentro de um dia. Como não é necessária instalação de software nem treinamento complexo para sua equipe no canteiro de obras, você pode começar imediatamente a digitalizar seus processos e aproveitar os benefícios.
Qual é o custo de uso para os funcionários no canteiro de obras?
Para os funcionários no canteiro de obras, o uso é totalmente gratuito. Custos são apenas para os usuários no escritório, que gerenciam e avaliam os dados preparados na aplicação web. Isso reduz a barreira de entrada e promove a aceitação.
