Komunikacja na budowie to kluczowy czynnik sukcesu projektów budowlanych – mimo to wiele firm nadal korzysta z WhatsApp, chociaż nie nadaje się do tego celu. W tym wpisie na blogu dowiesz się, jakie wyzwania wynikają z niestrukturyzowanej komunikacji, braku dokumentacji i ryzyka w zakresie ochrony danych – oraz dlaczego specjalistyczne rozwiązania, takie jak Valoon , oferują bardziej efektywną, bezpieczną i inteligentną alternatywę.
WhatsApp na budowach – praktyczny, ale niewystarczający
Komunikacja na budowie jest kluczowa dla sukcesu projektów budowlanych. Jednak w wielu firmach nadal polega się na WhatsApp, aby koordynować się z zespołami i podwykonawcami. Wydaje się to praktyczne: każdy zna tę aplikację, jest szybko instalowana i gotowa do użycia. Ale to właśnie tutaj zaczyna się problem.
Mimo że WhatsApp jest idealny do prywatnej komunikacji, na budowach brakuje istotnych funkcji: strukturalnej dokumentacji, zgodności z RODO i efektywnego zarządzania zadaniami. Ważne informacje giną, powstają ryzyka w zakresie ochrony danych, a koordynacja cierpi. Krótko mówiąc: WhatsApp nie wystarcza do profesjonalnej komunikacji na budowie.
WhatsApp na budowach – rozpowszechniony, ale nieoptymalny
Dlaczego korzysta się z WhatsApp na budowach? Wielu kierowników budowy i zespołów projektowych sięga po WhatsApp, ponieważ jest to proste i szeroko stosowane. Zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez BauInfoConsult, 72 % osób związanych z budownictwem korzysta z WhatsApp do wewnętrznej koordynacji. Aplikacja umożliwia szybkie wiadomości, łatwą dokumentację zdjęciową oraz bezpośrednią komunikację z podwykonawcami. Ale to, co wydaje się wygodne na co dzień, wiąże się z dużymi wadami. Niestrukturyzowana komunikacja prowadzi do nieporozumień, utraty informacji i nieefektywnej pracy.
Największe problemy związane z korzystaniem z WhatsApp w komunikacji na budowie
- Brak struktury w komunikacji: Wiadomości, zdjęcia i zadania nie mogą być przypisane do konkretnego projektu.
- Problemy z ochroną danych: WhatsApp przechowuje dane na serwerach poza UE, automatycznie synchronizuje kontakty i narusza RODO.
- Brak strukturalnej dokumentacji: Raporty o wadach, dzienniki budowy i protokoły znikają w wątku czatu.
- Nieefektywne zarządzanie zadaniami: Priorytetyzacja i śledzenie zadań są niemożliwe.
Jakie wymagania powinna spełniać komunikacja na budowie
Efektywna komunikacja na budowie musi być zorganizowana, bezpieczna i efektywna. Powinna zapewniać organizację projektową, zgodne z RODO przechowywanie danych, integrację z dziennikami budowy i narzędziami do zarządzania projektami oraz intuicyjną obsługę.
- Zorganizowane foldery projektowe: Przechowywanie wiadomości i plików według projektu.
- Ochrona danych: Brak automatycznej synchronizacji kontaktów, prawa dostępu dla każdego użytkownika.
- Integracja narzędzi: Interfejsy do dzienników budowy, list wad i systemów ERP.
- Łatwość obsługi: Można używać na urządzeniach mobilnych i komputerach stacjonarnych bez długiego szkolenia.
Valoon – inteligentne rozwiązanie do komunikacji na budowie
Valoon łączy łatwe w użyciu funkcje komunikatora z profesjonalnymi funkcjami zarządzania budową. Wiadomości przesyłane przez WhatsApp są automatycznie strukturalizowane, przechowywane zgodnie z RODO, przypisywane do projektu i wprowadzane do dzienników budowy, list wad i list zadań. Międzynarodowe zespoły korzystają z tłumaczenia w czasie rzeczywistym, a raporty można eksportować bezpośrednio do formatu PDF lub innych formatów.
Zalety w skrócie:
- Zorganizowana komunikacja: Automatyczne przypisywanie wiadomości do projektów i zadań.
- Zgodność z ochroną danych: Brak synchronizacji kontaktów, serwery europejskie.
- Automatyczna dokumentacja: Informacje o postępach i raporty o wadach generowane z czatów.
- Funkcje tłumaczenia: Bariera językowa zostaje zniesiona.
- Rejestrowanie czasu i raporty: Raporty godzinowe i ryczałtowe wprowadzane bezpośrednio przez komunikator.
Valoon zapewnia płynność działania, minimalizuje błędy i zwiększa wydajność na budowie. Dowiedz się więcej teraz und Zabezpiecz wersję próbną!
Źródła: Ikony od Freepik, Kiranshastry, rsetiawan, Ilham Fitrotul Hayat, Vectors Tank i Uniconlabs z www.flaticon.com
„`
