La comunicación en la obra es un factor central de éxito para los proyectos de construcción, pero muchas empresas siguen usando WhatsApp, a pesar de que no es adecuado para este propósito. En esta entrada del blog, descubrirás qué desafíos surgen debido a la comunicación no estructurada, la falta de documentación y los riesgos de privacidad, y por qué soluciones especializadas como Valoon ofrecen una alternativa más eficiente, segura y inteligente.
WhatsApp en las obras – Práctico, pero insuficiente
La comunicación en la obra es crucial para el éxito de los proyectos de construcción. Sin embargo, muchas empresas todavía dependen de WhatsApp para coordinar con los equipos y subcontratistas. Parece práctico: todos conocen la aplicación, se instala rápidamente y está lista para usar. Pero aquí es donde comienza el problema.
Aunque WhatsApp es ideal para la comunicación privada, en las obras faltan funciones esenciales: documentación estructurada, conformidad con la GDPR y gestión de tareas eficiente. Se pierden información importante, surgen riesgos de privacidad y la coordinación se ve afectada. En resumen: WhatsApp no es suficiente para la comunicación profesional en la obra.
WhatsApp en las obras – Común, pero no óptimo
¿Por qué se utiliza WhatsApp en las obras? Muchos jefes de obra y equipos de proyecto recurren a WhatsApp porque es sencillo y ampliamente utilizado. Según un estudio de BauInfoConsult, el 72 % de los actores de la construcción utilizan WhatsApp para la coordinación interna. La aplicación permite enviar mensajes rápidos, una simple documentación fotográfica y comunicación directa con subcontratistas. Sin embargo, lo que parece conveniente en el día a día conlleva grandes desventajas. Una comunicación no estructurada genera malentendidos, pérdida de información y trabajo ineficiente.
Los mayores problemas en el uso de WhatsApp para la comunicación en obras
- Falta de estructura en la comunicación: Los mensajes, imágenes y tareas no pueden asignarse de manera específica a los proyectos.
- Problemas de privacidad: WhatsApp almacena datos en servidores fuera de la UE, sincroniza contactos automáticamente y viola la GDPR.
- Falta de documentación estructurada: Los informes de deficiencias, diarios de obra y protocolos se pierden en el historial de chat.
- Gestión de tareas ineficiente: No es posible priorizar ni hacer seguimiento de las tareas pendientes.
Qué requisitos debe cumplir una comunicación en la obra
Una comunicación efectiva en la obra debe ser estructurada, segura y eficiente. Debe ofrecer organización específica del proyecto, almacenamiento conforme con la GDPR, integración con diarios de obra y herramientas de gestión de proyectos, así como un manejo intuitivo.
- Carpetas de proyecto estructuradas: Archivar mensajes y archivos de acuerdo al proyecto.
- Privacidad: Sin sincronización automática de contactos, derechos de acceso por usuario.
- Integración de herramientas: Interfaz con diarios de obra, listas de deficiencias y sistemas ERP.
- Uso simple: Utilizable en móvil y escritorio sin largas capacitaciones.
Valoon – La solución inteligente para la comunicación en obras
Valoon combina la simpleza del uso de un mensajero con funciones profesionales de gestión de la construcción. Los mensajes enviados a través de WhatsApp se estructuran automáticamente, se almacenan de manera conforme con la GDPR, se asignan a proyectos específicos y se trasladan a diarios de obra, listas de deficiencias y listas de tareas. Los equipos internacionales se benefician de la traducción en tiempo real, y los informes se pueden exportar directamente a PDF u otros formatos.
Ventajas en un vistazo:
- Comunicación estructurada: Asignación automática de mensajes a proyectos y tareas.
- Conformidad con la privacidad: Sin sincronización de contactos, servidores europeos.
- Documentación automatizada: Generar informes de progreso e informes de deficiencias a partir de chats.
- Funciones de traducción: Se eliminan las barreras del idioma.
- Registro de horas e informes: Ingresar informes de horas y de trabajo directamente a través del mensajero.
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