Registro manual: um fator de custo oculto de mais de 10.000 € por projeto
A criação manual de atas após cada reunião de obra é um grande consumidor de tempo. Os gerentes de obra frequentemente gastam de 2 a 4 horas digitalizando anotações manuscritas e associando fotos. Esse esforço administrativo rapidamente soma mais de 150 horas em um projeto de construção de médio porte. Muitas empresas subestimam que essas horas podem resultar em custos diretos de projeto superiores a 10.000 €.
Ainda mais graves são os riscos legais. Um registro atrasado ou incompleto pode ser considerado como não aceito em caso de disputa. De acordo com VOB/B, uma documentação abrangente é essencial para a defesa de reivindicações. Um profissional software de relatório diário de obra resolve isso, padronizando o processo. A transição para uma solução digital não é apenas uma questão de eficiência, mas também de minimização de riscos.
Garantir segurança jurídica: requisitos de VOB e HOAI para sua ata
Uma ata de reunião deve cumprir mais do que apenas coletar anotações; deve servir como um documento à prova de provas. Embora não seja explicitamente exigido por lei, no contexto da supervisão da construção segundo HOAI e VOB/B, é fundamental para a aplicação de reivindicações. Um julgamento do BGH enfatiza a importância de uma documentação oportuna e fidedigna para sua força probatória.
Para ser considerado à prova de provas, uma ata deve atender a certos requisitos mínimos. Isso inclui:
- Nome e número do projeto
- Data, local, início e término da reunião
- Lista de todos os participantes presentes e ausentes, bem como do distribuidor
- Identificação clara do redator da ata
- Decisões, tarefas e responsabilidades claramente formuladas
- Prazos vinculativos para cada tarefa
- Referências a planos ou documentos relevantes
- Armazenamento seguro e envio rastreável
O não cumprimento desses padrões pode resultar em uma ata que não tem validade em tribunal. Um bom modelo de ata é o primeiro passo, mas apenas um software pode garantir a conformidade contínua. Assim, a documentação deixa de ser um mal desagradável e se torna um forte escudo jurídico para sua empresa.
Aumentar a eficiência: como um software centraliza a automação da criação de atas
A transição de modelos do Word para um software especializado em ata de reunião de obra transforma todo o fluxo de trabalho. Em vez de juntar manualmente as informações após a reunião, o software captura todos os dados diretamente no local. Isso reduz o tempo de criação de várias horas para muitas vezes menos de 30 minutos.
Sistemas modernos permitem distribuir tarefas diretamente da ata para as pessoas responsáveis, com prazos definidos. Fotos, gravações de voz e trechos de planos são automaticamente associados ao ponto correto da ata. A maior vantagem está na disponibilidade imediata: a ata final pode ser enviada a todos os envolvidos com um clique.
Essa automação evita a perda de informações e mal-entendidos que podem ocorrer na transferência manual de notas. Uma reunião de obra digital se torna assim um processo contínuo e altamente eficiente. O tempo ganho pode ser utilizado pelos gerentes de obra em suas tarefas principais: gerenciar e monitorar o canteiro de obras.
As 5 funções essenciais de um software moderno de atas
Ao selecionar um software para atas de reunião de obra, você deve prestar atenção a funções específicas que realmente facilitem o seu dia a dia. Uma boa solução oferece mais do que apenas um modelo digital. Aqui estão as cinco características mais importantes:
- Registro contínuo: Pontos abertos da última reunião são automaticamente transferidos para a nova ata, até serem marcados como “concluídos”. Isso evita que tarefas sejam perdidas e economiza cerca de 15 minutos por reunião.
- Gerenciamento de tarefas integrado: Cada decisão é convertida diretamente em uma tarefa com uma pessoa designada e data de vencimento. Isso aumenta a obrigatoriedade em mais de 80%.
- Capacidade offline: O aplicativo deve ser totalmente funcional mesmo sem conexão à internet no canteiro de obras, para garantir um registro contínuo.
- Envio à prova de revisões: O sistema registra quem recebeu a ata e quando a abriu, o que aumenta significativamente a segurança jurídica.
- Facilidade de uso sem imposição de aplicativos: A aceitação no canteiro de obras aumenta enormemente quando os funcionários podem se comunicar por canais familiares, como o WhatsApp, sem precisar instalar um novo aplicativo de reunião de obra. Essas funções garantem que o software não seja apenas uma ferramenta de documentação, mas um instrumento ativo de controle para seu projeto.
Diese Funktionen stellen sicher, dass die Software nicht nur ein Dokumentationswerkzeug ist, sondern ein aktives Steuerungsinstrument für Ihr Projekt wird.
Transparência para todos os stakeholders: acelere o fluxo de informações em 95%
Um dos maiores desafios na construção é o fluxo de informações fragmentado entre escritório, canteiro de obras e parceiros externos. Uma ata de reunião de obra digital, que esteja imediatamente acessível a todos, fecha essa lacuna de forma eficaz. Estudos mostram que cerca de 70% de todos os projetos de construção enfrentam problemas de comunicação.
Com uma solução de software central, todos os participantes do projeto têm acesso em tempo real ao estado atual, decisões tomadas e tarefas pendentes. Isso reduz consultas em cerca de 40% e evita erros caros que ocorrem devido a informações desatualizadas. A transparência de um sistema central garante que todos trabalhem com base nos mesmos fatos.
Essa disponibilidade de dados contínua é a base para uma moderna gestão de documentos na construção. Isso não apenas fortalece a colaboração na equipe, mas também a confiança do cliente, que pode acompanhar claramente o progresso do projeto. Assim, uma simples ata se transforma em uma poderosa ferramenta de comunicação do projeto.
A abordagem Valoon: registro sem necessidade de treinamento direto no WhatsApp
O melhor software não serve de nada se não for aceito pelos colaboradores no canteiro de obras. É exatamente aí que a Valoon atua e contorna o maior obstáculo na digitalização: o treinamento do usuário. Em vez de um novo aplicativo, a Valoon usa o canal de comunicação que já mais de 95% dos trabalhadores usam diariamente: o WhatsApp.
Os colaboradores enviam informações, fotos e mensagens de voz normalmente pelo WhatsApp. Nossa IA analisa esses dados em segundo plano, associa-os aos processos corretos e cria automaticamente uma ata de reunião de obra estruturada e juridicamente válida. Essa abordagem reduz a barreira de entrada a zero e garante uma taxa de aceitação de 100% no canteiro de obras.
Para os colabores no canteiro, o uso é completamente gratuito, o que facilita ainda mais a implementação. Enquanto a obra continua normalmente, o escritório recebe dados perfeitamente preparados para a documentação automatizada da construção.. Essa ponte entre o canteiro de obras e o escritório torna a Valoon singularmente eficiente.
Conclusão: sua vantagem com a Valoon – eficiente, simples e juridicamente segura
A transição para um software especializado em atas de reunião de obra não é um luxo, mas uma decisão estratégica para mais eficiência e menos risco. Você economiza até 5 horas por semana em esforço administrativo por gerente de obra e minimiza ao mesmo tempo o risco de disputas legais dispendiosas por meio de uma documentação abrangente e válida.
A Valoon vai ainda mais longe, focando na máxima simplicidade. Com a integração ao WhatsApp, toda a necessidade de treinamento para sua equipe no local é eliminada, garantindo aceitação imediata e total. Você se beneficia de uma economia de tempo de até 75% na criação de atas e cria uma base de comunicação transparente para todo o projeto.
Experimente você mesmo a solução prática e descomplicada. Agende agora sua demonstração gratuita e descubra como a criação digital de atas pode ser simples.
Mais Links
de.digital oferece informações sobre o índice de digitalização.
Fraunhofer IESE publica um artigo de blog sobre um estudo de digitalização na indústria da construção.
PwC fornece um comunicado de imprensa sobre um estudo que aborda digitalização e sustentabilidade na indústria da construção.
Instituto Nacional de Estatística oferece estatísticas e informações sobre construção.
Associação Central da Indústria da Construção Alemã apresenta suas posições sobre digitalização.
Associação Principal da Indústria da Construção Alemã publica informações setoriais sobre produtividade na construção.
Instituto Federal de Pesquisa em Construção, Cidade e Espaço (BBSR) oferece uma publicação sobre temas relevantes.
BIM Alemanha fornece perguntas frequentes (FAQ) sobre Building Information Modeling (BIM) na Alemanha.
FAQ
Como funciona a criação de atas com a Valoon?
Com a Valoon, seus colaboradores no canteiro de obras enviam todas as informações, fotos e mensagens de voz facilmente pelo WhatsApp. Nosso software analisa esses dados automaticamente, os estrutura e cria uma ata de reunião de obra finalizada e juridicamente válida. No escritório, você pode gerenciar os dados por meio de uma interface web clara e enviá-los com um clique.
O uso do WhatsApp para documentação de obra está em conformidade com a GDPR?
A Valoon garante uma documentação de obra em conformidade com a GDPR. A comunicação via WhatsApp é apenas um canal de entrada simples. Todos os dados, especialmente informações pessoais e detalhes do projeto, são processados e armazenados em servidores seguros na Alemanha, separados do uso pessoal do WhatsApp.
Qual é o custo de usar a Valoon para registro de atas?
Nosso modelo de preços é projetado para máxima aceitação: para colaboradores no canteiro que enviam dados pelo WhatsApp, o uso é completamente gratuito. Custos são aplicáveis apenas aos usuários no escritório que gerenciam os dados e criam as atas. Entre em contato conosco para uma proposta personalizada ou agende uma demonstração gratuita.
Posso usar o software para criar outros documentos, como relatórios de obra?
Sim, a plataforma da Valoon é modular. Além do software de ata de reunião de obra, você também pode tratar digital e automaticamente relatos diários de obras, notificações de defeitos, o registro de horas e medições. Todos os módulos acessam a mesma base de dados central, evitando entradas duplicadas.
Os colaboradores no canteiro precisam de um treinamento específico?
Não, e essa é a grande vantagem. Como os colaboradores no canteiro continuam a usar o WhatsApp como estão acostumados, não é necessário nenhum treinamento. A implementação ocorre de forma integrada e sem resistências na equipe.
Quão rápido posso começar a usar a Valoon?
A configuração da Valoon é descomplicada e normalmente leva menos de um dia de trabalho. Após uma breve introdução online para os colaboradores do escritório, você pode começar imediatamente a tornar suas reuniões de obra e toda a documentação da construção mais eficientes.
