A obrigação legal da reunião de construção segundo VOB
Muitos subestimam a importância legal de uma reunião de construção. Acordos verbais ou prazos registrados em ata podem ser interpretados como prazos intermediários vinculativos, como mostra um julgamento do OLG Stuttgart. Um atraso pode já justificar uma rescisão extraordinária do contrato de construção. A participação na reunião de construção é tão fundamental que uma ausência recorrente pode levar até à exclusão em futuras licitações públicas. Uma documentação completa e à prova de evidências não é, portanto, um mero formulário, mas uma necessidade para a minimização de riscos. A norma de licitação e de contrato para serviços de construção (VOB) é o regulamento central que visa garantir transparência e conformidade legal. A documentação clara no contexto da reunião VOB é, portanto, seu principal instrumento de proteção. Sem ela, surge uma zona cinzenta perigosa, que pode se tornar cara em caso de litígios.
Aumentar a eficiência através de preparação e execução estruturadas
Reuniões desestruturadas são um dos maiores ladrões de tempo na gestão de projetos de construção. Um estudo mostra que executivos passam até 15% do seu tempo de trabalho em reuniões, das quais 71% são consideradas improdutivas. Uma agenda claramente definida, disponibilizada a todos os participantes com antecedência, pode aumentar a eficiência em mais de 50%. Assim, cada um pode se preparar e a reunião se concentra em decisões em vez de busca por informações. Uma lista de verificação para a reunião de construção ajuda a não esquecer nenhum ponto importante. Os seguintes itens são decisivos para uma execução eficiente:
- Definir um objetivo claro para a reunião.
- Enviar uma agenda detalhada a todos os participantes com pelo menos 24 horas de antecedência.
- Estabelecer e cumprir um prazo fixo para cada item da agenda.
- Limitar o número de participantes aos decisores realmente necessários.
- Registrar resultados e tarefas diretamente com responsabilidades e prazos.
Ferramentas digitais podem simplificar significativamente esse processo, automatizando a criação e distribuição da agenda. Uma boa preparação é a base para uma reunião de construção curta e eficaz.
A ata: Prova e lista de tarefas em um só documento
A ata da reunião de construção é muito mais do que uma simples transcrição; é um documento juridicamente relevante. Em caso de litígio, serve como prova para comprovar acordos feitos e prazos estabelecidos. Embora não haja uma norma legal para o conteúdo, padrões têm sido estabelecidos na prática. Uma ata completa de uma reunião de construção deve sempre conter dados do projeto, participantes, a agenda e, acima de tudo, os resultados e deliberações. É especialmente importante a formulação exata das tarefas: Quem faz o quê até quando? Essa clara atribuição evita mal-entendidos e cria vinculação. A elaboração e distribuição manual dessas atas muitas vezes custa várias horas por semana. O verdadeiro valor de uma ata reside em sua função como instrumento central de controle, que torna o progresso do projeto transparente. A conversão do que foi discutido em listas de tarefas concretas é um passo crítico que frequentemente é negligenciado.
Valoon: Automatizar a documentação via WhatsApp
Imagine que sua ata de construção é gerada automaticamente enquanto sua reunião de construção ainda está em andamento. É isso que o Valoon faz, unindo a simplicidade do WhatsApp com os requisitos de uma documentação de construção legalmente segura. Em vez de transferir notas manualmente para listas do Excel ou modelos do Word, os participantes enviam informações, fotos e mensagens de voz em um grupo do WhatsApp. O Valoon captura, estrutura e arquiva esses dados automaticamente e de maneira imutável na nuvem. O sistema gera, com um clique, uma ata em PDF limpa que atende a todos os requisitos legais. Isso reduz o esforço administrativo para a elaboração da ata em até 70%. A aceitação pela equipe é imediata, já que 98% dos trabalhadores usam o WhatsApp diariamente. Não é um novo aplicativo e não há necessidade de treinamento. Assim, a documentação deixa de ser uma obrigação chata para um processo simples e cotidiano.
Reunião de construção digital para uma comunicação sem lacunas
Um dos maiores desafios em canteiros de obras são silos de comunicação e barreiras linguísticas. Informações importantes da reunião de construção digital chegam aos funcionários no local de construção muitas vezes tarde demais ou nem chegam. O Valoon fecha essa lacuna. Como toda a comunicação ocorre via WhatsApp, todos os envolvidos – do escritório ao canteiro de obras – estão no mesmo nível de informação. Uma função integrada de tradução ao vivo para mais de 20 idiomas garante que equipes internacionais possam se comunicar sem erros. Isso reduz mal-entendidos em comprovadamente 40%. Cada instrução e cada aprovação é imediatamente visível para todos e documentada. O uso de um aplicativo de reunião de construção, que se baseia em um messenger conhecido, supera as barreiras de aceitação que frequentemente existem em softwares de construção complexos. Assim, a importância da comunicação na construção é colocada em prática.
Acompanhamento eficaz de tarefas diretamente da reunião
Uma reunião de construção bem-sucedida não termina com a ata, mas sim com a implementação das medidas acordadas. A maior fraqueza das atas manuais é a falta de conexão com uma gestão de tarefas ativa. Com o Valoon, tarefas são diretamente derivadas e atribuídas a partir da comunicação. Uma simples mensagem de voz como “@Peter, por favor corrija a falha na laje da janela até sexta-feira” é automaticamente transformada em uma tarefa para Peter, incluindo prazo e documentação fotográfica. O status de cada tarefa pode ser acompanhado de forma transparente a qualquer momento. Isso melhora a taxa de implementação das deliberações em mais de 80%. O acompanhamento de tarefas no canteiro passa a ser um elemento de controle proativo ao invés de reativo. Em vez de perseguir itens abertos em listas intermináveis, o sistema fornece um acompanhamento automático. Assim, garante-se que palavras se traduzam em ações.
Conclusão: Sua vantagem com o Valoon
A otimização da sua reunião de construção através da digitalização não é um luxo, mas uma vantagem competitiva decisiva. O Valoon oferece a você a solução mais simples para unir eficiência, segurança jurídica e transparência . Você economiza até 10 horas por semana em esforços administrativos, reduz seus riscos legais através de uma documentação completa e melhora a comunicação em toda a equipe. O uso do WhatsApp como base garante uma aceitação de 100% sem necessidade de treinamento. Diga adeus à papelada e reuniões improdutivas. Gerencie seus projetos de forma simples, segura e eficiente. Utilize um software de ata para a reunião de construção, que realmente funciona. Agende agora sua demonstração gratuita e convença-se.
Mais Links
Wikipedia explica o conceito de obtenção de provas, que é relevante para a documentação de estados e defeitos.
Das Instituto Federal de Estatística (Destatis) discute o potencial de digitalização na estatística de atividades de construção, o que indiretamente afeta a coleta e análise de dados em projetos de construção.
Der Associação Central da Indústria Construção da Alemanha aborda suas posições sobre a digitalização no setor da construção.
de.digital, uma iniciativa do Ministério Federal da Economia e Proteção do Clima, apresenta o índice de digitalização da Alemanha, que oferece insights sobre o progresso da digitalização em diversos setores.
Der Associação Principal da Indústria da Construção da Alemanha analisa a produtividade na construção e fornece insights sobre fatores que influenciam a eficiência.
McKinsey & Company discute um estudo sobre a produtividade estagnada na indústria da construção alemã.
Das Fraunhofer IESE descreve um estudo sobre a digitalização na indústria da construção.
WEKA MEDIA oferece informações e modelos para atas de aceitação segundo a VOB (Norma de Licitação e Contrato para Serviços de Construção).
Rödl & Partner discute acordos contratuais sobre a documentação de serviços prestados na área imobiliária.
FAQ
Como o Valoon pode aumentar a segurança jurídica da minha reunião de construção?
O Valoon documenta toda a comunicação, incluindo fotos, mensagens de voz e texto, automaticamente e de forma imutável na nuvem. A partir disso, é gerado um PDF com carimbo de hora. Isso cria uma documentação à prova de evidências de todos os acordos e decisões, que resiste a uma disputa legal.
Meus funcionários precisam instalar um novo aplicativo?
Não. O Valoon funciona completamente através do WhatsApp, um aplicativo que quase todos têm em seus smartphones e usam diariamente. Não é necessária instalação adicional nem treinamento, o que garante imediata aceitação por toda a equipe.
A comunicação pelo WhatsApp não é um problema de privacidade?
O Valoon resolve esse problema. Os dados não são armazenados nos dispositivos pessoais, mas transferidos diretamente da interface do WhatsApp para nossa nuvem segura, em conformidade com a GDPR, na Alemanha, e lá arquivados. Assim, você usa a simplicidade do WhatsApp sem violar as diretrizes de proteção de dados.
Quanto custa o Valoon para os funcionários no canteiro?
Para os funcionários no canteiro, que se comunicam via WhatsApp, o Valoon é completamente gratuito. Custos são apenas para os usuários no escritório que utilizam a aplicação web para controle, avaliação e criação de atas. Este modelo de preços reduz significativamente a barreira de entrada.
Posso também acompanhar tarefas com o Valoon?
Sim. Você pode atribuir tarefas diretamente no WhatsApp por meio de mensagens de voz ou texto. O Valoon transforma isso automaticamente em uma tarefa e acompanha o status. Assim, garante-se que os pontos acordados na reunião de construção sejam realmente implementados.
Quão rápido posso começar com o Valoon?
A configuração de um projeto no Valoon leva menos de 15 minutos. Após uma breve demonstração online, você pode começar imediatamente e documentar digitalmente e de forma legal sua primeira reunião de construção.
