A realidade em grandes projetos: Por que 7 de 10 projetos falham
As estatísticas para grandes projetos na Alemanha são desalentadoras: Um estudo da Hertie School of Governance revelou, em 170 projetos analisados, um aumento médio nos custos de 73%. No setor de transportes, os custos adicionais são em média de 34%, com certos projetos de construção de estradas ficando até 125% mais caros do que o previsto. Esses números não são exceções, mas sim o resultado de problemas sistemáticos. Muitas vezes, orçamentos são liberados com base em estimativas motivadas politicamente, muito antes de um planejamento confiável existir. A comissão de reforma do governo federal identificou como problemas centrais a falta de uma colaboração em parceria e uma utilização insuficiente de métodos digitais. Esses déficits levam a um ciclo vicioso de alterações de planejamento, atrasos na construção e custos exorbitantes, que só podem ser interrompidos por uma abordagem estruturada. Uma alavanca crucial é a gestão de projetos eficaz, que cria estruturas claras desde o início. A análise a seguir mostra como um guia prático aborda esses desafios.
Fase 0: Estabelecendo a base para o sucesso do projeto
O guia oficial para grandes projetos do governo enfatiza que as principais diretrizes para o sucesso já devem ser definidas antes do planejamento real – na chamada “Fase 0”. Nesta fase preparatória decisiva, os objetivos do projeto são definidos de maneira vinculativa e uma gestão de riscos clara é estabelecida. Aqui, um “termo de compromisso do projeto” é formulado, que operacionaliza os objetivos e atribui responsabilidades de forma clara. Em vez de acordos vagos, critérios mensuráveis para custos, prazos e qualidade são estabelecidos. Pelo menos 80% dos problemas posteriores podem ser atribuídos a erros nesta fase inicial. Um instrumento central aqui são as “diretrizes para a fase de planejamento e construção”, que definem uma priorização dos requisitos do projeto. Assim, garante-se que todos os envolvidos tenham uma compreensão comum do plano de ação do grande projeto têm. Essa estruturação precoce evita mudanças dispendiosas mais tarde e cria uma base sólida para todas as etapas futuras.
Estabelecendo uma colaboração em parceria como motor de eficiência
Um alavanca central para evitar conflitos e custos é a criação de uma cultura de projeto em parceria, como exigido pela comissão de reforma. Em vez de negociações confrontativas sobre aditivos, é seguido um enfoque de ganha-ganha, onde contratantes e contratadores buscam objetivos comuns. O guia do Ministério Federal sugere ferramentas concretas para isso, como uma carta de projeto conjunta ou modelos contratuais cooperativos com sistemas de bônus-malus. Um aspecto essencial é a comunicação aberta sobre riscos e desafios. Projetos com uma cultura de parceria bem integrada reduzem o esforço para o processamento de aditivos em até 40%. Valoon apoia essa abordagem, criando uma ponte de comunicação transparente e direta entre o escritório e o canteiro de obras. Assim, os problemas podem ser discutidos de forma antecipada e orientada para soluções, em vez de escalarem em cadeias de e-mail. Isso fortalece a confiança e promove a colaboração tão importante para o sucesso de grandes projetos .
Documentação digital: seu guia legal para grandes projetos
Uma documentação completa e legalmente segura é a espinha dorsal de cada grande projeto bem-sucedido. Ela não só serve à transparência, mas é uma prova crucial em caso de disputas. A criação manual de relatórios diários de obra e a associação de fotos manualmente consomem até 60 minutos de tempo precioso diariamente e são extremamente propensas a erros. É aqui que a documentação de construção digital entra em cena. Um bom software automatiza a coleta de dados meteorológicos, fotos com carimbos de data/hora e dados de GPS, e garante uma organização estruturada. A Valoon vai ainda mais longe, integrando esses processos no tradicional chat do WhatsApp. Funcionários no canteiro podem enviar informações, fotos de defeitos ou folhas de ponto facilmente por mensagem. A plataforma processa esses dados automaticamente e gera relatórios diários de obra e protocolos legalmente seguros – uma economia de tempo de mais de 80% na documentação. Essa eficiência e a facilidade de uso sem necessidade de um novo aplicativo tornam a Valoon a ferramenta ideal para implementar as diretrizes para a fase de planejamento e construção na prática.
Controle contínuo através de pontos de verificação e gestão de riscos
O guia do governo federal prevê pontos de verificação fixos (Quality Gates) antes do início de cada nova fase do projeto. Nessas reuniões, o status do projeto é sistematicamente verificado por uma equipe interdisciplinar para garantir que todos os requisitos para o próximo passo sejam atendidos. Isso evita que erros ou planejamentos incompletos sejam transferidos para a próxima fase. Paralelamente, uma gestão de riscos contínua deve ser estabelecida. Aqui, os riscos não são apenas avaliados uma vez, mas reavaliados permanentemente e medidas de controle são definidas. Um estudo mostra que uma gestão ativa de riscos pode reduzir a probabilidade de excedentes de custo em mais de 50%. Com a Valoon, os gerentes de projeto têm acesso em tempo real ao progresso da construção e podem imediatamente identificar e contra-atacar riscos, como escassez de materiais ou defeitos. Essa transparência é a base para um controle eficaz de grandes projetos e garante que as decisões sejam tomadas com base em dados atuais.
Conclusão: Com estrutura e ferramentas digitais para o sucesso do projeto
A gestão bem-sucedida de grandes projetos não é um acaso, mas o resultado de uma abordagem estruturada. O guia oficial do governo federal oferece a estrutura perfeita para manter custos, prazos e qualidade sob controle. Os fatores decisivos são uma preparação cuidadosa na fase 0, uma cultura de projeto em parceria e uma documentação digital completa. A Valoon é a ferramenta ideal para implementar esses princípios de forma simples e eficiente na prática. Com a integração perfeita no WhatsApp, não há necessidade de treinamento para o canteiro, enquanto o escritório se beneficia de relatórios automatizados e legalmente seguros. Dessa forma, você cria a transparência e eficiência necessárias para concluir com sucesso seu próximo grande projeto. Assuma o controle e ponha fim ao caos da comunicação. Solicite agora sua demonstração gratuita e veja como a digitalização da sua documentação de obra pode ser simples.
Mais Links
Ministério Federal de Digitalização e Transporte (BMDV) oferece informações sobre grandes projetos de hidrogênio.
Instituto Nacional de Estatística (Destatis) fornece estatísticas e informações sobre o tema construção.
Agência Federal de Construção e Ordenação do Território (BBR) oferece informações sobre projetos de construção do governo federal.
Instituto Alemão de Tecnologia de Construção (DIBt) é uma autoridade de aprovação técnica no setor da construção e oferece informações abrangentes sobre produtos e tipos de construção.
Associação de Engenheiros Alemães (VDI) oferece informações sobre suas diretrizes técnicas relevantes para o planejamento e execução de projetos.
DIN Media fornece informações detalhadas sobre a norma DIN 32835-1, que é significativa para a padronização na gestão de projetos.
FAQ
O que é o guia para grandes projetos?
O ‘Guia para Grandes Projetos’ é uma estrutura de ação publicada pelo Ministério Federal dos Transportes e da Infraestrutura Digital (BMVI). Ele especifica as recomendações da Comissão de Reforma para Construção de Grandes Projetos e fornece ferramentas práticas para planejar e realizar projetos de forma a manter custos, prazos e qualidade sob controle.
Por que a ‘Fase 0’ é tão importante em grandes projetos?
A ‘Fase 0’ é a fase de preparação do projeto antes do início do planejamento real. É decisiva porque é aqui que as diretrizes fundamentais para o sucesso do projeto são estabelecidas, por exemplo, através da definição de objetivos claros, o estabelecimento da gestão de riscos e a determinação da organização do projeto. Erros nesta fase são difíceis e custosos de corrigir mais tarde.
Como a Valoon pode ajudar na implementação do guia?
A Valoon ajuda a implementar facilmente os princípios exigidos no guia, como comunicação transparente e documentação completa. Com a integração no WhatsApp, os avanços da construção, defeitos e outros dados relevantes podem ser registrados de forma legal e automatizada diretamente do canteiro, sem que os funcionários precisem de um novo aplicativo. Isso economiza tempo e cria a base de dados para um controle eficaz.
O que são ‘Pontos de Verificação’ em um grande projeto?
Pontos de verificação, também chamados de ‘Quality Gates’, são marcos fixos no progresso do projeto, tipicamente antes da transição para uma nova fase. Nesses pontos, o status do planejamento é sistematicamente verificado por uma equipe interdisciplinar para garantir a qualidade e decidir se as condições para o próximo passo do projeto estão atendidas.
A documentação digital de construção é reconhecida legalmente?
Sim, uma documentação digital de construção devidamente mantida é legalmente reconhecida e serve como prova. É importante que os registros sejam completos, oportunos e à prova de falsificações, por exemplo, através de carimbos de data/hora e GPS imutáveis em fotos. Plataformas como a Valoon garantem essa captura legalmente segura.
Quais são as excedências de custo em grandes projetos na Alemanha em média?
Estudos mostram que as excedências de custo médias em grandes projetos públicos na Alemanha estão em torno de 73%. No setor de infraestrutura, o aumento em projetos de estradas é de cerca de 30% e no setor de energia, até 136%.
