O problema central: Crescente complexidade e recursos decrescentes
A pressão sobre as administrações de imóveis está aumentando continuamente. Mais de 90% das empresas imobiliárias planejam aumentar seus investimentos em digitalização, mas os maiores obstáculos permanecem. A falta de recursos humanos (mencionada por 80% das empresas) e estruturas de dados pouco claras dificultam o progresso.
As consequências são perceptíveis: os funcionários passam incontáveis horas lidando manualmente com solicitações, criando registros e coordenando prestadores de serviços. Esses processos ineficientes não só custam tempo, mas também resultam em uma alta taxa de erros. A comunicação não estruturada por telefone ou mensageiro privado dificulta uma documentação de construção legalmente segura. Assim, cria-se um ciclo de sobrecarga e qualidade de serviço decrescente, que ameaça o sucesso econômico.
Esses gargalos operacionais impedem que os administradores se concentrem em atividades que criem valor, como o desenvolvimento estratégico de bens ou o atendimento pessoal ao cliente.
A solução: Processos centrais através de um software de gerenciamento de propriedades inteligente
Um software moderno para gerenciamento de propriedades consolida todos os processos relevantes em uma única plataforma e acaba com o caos da informação. Em vez de gerenciar dados em vários sistemas, como planilhas Excel, caixas de e-mail e blocos de notas, tudo é registrado de forma central e digital. Isso sozinho pode aumentar a eficiência em até 30%.
A transição para uma solução digital não precisa ser complicada. A chave está na aceitação do usuário, que representa um obstáculo para quase 60% das empresas. Um software intuitivo, projetado para ser simples e que se baseia em ferramentas conhecidas, supera essa barreira. A maior vantagem está na automatização de tarefas rotineiras. Relatos de danos, atribuição de tarefas a artesãos e criação de relatórios podem ser realizados com poucos cliques. Um bom software para administradores de propriedades oferece as seguintes funções principais:
- Dashboard central para todos os bens e processos
- Registro e atribuição automatizados de tarefas
- Arquivamento legalmente seguro de toda a comunicação
- Trabalho móvel para todos os envolvidos diretamente no smartphone
- Integração simples de prestadores de serviços externos
- Processamento e armazenamento de dados em conformidade com o GDPR
Ao agrupar a comunicação, a colaboração entre escritório, inquilinos e prestadores de serviços torna-se suave e rastreável.
Eficiência em foco: Como você pode economizar tempo e custos de forma concreta
O uso de software de gerenciamento de propriedades resulta em economias diretas e mensuráveis. A automação de processos recorrentes, como a liquidação de custos acessória ou a cobrança, reduz o esforço manual por funcionário em várias horas por semana. Esse tempo ganho pode ser utilizado para atender 15-20% mais unidades.
Outro fator decisivo é a redução dos custos de erro. Faturas mal atribuídas ou prazos perdidos na resolução de problemas podem rapidamente gerar custos na casa das quatro cifras. Uma solução digital de gerenciamento de instalações garante que todos os processos sejam documentados de forma transparente e tratados dentro do prazo. O registro digital de leituras de medidores e consumos também otimiza a gestão de energia, o que pode levar a economias de 5-10% nos custos operacionais.
O investimento em um software frequentemente se paga já dentro do primeiro ano, pois não só os custos com pessoal diminuem, mas também as despesas com papel, impressão e postagem são eliminadas.
Segurança jurídica e GDPR: A base para uma ação profissional
As administrações de propriedades lidam com uma grande quantidade de dados sensíveis e são obrigadas, de acordo com o Artigo 30 do GDPR, a uma documentação completa. Violações podem resultar em multas severas. Um profissional para gerenciamento de propriedades assegura a conformidade com essas regulamentações através de medidas técnicas e organizacionais.
Isso inclui:
- Armazenamento de dados em conformidade com o GDPR: Todos os dados são criptografados e hospedados em servidores na Alemanha ou na UE, para garantir a máxima segurança.
- Conceito de acesso baseado em funções: Funcionários, proprietários e prestadores de serviços têm acesso apenas às informações relevantes para eles.
- Registro completo: Toda comunicação, cada relatório de danos e cada alteração de tarefa são registradas com uma marca de hora e arquivadas de forma imutável.
- Relatórios legalmente seguros: Os protocolos de entrega e os relatórios diários de construção são criados digitalmente e não podem ser manipulados posteriormente.
Essa documentação digital é válida como prova em tribunal e o protege em caso de disputa. Você minimiza seu risco de responsabilidade e demonstra aos proprietários e inquilinos um alto nível de profissionalismo e transparência. Um sólido software de manutenção é um componente central.
Conclusão: Sua vantagem com a Valoon
A transformação digital é o alavancador decisivo para enfrentar com sucesso os desafios na administração de propriedades. Uma solução de software moderna aumenta não apenas a eficiência e reduz custos, mas também cria a necessária segurança jurídica em todos os processos. Com uma redução do esforço administrativo de até 30%, você cria espaço para crescimento e um melhor atendimento ao cliente.
A Valoon foi desenvolvida para tornar essas vantagens acessíveis de forma simples e descomplicada. Nossa plataforma é baseada no WhatsApp e não requer esforço de treinamento para seus funcionários no canteiro de obras ou para prestadores de serviços. Conectamos o escritório e a propriedade de forma fluida e garantimos uma documentação automática e legalmente segura. Concentre-se novamente no seu negócio principal – a Valoon cuida do resto.
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Mais links
Wikipedia oferece um artigo abrangente sobre administração de propriedades com informações e definições gerais.
O estudo de digitalização 2020 de ZIA e EY aborda detalhadamente a digitalização na indústria imobiliária.
Um comunicado de imprensa de ZIA e EY para o estudo de digitalização 2024 destaca a digitalização como um motor central de progresso e o potencial da IA na indústria imobiliária.
Uma pesquisa de Statista analisa a influência futura de megatendências no mercado imobiliário alemão.
Der IVD informa sobre aumentos nas taxas de administração e custos adicionais, com base em um estudo atual da CRES.
Haufe oferece insights sobre a digitalização da indústria imobiliária através do Digital Real Estate Index.
Der VDIV destaca a digitalização como uma oportunidade para a indústria imobiliária e os benefícios de plataformas digitais abertas.
PwC oferece em seu site uma ampla visão sobre o tema Digital Real Estate e a digitalização da indústria imobiliária.
Deloitte fornece perspectivas e análises sobre a digitalização na indústria imobiliária.
Die O estudo PropTech Germany 2023 examina detalhadamente os PropTechs e inovações na indústria imobiliária alemã.
FAQ
Um software de gerenciamento de propriedades também é viável para pequenas administrações?
Sim, absolutamente. Pequenas administrações, em particular, se beneficiam da digitalização, pois podem estabelecer processos profissionais e escaláveis com menos esforço de pessoal. A automação de tarefas padrão cria espaço para operar de forma eficiente e crescer.
Quão trabalhoso é a transição para um novo software?
O esforço depende do software escolhido. Soluções modernas baseadas em nuvem, como a Valoon, são projetadas para uma implementação simples. Ao usar interfaces conhecidas, como o WhatsApp, o esforço de treinamento para parceiros externos e funcionários no local é quase totalmente eliminado.
Quão seguros estão meus dados em um software de gerenciamento de propriedades baseado em nuvem?
Fornecedores sérios garantem os mais altos padrões de segurança. Preste atenção à conformidade com o GDPR, a transferência de dados criptografada e os locais de servidores na Alemanha ou na UE. Direitos de acesso baseados em funções também asseguram que cada um veja apenas as informações destinadas a ele.
Posso controlar a comunicação com os artesãos através de um software?
Sim, essa é uma função central. Você pode atribuir tarefas e pedidos diretamente do software a artesãos e outros prestadores de serviços. Toda a comunicação, incluindo fotos e documentos, é documentada de forma central e legalmente segura, o que simplifica muito a coordenação.
O software também suporta o uso móvel?
Um bom software de gerenciamento de propriedades deve ser utilizável de forma móvel. Funcionários de campo, zeladores ou parceiros externos devem poder acessar todos os dados relevantes, editar tarefas e atualizar status por meio de smartphones ou tablets.
O que significa segurança jurídica no contexto de software de gerenciamento de propriedades?
Segurança jurídica significa que todas as ações, históricos de comunicação e documentos (por exemplo, protocolos de entrega) são armazenados de forma imutável e com uma marca de hora. Essa documentação completa é admissível como prova em tribunal em caso de disputa e o protege contra reivindicações de responsabilidade.
