escrito por: Jan Wolber
O problema: caos de papel nas obras
Em cada obra, são gerados diariamente numerosos documentos em papel: notas de entrega, relatórios diários de obra, folhas de medição, protocolos, anotações e instruções. Esses documentos são frequentemente cruciais para processos subsequentes. Uma nota de entrega faltante atrasa a contabilidade, um relatório diário de obra incompleto pode causar problemas legais em reivindicações de garantia. (Fonte: formilo.com)
O papel é o maior obstáculo. Papéis se perdem, ficam no carro ou se tornam ilegíveis quando expostos ao vento e às intempéries. Mesmo quando chegam ao escritório, muitas vezes acabam na pilha errada ou são processados tardiamente. Esses pequenos atrasos rapidamente se somam a grandes problemas. Digitalizar documentos em papel nas obras é, portanto, o primeiro passo para manter a visão geral e tornar os processos mais eficientes.
A solução: digitalizar documentos em papel nas obras
Para acabar com o caos dos documentos em papel, a digitalização é o passo crucial. Com o Valoon, você pode digitalizar documentos em papel nas obras, sem software complicado ou treinamentos demorados. O processo é muito simples: seus colaboradores fotografam documentos como notas de entrega ou relatórios diários de obra diretamente pelo WhatsApp. Nos bastidores, o Valoon processa automaticamente a foto, converte em PDF e salva na pasta do projeto correta. Isso elimina a necessidade de classificar pilhas de papel manualmente, economiza tempo, reduz erros e disponibiliza informações importantes instantaneamente de forma digital.
As vantagens da digitalização para sua empresa de construção
Digitalizar documentos em papel nas obras oferece inúmeras vantagens (Fonte: sorba.ch):
Economia de tempo: Os documentos não precisam mais ser levados fisicamente ao escritório. Eles estão imediatamente disponíveis de forma digital.
Acesso direto: O escritório recebe notificações push assim que novos documentos estão disponíveis e pode iniciar diretamente os processos subsequentes.
Fácil manuseio: Os colaboradores não precisam de treinamentos especiais. Uma foto pelo WhatsApp é suficiente.
Redução de erros: Sem papéis perdidos ou anotações ilegíveis.
Custo-efetividade: Processos mais rápidos significam menos carga administrativa e custos menores.
Como funciona a digitalização de documentos em papel nas obras com o Valoon
Um chefe de obra recebe de manhã várias notas de entrega de materiais de construção. Em vez de reunir os papéis e levá-los ao escritório à noite, ele fotografa diretamente pelo WhatsApp. O Valoon processa as fotos automaticamente, cria PDFs e salva na pasta do projeto correta. A contabilidade tem acesso imediato e pode iniciar a verificação das faturas.
Um encarregado registra manualmente o relatório diário de obra na obra. Uma foto rápida, e o documento é salvo digitalmente, arquivado e visível para o escritório. Assim, atrasos são evitados e a comunicação do projeto permanece atual.
Por que você deve digitalizar seus documentos em papel
A digitalização de documentos em papel nas obras é mais do que uma tendência – é um passo decisivo para aumentar a eficiência. Com o Valoon, você economiza tempo e custos, melhora a comunicação entre a obra e o escritório, e garante que informações importantes estejam disponíveis imediatamente. Comece agora uma futura sem papel!
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