El dilema de la comunicación: Por qué los mensajeros convencionales fallan en la obra
En las obras alemanas se intercambian diariamente innumerables mensajes, pero la eficiencia sufre. Un estudio muestra que la comunicación inadecuada es una de las principales causas de los costos de errores, que en 2021 ascendieron a alrededor de 16.500 millones de euros. Los mensajeros privados como WhatsApp agravan el problema: La información importante se pierde en chats grupales desestructurados y ya no se puede encontrar más tarde.
Otro problema es la protección de datos. El uso de WhatsApp con fines comerciales es sumamente problemático según el GDPR, ya que los datos de contacto se transfieren sin consentimiento a servidores en EE. UU. Esto representa un riesgo legal considerable para cada empresa constructora. Además, faltan funciones esenciales que una aplicación profesional para obras ofrece, como la captura estructurada de defectos o la creación automática de informes diarios de obra. La falta de separación entre la comunicación personal y la profesional genera rápidamente frustración en los empleados y reduce la aceptación de las herramientas digitales. Este enfoque poco profesional pone en riesgo no solo la seguridad jurídica, sino también la productividad de todo el equipo.
Seguridad jurídica como fundamento: requisitos para una moderna documentación de construcción
Una documentación de construcción completa y trazable no es un extra opcional, sino una necesidad legal. Sirve como evidencia crucial en disputas sobre defectos, modificaciones o facturas. La normativa de licitaciones y contratos para la construcción (VOB) establece obligaciones de documentación detalladas, cuyo incumplimiento puede llevar a la pérdida de derechos a remuneración. Cada desviación del plan, cada obstáculo y cada rendimiento debe registrarse de manera precisa.
Una moderna App de construcción para empleados automatiza este proceso y minimiza el esfuerzo. Aquí están los requisitos clave:
- Captura completa: Todos los procesos de comunicación, fotos con marca de tiempo y datos GPS, así como documentos, deben almacenarse de manera inalterable.
- Archivado estructurado: La información debe organizarse de manera basada en el proyecto y el proceso para poder recuperarla rápidamente en cualquier momento.
- Cumplimiento con el GDPR: El procesamiento de datos personales debe cumplir con las estrictas normativas de protección de datos europeas.
- Funciones de exportación: Los datos deben poder exportarse fácilmente como informes jurídicamente válidos (por ejemplo, diario de obra, protocolo de defectos).
Sin una solución digital de este tipo, una comunicación eficiente del equipo es apenas legalmente segura. El mantenimiento manual de los diarios de obra es propenso a errores y consume tiempo valioso que falta en la obra.
Más que solo chat: funciones centrales de una App de construcción orientada a la práctica
Una potente App de construcción para empleados va mucho más allá de simples funciones de mensajería. Agrupa todos los procesos relevantes en una única aplicación intuitiva, convirtiéndose así en el centro neurálgico para gerentes de construcción y de proyectos. Los estudios muestran que el uso de tales aplicaciones puede aumentar la eficiencia en la obra hasta en un 25%.
Las funciones más importantes a continuación:
- Diario de obra automatizado: Los empleados reportan avances mediante fotos o mensajes de voz, y la app genera automáticamente un informe completo y conforme a la VOB.
- Gestión digital de defectos: Los defectos se registran con foto, ubicación y descripción, se asignan a un responsable y se da seguimiento a su corrección.
- Registro de horas móviles: Las horas de trabajo se registran directamente en la obra, lo que acelera la contabilidad de horas hasta en un 80%.
- Captura de mediciones por app: Las mediciones pueden crearse digitalmente directamente en el lugar y enviarse para la facturación rápida.
- Gestión de documentos: Todos los involucrados tienen acceso en cualquier momento a planos actualizados, albaranes y otros documentos importantes.
Estas herramientas reducen significativamente el esfuerzo administrativo y permiten una comunicación en tiempo real entre la obra y la oficina. Así queda más tiempo para el trabajo real en el proyecto de construcción.
Asegurar la aceptación de los empleados: la clave está en la simplicidad
El mejor software es inútil si los empleados no lo aceptan. Especialmente en la construcción, hay una gran desconfianza hacia tecnologías nuevas y complejas. Muchos empleados en la obra no quieren ni deben tener que lidiar con aplicaciones complicadas. El factor decisivo para una implementación exitosa es, por lo tanto, una solución que no requiere esfuerzo de capacitación.
Valoon resuelve este problema al basarse en una aplicación ya conocida y utilizada por más del 90% de los empleados: WhatsApp. Los empleados en la obra se comunican como de costumbre a través de mensajes de voz, fotos o textos. Valoon procesa esta información en segundo plano y la estructura de forma jurídicamente segura para la oficina. No es necesario instalar una nueva app para el equipo de la obra. Este enfoque supera el mayor obstáculo en la digitalización y asegura una aceptación inmediata en todo el equipo. Una interfaz de mensajería familiar es el camino más rápido hacia la digitalización.
Conclusión: La App de construcción adecuada para los empleados es una ventaja competitiva
La inversión en una App de construcción para empleados bien pensada no es solo una cuestión de costos, sino una decisión estratégica para más eficiencia y seguridad jurídica. Dado el escaso número de trabajadores calificados, donde el 64% de las empresas constructoras tienen dificultades para cubrir puestos, la optimización de procesos es esencial. A través de la automatización de la documentación y la simplificación de la comunicación, se liberan valiosos recursos.
Con Valoon eliges un camino sencillo y orientado a la práctica. Resuelves el caos de WhatsApp sin sobrecargar a tus empleados con nuevo software. Ahorra hasta 60 minutos diarios por gerente de proyecto y aseguras una documentación completa y jurídicamente válida. Da el primer paso hacia una obra más eficiente.
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Más enlaces
La página temática del Asociación Principal de la Industria de la Construcción Alemana ofrece información integral sobre la digitalización en la industria de la construcción.
El comunicado de prensa de la Sociedad Fraunhofer ilumina los múltiples potenciales de la digitalización en la construcción.
Un artículo de Haufe explica cómo se puede diseñar una documentación de construcción digital de manera legal y eficiente.
FAQ
¿Mis empleados tienen que instalar y aprender una nueva app?
No, con Valoon no. Tus empleados en la obra siguen utilizando WhatsApp como de costumbre. No es necesario instalar, ni capacitar, ni acostumbrarse a nada nuevo. Todos los mensajes, fotos y notas de voz se procesan automáticamente por Valoon en segundo plano y se documentan de manera jurídicamente segura.
¿Es la comunicación a través de Valoon jurídicamente segura y conforme al GDPR?
Sí. Todos los datos se almacenan en servidores alemanes según los más altos estándares de seguridad y son 100% compatibles con el GDPR. La documentación es inalterable y tiene fecha y hora, lo que la convierte en un medio de prueba utilizable en caso de disputa en un tribunal.
¿La app también apoya equipos multilingües?
Sí, Valoon tiene una función de traducción en vivo integrada. Un mensaje puede ser grabado en un idioma y el receptor puede leerlo en su propio idioma. Esto supera las barreras del idioma y reduce los malentendidos en equipos internacionales en la obra.
¿Qué informes puedo generar con el software?
Puedes generar informes profesionales y jurídicamente válidos con solo un clic. Estos incluyen el diario de obra (informes diarios o semanales), protocolos de defectos, documentaciones fotográficas y hojas de horas. Todos los informes se pueden exportar como PDF y enviarse directamente.
¿Para qué tamaño de empresa es adecuado Valoon?
Valoon es adecuado para empresas de construcción y de oficios de cualquier tamaño, desde pequeñas empresas de oficios hasta grandes contratistas generales. La plataforma es escalable y se adapta de manera flexible a tus requisitos de proyecto.
¿Cuánto cuesta el uso para el equipo en la obra?
Para los empleados en la obra, el uso es completamente gratuito. Solo se incurre en costos por las licencias de los empleados de oficina que evalúan los datos y gestionan los proyectos. Este modelo de precios reduce la barrera de entrada y promueve la rápida adopción en toda la empresa.
