Le rôle clé de la déclaration de non-conformité dans le contrat VOB
La déclaration de non-conformité est la notification formelle de l’entrepreneur au client, informant que le défaut signalé a été corrigé. Ce document est un élément central dans la gestion des défauts selon le § 13 VOB/B et sert de base à l’acceptation (partielle) de la prestation corrigée. Sans cette notification, le client n’a aucune connaissance officielle de la correction du défaut, ce qui peut bloquer la réception des travaux selon VOB Une documentation soignée n’est pas un extra facultatif, mais une nécessité contractuelle pour minimiser les risques. La période de garantie selon la VOB est généralement de 4 ans et ne commence qu’à la réception des travaux. Un rapport tardif de non-conformité peut ainsi avoir des conséquences financières et temporelles importantes. La gestion correcte de ce processus est donc cruciale pour la liquidité et la réputation de chaque entreprise de construction.
Exigences formelles et conséquences légales selon le § 13 VOB/B
Bien qu’aucune forme légale ne soit requise pour la déclaration de non-conformité, la forme écrite est fortement recommandée pour garantir une documentation prouvable. Une notification insuffisante ou manquante peut avoir de graves conséquences. Si le client constate qu’un défaut persiste, il peut exiger une nouvelle rectification ou diminuer les coûts. Pour la prestation corrigée, une nouvelle période de prescription de 2 ans débute après acceptation. D’autant plus important est un processus précis. Une déclaration complète de non-conformité doit toujours inclure les points suivants :
- Intitulé précis du projet et du contrat
- Mention nominative du client et de l’entrepreneur
- Description claire du défaut initialement signalé
- Description détaillée des mesures correctives entreprises
- Date d’achèvement de la correction du défaut
- Lieu, date et signature de l’entrepreneur
Cette approche structurée prévient les malentendus et constitue la base d’une gestion des modifications et des défauts réussie.
Processus traditionnels : un tueur d’efficacité pour chaque projet de construction
Dans de nombreuses entreprises, la gestion manuelle des défauts coûte entre 5 et 10 heures par chef de projet chaque semaine. Les informations sont éparpillées à travers d’innombrables e-mails, messages WhatsApp et tableaux Excel non structurés. Les photos prises avec un smartphone doivent être assignées manuellement et les rapports doivent être développés à la main. Cette rupture de média entre le chantier et le bureau entraîne une perte d’informations allant jusqu’à 30 %. Les conséquences sont non seulement des retards, mais aussi une documentation sujette aux erreurs, qui peut être inutile en cas de litige. Lorsqu’un avis de défaut est reçu après réception la recherche fastidieuse de la documentation appropriée commence souvent à nouveau. Ce processus inefficace met en péril non seulement le respect des délais, mais entraîne également des coûts évitables de plusieurs milliers d’euros par chef de chantier chaque année.
Augmenter l’efficacité avec la gestion des défauts numérique
Un système numérique pour la gestion des défauts centralise toute la communication et la documentation en un seul endroit. Au lieu de transférer manuellement les informations, elles sont saisies directement sur le chantier et mises à disposition du bureau en temps réel. Cela réduit le travail administratif jusqu’à 40 %. Avec une solution de gestion des défauts numérique comme Valoon, tout le processus, de la saisie à la déclaration de non-conformité, est automatisé. Le processus se déroule comme suit :
- Saisie mobile : Un défaut est enregistré via une photo et un message vocal sur WhatsApp et arrive directement dans le système.
- Attribution automatique : Le sous-traitant responsable est automatiquement informé et reçoit un délai clair.
- Suivi du statut en temps réel : La direction de construction peut voir à tout moment l’état d’avancement de chaque défaut.
- Rapports automatisés : La déclaration de non-conformité est générée en un clic sous forme de rapport PDF, incluant toutes les photos et commentaires.
Cette chaîne numérique continue prévient les pertes d’informations et crée une documentation complète et légale pour chaque dommage durant la phase de construction.
Valoon : générez la déclaration de non-conformité directement depuis WhatsApp
Valoon a été conçu pour combler le fossé entre le chantier et le bureau avec un outil que tout le monde utilise déjà : WhatsApp. Les employés sur le chantier n’ont pas besoin d’une nouvelle application ni d’efforts de formation. Ils documentent un défaut corrigé avec une simple photo et un message court. Cette simplicité assure un taux d’acceptation de plus de 95 % parmi les équipes d’exécution. Dans le tableau de bord web Valoon au bureau, ces informations sont automatiquement transformées en un protocole structuré. En un clic, vous pouvez générer une déclaration de non-conformité conforme à la VOB ou une déclaration d’achèvement, qui contient toutes les données pertinentes. Cette efficacité permet aux chefs de chantier de se concentrer sur leurs tâches principales, au lieu de passer des heures sur de la paperasse.
Du défaut à la réception : rendez tout le processus légalement sûr
Une déclaration de non-conformité soignée n’est qu’une partie d’une documentation de construction complète. Un processus entièrement numérique sécurise toutes les étapes, du journal de construction à la mesure finale jusqu’au procès-verbal de construction. Chaque étape de communication, chaque photo et chaque décision est stockée de manière chronologique et immuable. Cette chaîne de preuves ininterrompue est cruciale en cas de litige et peut réduire les frais de procédure de jusqu’à 50 %. Les outils numériques créent une seule source de vérité (Single Source of Truth) et éliminent les malentendus. Avec un suivi des défauts basé sur une application, vous vous assurez qu’aucune information n’est perdue et que la réception se déroule sans heurts. Ainsi, la gestion des défauts réactive devient une gestion proactive de la qualité. stellen Sie sicher, dass keine Information verloren geht und die Abnahme reibungslos verläuft. So wird aus einer reaktiven Mängelbeseitigung ein proaktives Qualitätsmanagement.
Conclusion : votre avantage avec Valoon
La numérisation de la déclaration de non-conformité selon la VOB n’est pas une fin en soi, mais un levier direct pour plus d’efficacité et de sécurité juridique. En renonçant aux solutions isolées et en utilisant un outil simple comme WhatsApp, vous réduisez le travail administratif de jusqu’à 10 heures par semaine et minimisez les risques de responsabilité. Valoon relie sans couture le chantier et le bureau, crée une documentation exhaustive et assure que vous terminez vos projets plus rapidement et de manière plus rentable. Sécurisez vos réceptions et protégez-vous contre des litiges coûteux. Réservez votre démo gratuite maintenant et découvrez comment vous pouvez numériser vos processus en moins de 24 heures.
Plus de liens
Wikipedia décrit le Code des marchés publics et des contrats pour les travaux (VOB), un règlement allemand pour les contrats de construction.
Das Institut fédéral de la statistique (Destatis) fournit des statistiques et des données sur le thème de la construction.
Wikipedia décrit la Commission allemande des marchés publics et des contrats pour les travaux (DVA), qui élabore la VOB.
Der Journal officiel contient la partie officielle avec des avis pertinents, y compris dans le domaine de la construction.
Das Fraunhofer IESE propose un article de blog ou une étude sur la numérisation dans l’industrie de la construction.
BIM Allemagne fournit des informations concernant le Building Information Modeling (BIM) en Allemagne.
Das Institut fédéral pour la recherche sur la construction, l’urbanisme et l’aménagement du territoire (BBSR) fournit des informations sur la planification et la construction numériques.
PwC publie un article sur les défis et la pression dans l’industrie de la construction.
Der Association principale de l’industrie de la construction allemande propose une page thématique sur la numérisation.
FAQ
Comment créer une déclaration de non-conformité selon le modèle VOB avec Valoon ?
Avec Valoon, le processus est entièrement automatisé. Dès qu’un défaut est marqué comme ‘résolu’ sur le chantier via WhatsApp, le statut est mis à jour dans le système. D’un simple clic, vous pouvez générer au bureau un rapport PDF conforme à la VOB en tant que déclaration de non-conformité, incluant toutes les photos, commentaires et horodatages.
Quels sont les avantages d’une déclaration de non-conformité numérique par rapport à un modèle ?
Alors qu’un modèle standardise uniquement le document final, une solution comme Valoon numérise l’ensemble du processus. La documentation se crée automatiquement et sans interruption en arrière-plan, de la première réclamation de défaut jusqu’à la déclaration de non-conformité. Cela fait gagner du temps, prévient les pertes de données et crée une chaîne de preuves inattaquable.
La documentation avec Valoon et WhatsApp est-elle légalement sûre ?
Oui. Valoon stocke l’ensemble de la communication, y compris toutes les images, les messages vocaux et les messages texte avec horodatage et auteur sur des serveurs allemands. Les rapports générés constituent une base solide pour la documentation conforme à la législation VOB et BGB.
Mes sous-traitants doivent-ils également acheter Valoon ?
Non, et c’est un avantage central de Valoon. Vos partenaires et les employés sur le chantier communiquent simplement via WhatsApp, qu’ils connaissent déjà et utilisent. Seuls les utilisateurs au bureau, qui gèrent les données et créent des rapports, ont besoin d’une licence. Cela abaisse la barrière d’entrée à zéro.
