O risco subestimado: Os custos de uma documentação deficiente
Documentos faltantes ou inacessíveis são uma das maiores armadilhas de custo na indústria da construção. Um estudo da Associação Principal da Indústria da Construção Alemã mostra que até 30% dos custos totais de um projeto de construção são causados por retrabalho e erros que muitas vezes resultam de uma comunicação ruim. Quando um plano é utilizado em uma versão desatualizada, a correção custa em média 12% a mais do que a execução original. A busca manual por um único documento custa aos funcionários, em média, 15 minutos por dia. Essas ineficiências somam-se rapidamente a milhares de euros por projeto. Uma documentação incompleta também leva a riscos legais significativos, especialmente na defesa contra reivindicações de defeitos não justificadas ou na imposição de reivindicações adicionais. Sem uma documentação à prova de revisões muitas vezes você se encontra em uma situação desvantajosa em caso de disputas. Portanto, o investimento em um arquivo digital estruturado geralmente se paga já no primeiro projeto.
Centralização como um impulsionador de eficiência: Funções principais de uma solução DMS
Um software moderno de gerenciamento de documentos para a construção reúne todas as informações relevantes do projeto em um único lugar seguro. Isso, por si só, aumenta a eficiência do projeto em até 25%. Em vez de espalhar dados em computadores locais, em armazenamento em nuvem ou em anexos de e-mail, o software cria uma “Fonte Única de Verdade”. Isso garante que todos os envolvidos, desde o encarregado no canteiro de obras até o diretor no escritório, sempre trabalhem com os documentos mais atualizados. As principais funções incluem:
- Arquivamento à prova de revisões: Cada alteração em um documento é versionada e registrada, garantindo um rastreamento completo de acordo com os padrões GoBD.
- Disponibilidade móvel: Por meio de um aplicativo, os funcionários podem acessar planos, protocolos e fotos diretamente no canteiro de obras com seus smartphones ou tablets e enviar essas informações em tempo real.
- Função de busca inteligente: Uma busca de texto completo pesquisa milhares de documentos em segundos e encontra informações relevantes com confiabilidade.
- Sistema de permissões baseado em funções: Você controla exatamente quais funcionários ou subcontratados podem visualizar ou editar quais documentos.
A redução nos tempos de busca sozinha pode aumentar a produtividade no gerenciamento de projetos em 10%. Essa centralização é a base para uma documentação de construção baseada em nuvem e estabelece as bases para otimizações futuras.
Garantir segurança jurídica: Documentação de construção conforme o GDPR e VOB
O uso de serviços de mensagens como WhatsApp para a comunicação no canteiro de obras é amplamente utilizado, mas extremamente problemático do ponto de vista legal. De acordo com uma pesquisa da Conferência de Proteção de Dados (DSK), mais de 70% das empresas que usam mensageiros pessoais para fins comerciais estão violando o GDPR. Um arquivo digital de construção resolve esse problema, oferecendo um ambiente seguro e fechado para comunicação e armazenamento. Todos os dados são transmitidos de forma criptografada e armazenados em servidores na Alemanha, garantindo a conformidade com o regulamento de proteção de dados. É especialmente importante a protocolização imutável, que pode servir como prova em disputas legais. De acordo com especialistas em direito da construção, cerca de 40% de todas as disputas são decididas com base na qualidade da documentação. Uma documentação digital limpa de defeitos, progresso da construção e acordos protege sua empresa efetivamente contra reivindicações de responsabilidade e garante sua remuneração. Assim, a documentação passa de um dever enfadonho a um valioso escudo para sua empresa.
A ponte entre o canteiro e o escritório: Comunicação sem obstáculos
O maior desafio na implementação de novos softwares é a aceitação pelos funcionários no canteiro de obras. Sistemas complexos com alta demanda de treinamento muitas vezes falham na implementação prática. O software de gerenciamento de projetos para a construção portanto, aposta na máxima simplicidade. A Valoon dá um passo decisivo: a coleta de dados como fotos, anotações ou defeitos é feita diretamente por uma interface semelhante ao WhatsApp, que qualquer funcionário pode usar sem treinamento. Essas informações são automaticamente estruturadas, marcadas e atribuídas ao projeto correto nos bastidores. Uma função de tradução ao vivo integrada também quebra barreiras linguísticas, reduzindo a taxa de erros em equipes internacionais em até 50%. Essa simplicidade garante uma taxa de uso de mais de 95% no canteiro de obras. Assim, uma documentação digital de construção, sem interromper os fluxos de trabalho habituais dos funcionários. A conexão perfeita entre a coleta móvel simples e a administração estruturada no escritório é a chave para o sucesso.
Automatizar processos e economizar tempo: do diário de obras à coleta de medições
Tarefas rotineiras manuais são grandes consumidoras de tempo. A criação de um diário de obras custa a um gerente de construção até 60 minutos por dia. Um software de gerenciamento de documentos para construção automatiza muitos desses processos e reduz o esforço em até 70%. Assim funciona a automação na prática:
- Relatórios diários automáticos: O software coleta todos os dados registrados ao longo do dia – fotos com carimbo de data/hora, tarefas concluídas, funcionários presentes – e gera, com um clique, um relatório diário conforme o VOB.
- Folhas de ponto digitais: Os funcionários registram seu tempo de trabalho via aplicativo, e os dados fluem diretamente para a contabilidade e o controle de projetos.
- Gestão de defeitos com fluxo de trabalho: Um defeito registrado no canteiro de obras é fotografado, descrito e atribuído diretamente ao subcontratado responsável, incluindo um prazo para correção.
- Documentação fotográfica com IA: Um reconhecimento de imagem inteligente pode analisar fotos automaticamente e etiquetá-las com palavras-chave relevantes como “armadura” ou “instalação de janelas”.
Com a automação na criação de relatórios, os gerentes de construção ganham até 5 horas de tempo por semana. Esse tempo ganho pode ser investido diretamente na gestão ativa do canteiro de obras, em vez de em tarefas administrativas. A documentação de construção automatizada é, portanto, um atalho direto para mais produtividade.
Escolher o software certo: O que você deve considerar
O mercado de software para construção é grande, mas nem toda solução se adapta a cada empresa. Uma análise das soluções ConTech mostra que 60% das empresas estão insatisfeitas com seu software porque ele não é adaptado a seus processos específicos. Portanto, antes de escolher um software de gerenciamento de documentos para a construção, você deve verificar os seguintes critérios:
- Facilidade de uso: A operação é tão simples que os funcionários no canteiro podem utilizá-la sem um treinamento intenso?
- Especialização do setor: O software oferece funções que foram especificamente desenvolvidas para a indústria da construção (por exemplo, diário de obras, gestão de defeitos)?
- Capacidade de integração: O software pode ser conectado à sua infraestrutura de TI existente (por exemplo, software ERP ou contabilidade)?
- Escalabilidade e modelo de preços: O software cresce junto com sua empresa? O modelo de preços é transparente e justo, por exemplo, sem custos para os usuários apenas de coleta de dados no canteiro?
- Suporte e serviço: O fabricante oferece suporte competente e rapidamente acessível a partir da Alemanha?
Um fator decisivo é a aplicação móvel, pois mais de 80% dos dados de construção são coletados diretamente no local. Reserve um tempo para uma comparação cuidadosa e use a oportunidade de um período de demonstração gratuito para testar o software minuciosamente.
Conclusão: Seu benefício com a Valoon
Um software de gerenciamento de documentos poderoso é indispensável para as empresas de construção modernas. Ele é o sistema nervoso central que reúne todas as informações, acelera os processos e garante a segurança jurídica. Os maiores benefícios estão na enorme economia de tempo por meio da automação, na total segurança jurídica proporcionada por uma documentação imutável e na eficiência aumentada através de uma comunicação transparente. A Valoon combina essas vantagens com uma simplicidade radical, baseada na lógica comprovada do WhatsApp. Assim, você garante que a digitalização não fique presa no escritório, mas chegue ao canteiro de obras e seja vivida por todos os funcionários. Diga adeus ao caos documental e conduza seus projetos de construção com segurança e lucro para o futuro. Agende agora sua demonstração gratuita e experimente quão simples e eficiente pode ser a documentação de construção.
Mais Links
de.digital oferece informações abrangentes sobre o índice de digitalização na Alemanha.
Fraunhofer IESE publica um artigo no blog sobre um estudo de digitalização na indústria da construção.
PwC publica um comunicado de imprensa sobre seu estudo de 2023 sobre a indústria da construção, abordando digitalização e sustentabilidade.
Departamento Federal de Estatística (Destatis) oferece um documento PDF sobre o potencial de digitalização da estatística da atividade de construção.
Associação Central da Indústria da Construção Alemã (ZDB) publica uma posição oficial sobre o tema da digitalização.
Statista oferece uma estatística sobre o grau de implementação da digitalização na indústria da construção na região DACH.
Associação Principal da Indústria da Construção Alemã fornece números e fatos sobre a indústria da construção.
Springer oferece um capítulo de livro que trata da digitalização na construção.
FAQ
Qual é o custo de um software de gerenciamento de documentos para construção?
Os custos variam dependendo do fornecedor e do conjunto de funções. A Valoon oferece um modelo de preços transparente, onde os custos surgem apenas para os usuários no escritório (licença de usuário). O uso no canteiro de obras apenas para coleta de dados é completamente gratuito, o que reduz significativamente a barreira de entrada.
Podem ser incluídos parceiros externos, como subcontratados ou avaliadores?
Sim, um bom software de construção permite dar a partes externas acesso específico e restrito no tempo a documentos e tarefas relevantes. Isso melhora a colaboração e garante que todos estejam na mesma página de informações.
Meus dados estão seguros na nuvem?
Sim. Fornecedores respeitáveis como a Valoon utilizam datacenters certificados na Alemanha ou na UE. A transferência de dados é criptografada e backups regulares, bem como rigorosos controles de acesso garantem um alto nível de segurança de dados, que muitas vezes supera o armazenamento local.
O software funciona sem conexão à internet no canteiro de obras?
Sim, muitos aplicativos modernos possuem um modo offline. Você pode registrar dados como fotos ou anotações mesmo sem uma conexão ativa à internet. Assim que seu dispositivo estiver online novamente, os dados são sincronizados automaticamente com o sistema central.
Quais dados devem estar em um sistema de gerenciamento de documentos para construção?
Normalmente, plantas de construção, contratos, licenças de construção, protocolos (protocolos de reunião, de aceitação), diários de obras, documentações fotográficas, listas de defeitos, faturas e toda a correspondência relevante pertencem ao sistema.
Quando o investimento começa a valer a pena?
Por meio da redução dos tempos de busca, evitando erros onerosos e agilizando processos, o investimento muitas vezes se paga já dentro do primeiro ano. Apenas a defesa contra uma reivindicação não justificada por meio de uma documentação limpa pode cobrir os custos por vários anos.
