Riscul subestimat: Costurile unei documentații insuficiente
Lipsa sau imposibilitatea de a găsi documente este una dintre cele mai mari capcane financiare din industria construcțiilor. O studiu realizat de Asociația Principală a Industriei Construcțiilor din Germania arată că până la 30 % din costurile totale ale unui proiect de construcție se datorează refacerilor și erorilor, care adesea apar din cauza unei comunicări slabe. Când un plan este utilizat într-o versiune învechită, corectarea acestuia costă în medie cu 12 % mai mult decât execuția inițială. Căutarea manuală a unui singur document costă angajații în medie 15 minute pe zi. Aceste ineficiențe se adună rapid și pot ajunge la mii de euro pe proiect. O documentație incompletă duce, de asemenea, la riscuri legale semnificative, în special în apărarea împotriva unor reclamații nejustificate sau în aplicarea cererilor de suplimentare. Fără o documentație care să fie sigură din punct de vedere al revizuirii , în caz de dispută, rămâi adesea cu mâinile goale. Investiția într-o arhivare digitală structurată se amortizează de obicei chiar în cadrul primului proiect.
Centralizarea ca un motor de eficiență: Funcții de bază ale unei soluții DMS
O software modern de management al documentelor pentru construcții adună toate informațiile relevante pentru proiect la un singur loc sigur. Acest lucru crește eficiența proiectelor cu până la 25 %. În loc să distribui datele pe calculatoare locale, în stocări cloud sau în atașamente de e-mail, software-ul creează o „Sursă Unică de Adevăr”. Acest lucru asigură faptul că toți cei implicați, de la șeful de șantier până la director în birou, lucrează întotdeauna cu cele mai recente documente. Cele mai importante funcții includ:
- Arhivare sigură din punct de vedere al revizuirii: Fiecare modificare adusă unui document este versionată și înregistrată, ceea ce garantează o urmă completă de audit în conformitate cu standardele GoBD.
- Disponibilitate mobilă: Prin intermediul unei aplicații, angajații pot accesa direct de pe șantier planuri, protocoale și fotografii cu smartphone-ul sau tableta și le pot încărca în timp real.
- Funcție de căutare inteligentă: O căutare full-text scanează mii de documente în câteva secunde și găsește informații relevante fără greș.
- Sistem de permisiuni bazat pe roluri: Poți controla exact care angajat sau subcontractor poate vizualiza sau edita ce documente.
Reducerea timpilor de căutare singură poate crește productivitatea în managementul proiectelor cu 10 %. Această centralizare este baza pentru o documentație de construcție bazată pe cloud și pune bazele pentru alte optimizări.
Asigurarea securității legale: Documentație de construcție conformă cu DSGVO și VOB
Utilizarea serviciilor de mesagerie precum WhatsApp pentru comunicarea pe șantier este foarte comună, dar din punct de vedere legal, extrem de problematică. Conform unei anchete realizate de Conferința pentru Protecția Datelor (DSK), peste 70 % dintre companii care utilizează mesagerii private în scopuri comerciale încalcă legislația DSGVO. O documentație digitală de construcție rezolvă această problemă, oferind un mediu de comunicare și stocare sigură și închisă. Toate datele sunt transmise criptat și stocate pe servere din Germania, asigurând respectarea reglementărilor privind protecția datelor. Este deosebit de importantă înregistrarea imuabilă, care poate servi drept probă în cazul litigiilor. Potrivit experților în dreptul construcțiilor, aproximativ 40 % din toate litigiile sunt decise pe baza calității documentației. O documentație digitală curată a deficiențelor, a progresului construcției și a acordurilor protejează eficient compania ta de revendicări de răspundere și îți asigură venitul. Astfel, documentația devine de la o obligație enervantă un scut valoros pentru compania ta.
Podul între șantier și birou: Comunicare fără obstacole
Cea mai mare provocare în implementarea unei noi software este acceptarea de către angajați pe șantier. Sistemele complexe cu un efort mare de formare eșuează adesea în implementarea practică. Software-ul de management al proiectelor pentru construcții se bazează, prin urmare, pe maximă simplificare. Valoon face un pas decisiv: Colectarea de date precum fotografii, note sau deficiențe se realizează direct printr-o interfață similară WhatsApp, pe care orice angajat o poate utiliza fără instruire. Aceste informații sunt structurate automat în fundal, etichetate și asociate cu proiectul corespunzător. O funcție integrată de traducere în timp real depășește, de asemenea, barierele lingvistice, reducând rata erorilor în echipele internaționale cu până la 50 %. Această simplificare asigură o rată de utilizare de peste 95 % pe șantier. Astfel, se creează o documentație digitală completă a construcției, fără a perturba fluxurile de lucru obișnuite ale angajaților. Conectarea perfectă între captarea mobilă simplă și gestionarea structurată în birou este cheia succesului.
Automatizarea proceselor și economisirea timpului: De la jurnalul de construcție până la înregistrarea măsurătorilor
Sarcinile de rutină manuale sunt consumatoare imense de timp. Crearea unui jurnal de construcție costă un șef de șantier până la 60 de minute în fiecare zi. O software de management al documentelor pentru construcții automatizează multe dintre aceste procese și reduce efortul cu până la 70 %. Iată cum funcționează automatizarea în practică:
- Rapoarte automate de șantier: Software-ul colectează toate datele înregistrate de-a lungul zilei – fotografii cu marcaj de timp, sarcini finalizate, angajați prezenți – și generează un raport de șantier conform VOB cu un singur clic.
- Fișe de lucru digitale: Angajații își înregistrează orele de lucru mobil prin aplicație, iar datele ajung direct în contabilitate și în managementul proiectului.
- Managementul deficiențelor cu flux de lucru: O deficiență înregistrată pe șantier este fotografiată, descrisă și apoi atribuită direct subcontractorului responsabil, inclusiv un termen pentru remediere.
- Documentație fotografică cu AI: O tehnologie inteligentă de recunoaștere a imaginilor poate analiza automat fotografiile și le poate eticheta cu cuvinte cheie relevante precum „întărire” sau „montare de feronerie”.
Prin automatizarea creării raportului, șefii de șantier câștigă până la 5 ore pe săptămână. Timpul câștigat poate fi investit direct în gestionarea activă a șantierului, în loc de activități administrative. Documentația automată de construcție reprezintă astfel un instrument direct pentru mai multă productivitate.
Alegeți software-ul potrivit: Ce trebuie să aveți în vedere
Piața software-ului pentru construcții este mare, dar nu fiecare soluție se potrivește fiecărei companii. O analiză a soluțiilor ConTech arată că 60 % dintre companii sunt nemulțumite de software-ul lor, deoarece nu este adaptat proceselor lor specifice. Înainte de a alege un software de management al documentelor pentru construcții, ar trebui să verificați următoarele criterii:
- Ușurința în utilizare: Este utilizarea atât de simplă încât angajații de pe șantier pot să o folosească fără o formare intensă?
- Specializare pe industrie: Oferă software-ul funcții care au fost dezvoltate special pentru industria construcțiilor (de exemplu, jurnal de construcție, managementul deficiențelor)?
- Capacitatea de integrare: Se poate integra software-ul cu infrastructura IT existentă (de exemplu, software ERP sau contabilitate)?
- Scalabilitate și model de preț: Crește soft-ul odată cu compania ta? Este modelul de preț transparent și corect, de exemplu, fără costuri pentru utilizatorii de șantier?
- Suport și servicii: Oferă producătorul asistență competentă și rapid accesibilă din Germania?
Un factor decisiv este aplicația mobilă, deoarece peste 80 % din datele de construcție sunt colectate direct la fața locului. Acordați timp pentru o comparare amănunțită și folosiți oportunitatea unei perioade de testare gratuite pentru a evalua software-ul în detaliu.
Concluzie: Avantajul tău cu Valoon
Un software performant de management al documentelor este indispensabil pentru companiile de construcții moderne. Este sistemul nervos central care adună toate informațiile, accelerează procesele și asigură securitatea legală. Cele mai mari avantaje constau în economisirea enormă de timp prin automatizare, securitatea legală completă datorată unei documentații imuabile și eficiența crescută printr-o comunicare transparentă. Valoon combină aceste avantaje cu o simplitate radicală, bazată pe logica dovedită a WhatsApp. Astfel, vă asigurați că digitalizarea nu rămâne în birou, ci ajunge pe șantier și este trăită de către toți angajații. Puneți capăt haosului documentar și conduceți proiectele de construcție în siguranță și profitabil în viitor. Rezervați acum demonstrația gratuită și experimentați cât de simplă și eficientă poate fi documentația de construcție.
Mai multe linkuri
de.digital oferă informații cuprinzătoare despre indexul de digitalizare în Germania.
Fraunhofer IESE publică un articol pe blog despre un studiu privind digitalizarea în industria construcțiilor.
PwC oferă un comunicat de presă legat de studiul său despre industria construcțiilor 2023, care evidențiază digitalizarea și sustenabilitatea.
Oficiul Federal de Statistică (Destatis) oferă un document PDF despre potențialul de digitalizare al statisticilor de activitate de construcție.
Asociația Centrală a Construcțiilor din Germania (ZDB) publică un document de poziție referitor la digitalizare.
Statista oferă o statistică referitoare la gradul de implementare a digitalizării în industria construcțiilor din regiunea DACH.
Asociația Principală a Industriei Germane de Construcții oferă date și fapte referitoare la industria construcțiilor.
Springer oferă un capitol de carte care abordează digitalizarea în domeniul construcțiilor.
FAQ
Care sunt costurile unei software de management al documentelor pentru construcții?
Costurile variază în funcție de furnizor și extensia funcționalităților. Valoon oferă un model de preț transparent, în cadrul căruia costurile sunt generate doar pentru utilizatorii din birou (utilizatori cu licență). Utilizarea pe șantier pentru colectarea exclusivă de date este complet gratuită, ceea ce reduce semnificativ bariera de intrare.
Pot fi implicați și parteneri externi precum subcontractori sau evaluatori?
Da, un software bun de construcții permite acordarea de drepturi de acces temporare și specifice asupra documentelor și sarcinilor relevante pentru participanții externi la proiect. Aceasta îmbunătățește colaborarea și asigură faptul că toți sunt la același nivel de informații.
Sunt datele mele în cloud în siguranță?
Da. Furnizorii serioși precum Valoon se bazează pe centre de date certificate în Germania sau în UE. Transferul de date se efectuează criptat, iar backup-urile regulate, precum și controalele stricte de acces asigură un nivel ridicat de securitate a datelor, care depășește adesea stocarea locală.
Funcționează software-ul și fără conexiune la internet pe șantier?
Da, multe aplicații moderne dispun de un mod offline. Poți colecta date precum fotografii sau note și fără o conexiune activă la internet. De îndată ce dispozitivul tău revine online, datele sunt sincronizate automat cu sistemul central.
Ce date ar trebui să existe într-un sistem de management al documentelor pentru construcții?
În general, ar trebui să fie incluse planurile de construcție, contractele, autorizațiile de construcție, protocoalele (proiecte de protocol, protocoale de recepție), jurnalul de construcție, documentația foto, listele de deficiențe, facturile și întreaga corespondență relevantă în sistem.
Cât de repede se amortizează investiția?
Prin reducerea timpilor de căutare, evitarea erorilor costisitoare și accelerarea proceselor, investiția se amortizează adesea chiar în primul an. Doar apărarea unei cereri nejustificate printr-o documentație curată poate acoperi costurile pentru mai mulți ani.
