Le risque sous-estimé : Les coûts d’une documentation défectueuse
L’absence ou l’impossibilité de trouver des documents est l’un des plus grands pièges financiers dans le secteur de la construction. Une étude de l’Association principale de l’industrie de la construction allemande montre que jusqu’à 30 % des coûts totaux d’un projet de construction proviennent de retouches et d’erreurs souvent causées par une mauvaise communication. Lorsque un plan est utilisé dans une version obsolète, la correction coûte en moyenne 12 % de plus que l’exécution initiale. La recherche manuelle d’un seul document coûte en moyenne 15 minutes par jour à chaque employé. Ces inefficacités s’accumulent rapidement, atteignant des milliers d’euros par projet. Une documentation incomplète entraîne également des risques juridiques significatifs, notamment lors de la contestation de réclamations injustifiées ou lors de la mise en œuvre de demandes supplémentaires. Sans une documentation conforme aux normes , vous vous retrouvez souvent les mains vides en cas de litige. L’investissement dans un archivage numérique structuré est donc généralement amorti dès le premier projet.
Centralisation comme facteur d’efficacité : Fonctions clés d’une solution DMS
Un logiciel moderne de gestion documentaire pour la construction regroupe toutes les informations pertinentes pour le projet à un seul endroit sécurisé. Cela augmente à lui seul l’efficacité des projets de jusqu’à 25 %. Au lieu de répartir les données sur des ordinateurs locaux, dans des stockages cloud ou en pièces jointes d’e-mail, le logiciel crée une « source unique de vérité ». Cela garantit que tous les participants, du chef de chantier sur le chantier au directeur au bureau, travaillent toujours avec les documents les plus récents. Les principales fonctionnalités comprennent :
- Archivage sécurisé : Chaque modification d’un document est versionnée et enregistrée, garantissant une traçabilité complète selon les normes GoBD.
- Disponibilité mobile : Via une application, les employés peuvent directement sur le chantier accéder aux plans, protocoles et photos avec leur smartphone ou tablette et les télécharger en temps réel.
- Fonction de recherche intelligente : Une recherche en texte intégral parcourt des milliers de documents en quelques secondes et trouve des informations pertinentes avec fiabilité.
- Système de droits d’accès basé sur les rôles : Vous contrôlez exactement quel employé ou sous-traitant peut consulter ou modifier quels documents.
La réduction des temps de recherche peut à elle seule augmenter la productivité de la gestion de projet de 10 %. Cette centralisation est la base d’une documentation de construction basée sur le cloud et jette les bases pour d’autres optimisations.
Garantir la sécurité juridique : Documentation de construction conforme au RGPD et à la norme VOB
L’utilisation de services de messagerie comme WhatsApp pour la communication sur le chantier est répandue, mais juridiquement très problématique. Selon une enquête de la Conférence sur la protection des données (DSK), plus de 70 % des entreprises qui utilisent des messagers privés à des fins professionnelles enfreignent le RGPD. Une dossier de construction numérique résout ce problème en fournissant un environnement de communication et de stockage fermé et sécurisé. Toutes les données sont transférées de manière cryptée et stockées sur des serveurs en Allemagne, garantissant ainsi la conformité au règlement général sur la protection des données. L’enregistrement immuable est particulièrement important et peut servir de preuve lors de litiges. Selon les experts en droit de la construction, environ 40 % de tous les litiges sont décidés sur la base de la qualité de la documentation. Une documentation propre et numérique des défauts, des progrès de la construction et des accords protège efficacement votre entreprise contre les réclamations et garantit votre rémunération. La documentation devient ainsi un précieux bouclier de protection pour votre entreprise plutôt qu’une obligation contreproductive.
Le lien entre le chantier et le bureau : Communication sans obstacles
Le plus grand défi lors de l’introduction de nouveaux logiciels est l’acceptation par les employés sur le chantier. Des systèmes complexes nécessitant une formation intensive échouent souvent à la mise en œuvre pratique. Les logiciels de gestion de projet pour la construction misent donc sur une simplicité maximale. Valoon va un pas plus loin : La saisie de données telles que photos, notes ou défauts se fait directement via une interface similaire à WhatsApp, que chaque employé peut utiliser sans formation. Ces informations sont automatiquement structurées, étiquetées et attribuées au bon projet en arrière-plan. Une fonction de traduction en direct intégrée surmonte également les barrières linguistiques, réduisant le taux d’erreur dans les équipes internationales jusqu’à 50 %. Cette simplicité garantit un taux d’utilisation de plus de 95 % sur le chantier. Ainsi, une documentation numérique de construction, sans perturber les flux de travail habituels des employés. La connexion fluide entre une saisie mobile simple et une gestion structurée au bureau est la clé du succès.
Automatiser les processus et gagner du temps : Du journal de chantier à la collecte de mesures
Les tâches de routine manuelles sont de grands consommateurs de temps. La création d’un journal de chantier coûte jusqu’à 60 minutes par jour à un chef de chantier. Un logiciel de gestion documentaire pour la construction automatise bon nombre de ces processus et réduit l’effort jusqu’à 70 %. Voici comment fonctionne l’automatisation en pratique :
- Rapports quotidiens automatiques : Le logiciel collecte toutes les données disponibles tout au long de la journée – photos avec horodatage, tâches effectuées, employés présents – et génère d’un clic un rapport de chantier conforme à la VOB.
- Feuilles de temps numériques : Les employés enregistrent leurs heures de travail via une application, les données vont directement dans la comptabilité et le contrôle de projet.
- Gestion des défauts avec flux de travail : Un défaut enregistré sur le chantier est photographié, décrit et attribué directement au sous-traitant responsable, avec une échéance pour la réparation.
- Documentation photo avec IA : Une reconnaissance d’image intelligente peut analyser automatiquement des photos et les étiqueter avec des mots-clés pertinents tels que « armature » ou « installation de fenêtres ».
Grâce à l’automatisation de la création de rapports, les chefs de chantier gagnent jusqu’à 5 heures par semaine. Ce temps gagné peut être directement investi dans la gestion active du chantier, plutôt que dans des activités administratives. La documentation de construction automatisée est donc un levier direct pour une plus grande productivité.
Choisir le bon logiciel : Ce à quoi vous devez faire attention
Le marché des logiciels de construction est vaste, mais chaque solution ne convient pas à chaque entreprise. Une analyse des solutions ConTech montre que 60 % des entreprises sont insatisfaites de leur logiciel parce qu’il n’est pas adapté à leurs processus spécifiques. Avant de choisir un logiciel de gestion documentaire pour la construction, vous devez donc examiner les critères suivants :
- Facilité d’utilisation : L’utilisation est-elle si simple que les employés sur le chantier peuvent l’utiliser sans formation approfondie ?
- Spécialisation sectorielle : Le logiciel propose-t-il des fonctionnalités spécialement conçues pour le secteur de la construction (par exemple, journal de chantier, gestion des défauts) ?
- Capacité d’intégration : Le logiciel peut-il être connecté à votre infrastructure informatique existante (par exemple, logiciels ERP ou comptabilité) ?
- Scalabilité et modèle tarifaire : Le logiciel grandit-il avec votre entreprise ? Le modèle tarifaire est-il transparent et équitable, par exemple sans frais pour les utilisateurs du chantier uniquement ?
- Support et service : Le fabricant propose-t-il un support compétent et facilement accessible depuis l’Allemagne ?
Un facteur décisif est l’application mobile, car plus de 80 % des données de chantier sont saisies directement sur site. Prenez le temps de faire une comparaison approfondie et profitez de la possibilité d’un essai gratuit pour tester le logiciel en profondeur.
Conclusion : Votre avantage avec Valoon
Un logiciel puissant de gestion documentaire est indispensable pour les entreprises de construction modernes. C’est le système nerveux central qui regroupe toutes les informations, accélère les processus et assure la sécurité juridique. Les plus grands avantages résident dans l’énorme gain de temps grâce à l’automatisation, la sécurité juridique sans faille grâce à une documentation immuable et l’efficacité accrue grâce à une communication transparente. Valoon combine ces avantages avec une simplicité radicale, basée sur la logique éprouvée de WhatsApp. Ainsi, vous vous assurez que la numérisation ne stagne pas au bureau, mais arrive sur le chantier et est vécue par tous les employés. Dites adieu au chaos documentaire et conduisez vos projets de construction de manière sûre et rentable vers l’avenir. Réservez dès maintenant votre démonstration gratuite et découvrez à quel point la documentation de construction peut être simple et efficace.
Plus de liens
de.digital offre des informations complètes sur l’indice de numérisation en Allemagne.
Fraunhofer IESE publie un article de blog sur une étude sur la numérisation dans le secteur de la construction.
PwC publie un communiqué de presse sur son étude de 2023 sur le secteur de la construction, mettant en évidence la numérisation et la durabilité.
Office fédéral de la statistique (Destatis) propose un document PDF sur le potentiel de numérisation des statistiques de l’activité de construction.
Union centrale de l’industrie de la construction allemande (ZDB) publie un document de position sur la numérisation.
Statista propose des statistiques sur le degré de mise en œuvre de la numérisation dans l’industrie de la construction dans la région DACH.
Association principale de l’industrie de la construction allemande fournit des chiffres et des faits sur l’industrie de la construction.
Springer propose un chapitre de livre traitant de la numérisation dans le secteur de la construction.
FAQ
Quel est le coût d’un logiciel de gestion documentaire pour la construction ?
Les coûts varient selon le fournisseur et les fonctionnalités. Valoon propose un modèle de prix transparent, où les coûts ne sont facturés que pour les utilisateurs du bureau (utilisateurs de licence). L’utilisation sur le chantier pour la simple saisie de données est entièrement gratuite, ce qui réduit considérablement la barrière d’entrée.
Des partenaires externes tels que des sous-traitants ou des experts peuvent-ils également être impliqués ?
Oui, un bon logiciel de construction permet d’accorder aux personnes extérieures impliquées dans le projet des droits d’accès ciblés et temporaires aux documents et tâches pertinents. Cela améliore la collaboration et garantit que tous sont sur la même longueur d’onde.
Mes données sont-elles en sécurité dans le cloud ?
Oui. Des fournisseurs sérieux comme Valoon s’appuient sur des centres de données certifiés en Allemagne ou dans l’UE. Le transfert de données est crypté, et des sauvegardes régulières ainsi que des contrôles d’accès stricts garantissent un niveau de sécurité des données maximum, souvent supérieur au stockage local.
Le logiciel fonctionne-t-il également sans connexion Internet sur le chantier ?
Oui, de nombreuses applications modernes disposent d’un mode hors ligne. Vous pouvez saisir des données telles que des photos ou des notes même sans connexion Internet active. Une fois que votre appareil est à nouveau en ligne, les données sont automatiquement synchronisées avec le système central.
Quelles données doivent être incluses dans un système de gestion documentaire pour la construction ?
Typiquement, les plans de construction, les contrats, les permis de construire, les protocoles (protocoles de réunion, protocoles d’acceptation), les journaux de chantier, les documentations photo, les listes de défauts, les factures et toute la correspondance pertinente sont à inclure dans le système.
Combien de temps faut-il pour rentabiliser l’investissement ?
Grâce à la réduction des temps de recherche, à l’évitement d’erreurs coûteuses et à une gestion plus rapide des processus, l’investissement est souvent amorti dès la première année. La simple défense d’une réclamation injustifiée grâce à une documentation soignée peut couvrir les coûts pendant plusieurs années.
