L’état des lieux : Pourquoi le secteur de la construction en Allemagne doit se digitaliser
La digitalisation dans l’économie allemande progresse, mais le secteur de la construction arrive en dernier avec seulement 67,6 points d’index sur 200 possibles dans la comparaison des secteurs en 2024. Bien que 93 % des entreprises de construction souhaitent investir dans des solutions numériques, les processus basés sur le papier demeurent encore très répandus. Ces processus obsolètes entraînent un flux constant de rapports et déforment la représentation des événements de construction. Les entreprises dépensent chaque année jusqu’à 3 % de leur chiffre d’affaires uniquement pour l’impression et le papier, sans compter les coûts de stockage et de gestion. Le passage à une interconnexion numérique entre bureau et chantier n’est donc pas un luxe, mais une nécessité économique pour rester compétitif. Le passage à un mode de travail sans papier est la première étape vers l’optimisation des processus.
Tirez parti des avantages : Comment vous pouvez économiser coûts et temps avec un logiciel sans papier
Le passage à un logiciel de chantier sans papier offre des avantages mesurables qui impactent directement vos résultats d’exploitation. Le traitement numérique des factures peut réduire le temps de traitement de 6 minutes en moyenne par facture. Grâce au stockage centralisé dans un dossier de construction numérique tous les acteurs du projet ont un accès permanent aux plans et documents actuels, ce qui réduit le taux d’erreurs jusqu’à 15 %. Environ 70 % des entreprises sont convaincues que le stockage numérique des documents est plus simple que l’archivage papier. Cette augmentation de l’efficacité soulage non seulement le personnel de bureau, mais améliore également la productivité sur le chantier jusqu’à 20 %. Voici quelques points soulignant les avantages clés :
- Réduction des coûts : Suppression des dépenses liées au papier, à l’impression, aux toners et aux espaces d’archivage physiques.
- Gain de temps : Création automatisée des rapports journaliers de chantier et des procès-verbaux en moins de 5 minutes.
- Réduction des erreurs : Éviter les erreurs de transmission grâce à une saisie numérique directe.
- Flux d’informations plus rapide : La communication en temps réel entre le chantier et le bureau évite des retards allant jusqu’à 10 %.
- Amélioration de la transparence : Documentation complète et traçable de toutes les opérations.
Ces avantages conduisent à une meilleure gestion de projet et soulagent vos employés des tâches manuelles chronophages.
Surmonter les obstacles : L’acceptation par les employés comme facteur de succès n° 1
Le meilleur logiciel est inutile s’il n’est pas accepté par les employés. L’un des plus grands défis de la digitalisation est la faible acceptation des nouvelles applications complexes sur le chantier. La clé du succès réside dans l’implication des employés dès le début du processus et dans la mise en évidence des avantages pour leur travail quotidien. Une solution doit être suffisamment simple et intuitive pour qu’aucune formation ne soit nécessaire. C’est exactement ce que propose Valoon : La communication se fait via le messenger WhatsApp déjà connu, utilisé par plus de 80 % des travailleurs de la construction. Il n’est pas nécessaire d’installer une nouvelle application pour l’équipe de chantier. Cette simplicité réduit la barrière d’entrée à zéro et assure une acceptation immédiate au sein de l’équipe. Ainsi, la saisie de données mobile deviendra une évidence.
Assurer la sécurité juridique : Documentation de chantier conforme à la GoBD et au RGPD
Une documentation de chantier claire est essentielle pour se défendre contre les demandes de responsabilité. En même temps, les exigences légales augmentent avec la GoBD et le RGPD. La GoBD exige que tous les documents numériques pertinents sur le plan fiscal soient archivés de manière traçable, complète, correcte, ponctuelle, ordonnée et immuable. Des services de messagerie simples comme WhatsApp ne répondent pas à ces critères. Les violations de la GoBD peuvent entraîner des ajustements sévères de la part des autorités fiscales lors d’un contrôle. De plus, lors du traitement de données personnelles, telles que les noms ou numéros de téléphone des employés et des sous-traitants, il est nécessaire de respecter strictement les règles du RGPD. Un logiciel de chantier sans papier professionnel tel que Valoon garantit les deux : il archive automatiquement toute la communication et tous les documents de manière conforme à la GoBD et assure, par une gestion claire des droits, le respect du RGPD. Votre documentation de chantier est juridiquement sûre.
Fonctionnalités en pratique : De la saisie du temps à la gestion des défauts
Un logiciel moderne pour le chantier sans papier regroupe tous les processus pertinents sur une plateforme centrale. Au lieu de 5 solutions isolées, vous utilisez un seul système interconnecté. Cela simplifie considérablement les workflows. Voici quelques fonctionnalités clés et leur bénéfice direct :
- Rapport journaliers de chantier numérique : Saisissez la météo, le personnel et les performances en quelques clics directement sur votre smartphone. La création automatique permet d’économiser jusqu’à 30 minutes par jour.
- Documentation photo avec horodatage : Chaque photo est automatiquement accompagnée d’une date, d’un lieu et d’informations sur le projet et archivée de manière juridiquement sûre.
- Gestion des défauts : Identifiez un défaut par photo, dictez une note et assignez la tâche directement à un responsable.
- Feuille de temps numérique : Les employés saisissent leurs heures de travail de manière mobile, les données sont directement et sans erreur transmises à la comptabilité.
- Traduction automatique : Surmontez les barrières linguistiques avec une fonction de traduction en direct dans plus de 20 langues.
Ces outils réduisent la charge administrative de plus de 10 heures par semaine et créent de l’espace pour la gestion de construction réelle.
Conclusion : Votre avantage avec Valoon
Le passage à un logiciel de chantier sans papier est la étape décisive pour les entreprises de construction durables. Vous augmentez non seulement votre efficacité de plus de 20 %, mais vous garantissez également la sécurité juridique nécessaire selon la GoBD et le RGPD. Avec Valoon, cette transition se fait facilement et sans problèmes d’acceptation, car vos employés sur le chantier continuent simplement à utiliser WhatsApp. Vous bénéficiez d’une simplicité maximale, d’une documentation automatisée et économisez un temps précieux. Mettez fin au chaos de la communication et à la paperasse. Concentrez-vous à nouveau sur l’essentiel : la construction. Optimisez maintenant vos processus et assurez-vous d’obtenir un avantage concurrentiel décisif.
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Plus de liens
Gouvernement fédéral propose un indice de digitalisation qui mesure les progrès de la digitalisation en Allemagne.
Fraunhofer IESE a publié un article de blog sur une étude de la digitalisation dans le secteur de la construction.
Institut fédéral de la statistique (Destatis) propose un article sur le potentiel de digitalisation dans les statistiques des activités de construction.
PwC a publié un communiqué de presse sur une étude concernant le secteur de la construction en 2023, qui met en lumière l’état de la digitalisation et de la durabilité.
Confédération allemande du bâtiment (ZDB) met à disposition un document de position sur le thème de la digitalisation.
Statista fournit une statistique sur le degré de mise en œuvre de la digitalisation dans l’industrie de la construction dans la région D-A-CH.
PwC analyse dans un article les défis et les pressions auxquels l’industrie de la construction est confrontée.
FAQ
Pourquoi mon utilisation actuelle de WhatsApp n’est-elle pas juridiquement sûre ?
WhatsApp standard ne répond pas aux exigences de la GoBD, car les chats et les données ne sont pas automatiquement archivés de manière immuable, complète et ordonnée. De plus, l’utilisation commerciale en matière de RGPD et de séparation des données privées et professionnelles pose problème.
Mes employés doivent-ils installer une nouvelle application ?
Non, pas avec Valoon. Votre équipe sur le chantier communique comme d’habitude via WhatsApp. Seuls les chefs de projet au bureau utilisent l’interface web de Valoon pour gérer toutes les informations de manière centrale et juridiquement sûre. Cela garantit 100 % d’acceptation.
Que va-t-il advenir de mes anciens documents papier ?
Pour une transition complète, vous devriez numériser une fois tous vos documents papier existants et pertinents. Des scanners modernes et des logiciels de capture peuvent grandement simplifier ce processus. Les courriers reçus à l’avenir seront alors directement numérisés.
Le stockage des données chez Valoon est-il sécurisé ?
Oui, absolument. Toutes les données sont stockées sur des serveurs sécurisés en Allemagne et traitées conformément au RGPD. L’archivage est effectué selon les principes stricts de la GoBD pour garantir une sécurité juridique maximale.
Des sous-traitants et d’autres partenaires externes peuvent-ils également être intégrés ?
Oui, le système est conçu pour représenter l’ensemble de la communication de projet. Vous pouvez facilement ajouter des partenaires externes aux discussions de projet correspondantes, sans que cela ne coûte quoi que ce soit pour eux ou qu’ils aient besoin d’installer un logiciel.
Quel est le coût de l’utilisation de Valoon ?
Valoon adopte un modèle de prix équitable : L’utilisation pour les travailleurs sur le chantier est complètement gratuite. Des frais ne sont facturés que pour les utilisateurs au bureau qui utilisent la plateforme de gestion centrale. Cela réduit la barrière d’entrée et rend la digitalisation abordable pour chaque entreprise.
