Starea actuală: De ce industria construcțiilor din Germania trebuie să se digitalizeze
Digitalizarea în economia germană avansează, însă domeniul construcțiilor se clasează pe ultimul loc în comparația cu celelalte industrii în 2024, cu doar 67,6 din 200 de puncte posibile. Deși 93% dintre companiile de construcții doresc să investească în soluții digitale, procesele bazate pe hârtie sunt încă foarte răspândite. Aceste fluxuri de lucru învechite generează un flux constant de rapoarte și distorsionează reprezentarea activităților de construcție. Companiile cheltuie anual până la 3% din venitul lor doar pentru tipărire și hârtie, fără a include costurile de arhivare și gestionare. Tranziția la o conectare digitală între birou și șantier nu este, așadar, un lux, ci o necesitate economică pentru a rămâne competitiv. Trecerea la un mod de lucru fără hârtie este primul pas spre optimizarea proceselor.
Folosește avantajele: Cum poți economisi costuri și timp cu software-ul fără hârtie
Trecerea la un software pentru șantiere fără hârtie oferă avantaje măsurabile care afectează direct rezultatul tău financiar. Procesarea digitală a facturilor poate reduce timpul de procesare cu o medie de 6 minute pe factură. Prin stocarea centralizată într-o dossier digital de construcție , toți participanții la proiect au acces constant la planuri și documente actualizate, ceea ce reduce rata de eroare cu până la 15%. Aproximativ 70% dintre companii sunt convinse că stocarea digitală a documentelor este mai simplă decât arhivarea în format de hârtie. Această creștere a eficienței nu doar că reduce povara personalului de birou, dar îmbunătățește și productivitatea pe șantier cu până la 20%. Următoarele puncte subliniază avantajele principale:
- Costuri reduse: Eliminarea cheltuielilor pentru hârtie, tipărire, toner și arhive fizice.
- Economisirea timpului: Crearea automată a rapoartelor de activitate și a proceselor-verbal în mai puțin de 5 minute.
- Minimizarea erorilor: Evitarea erorilor de transmisie prin colectarea directă digitală.
- Flux de informații mai rapid: Comunicarea în timp real între șantier și birou evită întârzierile de până la 10%.
- Transparență îmbunătățită: Documentație completă și transparentă a tuturor proceselor.
Aceste avantaje conduc la o mai bună gestionare a proiectelor și îi ușurează pe angajați de sarcini manuale consumatoare de timp.
Depășirea obstacolelor: Acceptarea de către angajați ca factor de succes nr. 1
Cel mai bun software este inutil dacă nu este acceptat de angajați. Una dintre cele mai mari provocări în digitalizare este acceptarea scăzută pentru aplicațiile noi și complexe pe șantier. Cheia succesului constă în implicarea angajaților încă de la început în proces și în evidențierea avantajelor pentru activitatea lor zilnică. O soluție trebuie să fie atât de simplă și intuitivă încât să nu necesite instruire. Aici intervine Valoon: comunicarea se desfășoară prin intermediul aplicației de mesagerie deja cunoscute, WhatsApp, folosită de peste 80% dintre lucrătorii din domeniul construcțiilor. Nu este necesară instalarea unei aplicații noi pentru echipa de pe șantier. Această simplitate reduce barierele de acces la zero și asigură o acceptare instantanee în întregul echipă. Astfel, colectarea de date mobile devine o normalitate.
Asigurarea legalității: Documentație de construcție conformă cu GoBD și GDPR
O documentație de construcție curată este esențială pentru prevenirea revendicărilor de responsabilitate. În același timp, cerințele legale cresc datorită GoBD și GDPR. GoBD solicită ca toate documentele digitale relevante pentru impozite să fie arhivate într-un mod transparent, complet, corect, la timp, ordonat și neschimbat. Serviciile de mesagerie simple precum WhatsApp nu îndeplinesc aceste criterii. Încălcările GoBD pot duce, în cazul unui control fiscal, la estimări semnificative de către autoritățile fiscale. De asemenea, la prelucrarea datelor personale, cum ar fi numele sau numerele de telefon ale angajaților și subcontractanților, trebuie respectate reglementările stricte ale GDPR. Un software profesional de șantier fără hârtie, cum ar fi Valoon, asigură ambele aspecte: arhivează automat toată comunicarea și documentele în conformitate cu GoBD și garantează respectarea GDPR printr-un management clar al drepturilor. Astfel, documentația ta de construcție este legală.
Funcții în practică: De la înregistrarea timpului până la managementul defectelor
Software-ul modern pentru șantiere fără hârtie centralizează toate procesele relevante pe o platformă. În loc de 5 soluții izolate diferite, folosești un singur sistem integrat. Acest lucru simplifică semnificativ fluxul de lucru. Iată câteva funcții esențiale și beneficiile lor directe:
- Raport digital de activitate: Înregistrează vremea, personalul și activitățile cu câteva clicuri direct pe smartphone. Crearea automată economisește zilnic până la 30 de minute.
- Documentația foto cu marcaj de timp: Fiecare fotografie este automat marcată cu data, locul și informațiile despre proiect și este arhivată în conformitate cu cerințele legale.
- Managementul defectelor: Înregistrează un defect prin fotografie, dictează o notiță și atribuie sarcina direct unei persoane responsabile.
- Foaia de timp digitală: Angajații își înregistrează orele de lucru mobil, iar datele se transferă direct și fără erori în contabilitatea salarială.
- Traducere automată: Depășește barierele lingvistice cu o funcționalitate de traducere live în peste 20 de limbi.
Aceste instrumente reduc efortul administrativ cu peste 10 ore pe săptămână și creează timp liber pentru conducerea efectivă a construcției.
Concluzie: Avantajul tău cu Valoon
Trecerea la un software pentru șantiere fără hârtie este pasul decisiv pentru antreprenorii de construcții care doresc un viitor sustenabil. Nu doar că îți crește eficiența cu peste 20%, dar asigură și legalitatea conform GoBD și GDPR. Cu Valoon, această tranziție se face ușor și fără probleme de acceptanță, deoarece angajații tăi de pe șantier continuă să folosească WhatsApp. Beneficiezi de maximă simplitate, documentație automată și economisești timp prețios. Încheie cu haosul comunicațional și cu hârtiile. Concentrează-te din nou pe esențial: construcții. Optimizează-ți acum procesele și asigură-ți avantajul competitiv decisiv.
Ești gata să-ți organizezi șantierele mai eficient și legal? Programează acum o prezentare gratuită și experimentează cât de ușor este să treci la un șantier fără hârie cu Valoon.
Mai multe linkuri
Guvernul Federal oferă un indice de digitalizare care măsoară progresul digitalizării în Germania.
Fraunhofer IESE a publicat un articol pe blog despre un studiu privind digitalizarea în domeniul construcțiilor.
Oficiul Federal pentru Statistică (Destatis) oferă un articol despre potențialul de digitalizare în statisticile activității de construcție.
PwC a publicat un comunicat de presă despre un studiu realizat în industria construcțiilor în 2023, care evidențiază stadiul digitalizării și sustenabilității.
Asociația Centrală a Antreprenorilor de Construcții Germani (ZDB) oferă un document de poziție referitor la digitalizare.
Statista oferă o statistică privind gradul de implementare a digitalizării în industria construcțiilor din regiunea D-A-CH.
PwC analizează într-un articol provocările și presiunea cu care se confruntă industria construcțiilor.
FAQ
De ce utilizarea mea anterioară a WhatsApp nu este legală?
WhatsApp standard nu îndeplinește cerințele GoBD, deoarece conversațiile și datele nu sunt arhivate automat într-un mod neschimbat, complet și ordonat. În plus, utilizarea în scopuri comerciale în ceea ce privește GDPR și separarea datelor private de cele profesionale este problematică.
Trebuie să-și instaleze angajații o aplicație nouă?
Nu, cu Valoon nu. Echipa ta de pe șantier comunică ca de obicei prin WhatsApp. Numai șefii de proiect din birou utilizează interfața web Valoon pentru a gestiona centralizat toate informațiile într-un mod legal. Acest lucru asigură 100% acceptanță.
Ce se întâmplă cu documentele mele vechi pe hârtie?
Pentru o tranziție completă, ar trebui să digitalizezi o dată documentele tale de hârtie relevante. Scanerele moderne și software-ul de captare pot simplifica foarte mult acest proces. Poșta primită în viitor va fi înregistrată direct în format digital.
Este stocarea datelor la Valoon sigură?
Da, absolut. Toate datele sunt stocate pe servere sigure în Germania și sunt procesate în conformitate cu GDPR. Arhivarea se face conform principiilor stricte ale GoBD pentru a-ți asigura maximă legalitate.
Pot fi incluși și subcontractanți și alți parteneri externi?
Da, sistemul este proiectat pentru a include toată comunicarea proiectului. Poți adăuga cu ușurință parteneri externi la conversațiile proiectului respective, fără costuri pentru ei sau fără a fi nevoie să instaleze o aplicație.
Cât costă utilizarea Valoon?
Valoon adoptă un model de preț corect: Utilizarea pentru angajații de pe șantier este complet gratuită. Costuri există doar pentru utilizatorii din birou care folosesc platforma de gestionare centralizată. Acest lucru reduce barierele de acces și face digitalizarea accesibilă pentru orice companie.
