O status quo: Por que a indústria da construção alemã precisa digitalizar-se
A digitalização na economia alemã avança, mas a construção civil fica para trás, com apenas 67,6 dos 200 possíveis pontos de índice, ocupando o último lugar no comparativo setorial de 2024. Embora 93% das empresas de construção queiram investir em soluções digitais, os processos baseados em papel ainda são amplamente utilizados. Esses procedimentos obsoletos geram um fluxo contínuo de relatórios e distorcem a representação das atividades de construção. As empresas gastam anualmente até 3% de sua receita apenas em impressão e papel, sem contar os custos de arquivamento e manuseio. A transição para uma conexão digital entre escritório e canteiro de obras não é um luxo, mas uma necessidade econômica para se manter competitivo. A mudança para um modo de trabalho sem papel é o primeiro passo para a otimização de processos.
Aproveite as vantagens: Como economizar tempo e dinheiro com software sem papel
A transição para um software de canteiro de obras sem papel oferece vantagens mensuráveis que impactam diretamente seus resultados operacionais. Apenas o processamento digital de faturas pode reduzir o tempo de processamento em média 6 minutos por fatura. Com o armazenamento central em um arquivo digital de construção todos os envolvidos no projeto têm acesso a planos e documentos atualizados a qualquer momento, reduzindo a taxa de erros em até 15%. Cerca de 70% das empresas estão convencidas de que o armazenamento digital de documentos é mais simples do que a arquivação em papel. Esse aumento de eficiência não apenas alivia o pessoal administrativo, mas também melhora a produtividade no canteiro de obras em até 20%. Os seguintes pontos destacam os principais benefícios:
- Redução de custos: Eliminação de despesas com papel, impressão, toners e salas de arquivo físicas.
- Economia de tempo: Criação automatizada de relatórios diários de obra e protocolos em menos de 5 minutos.
- Minimização de erros: Evitar erros de transcrição por meio da coleta digital direta.
- Fluxo de informações mais rápido: A comunicação em tempo real entre o canteiro e o escritório evita atrasos de até 10%.
- Maior transparência: Documentação completa e rastreável de todos os processos.
Essas vantagens levam a um melhor gerenciamento de projetos e aliviam seus colaboradores de tarefas manuais que consomem muito tempo.
Superando obstáculos: Aceitação pelos funcionários como o fator de sucesso número 1
O melhor software é inútil se não for aceito pelos funcionários. Um dos maiores desafios na digitalização é a baixa aceitação de aplicações novas e complexas no canteiro de obras. A chave para o sucesso está em envolver os funcionários no processo desde o início e mostrar os benefícios para seu trabalho diário. Uma solução deve ser tão simples e intuitiva que não haja necessidade de treinamento. É aqui que a Valoon entra: A comunicação ocorre por meio do já conhecido WhatsApp, que mais de 80% dos profissionais da construção já utilizam. Não é necessário instalar um novo aplicativo para a equipe do canteiro de obras. Essa simplicidade reduz a barreira de entrada a zero e garante aceitação imediata em toda a equipe. Assim, a coleta de dados móvel se torna algo natural.
Garantir segurança jurídica: Documentação de construção em conformidade com GoBD e GDPR
Uma documentação de obra clara é fundamental para a defesa contra reclamações de responsabilidade. Ao mesmo tempo, as exigências legais estão crescendo devido ao GoBD e GDPR. O GoBD exige que todos os documentos digitais relevantes para impostos sejam arquivados de forma legível, completa, correta, pontual, organizada e imutável. Serviços de mensagens simples como WhatsApp não atendem a esses critérios. Violações do GoBD podem levar a correções severas pelo fisco em uma auditoria. Além disso, ao processar dados pessoais, como nomes ou números de telefone de funcionários e subcontratados, as rigorosas regras do GDPR devem ser seguidas. Um software de canteiro de obras profissional e sem papel como a Valoon garante ambos: Ele arquiva automaticamente toda a comunicação e todos os documentos em conformidade com o GoBD e assegura a conformidade com o GDPR por meio de uma gestão de direitos clara. Assim, sua documentação de obra é juridicamente segura.
Funções na prática: Da coleta de horas ao gerenciamento de defeitos
Um software moderno para canteiros de obras sem papel reúne todos os processos relevantes em uma plataforma central. Em vez de 5 soluções isoladas diferentes, você utiliza um único sistema conectado. Isso simplifica significativamente os fluxos de trabalho. Aqui estão algumas funções principais e seus benefícios diretos:
- Relatório diário digital: Registre o clima, pessoal e serviços com alguns cliques diretamente no smartphone. A criação automática economiza até 30 minutos por dia.
- Documentação fotográfica com marca temporal: Cada foto é automaticamente etiquetada com tempo, local e informações do projeto e arquivada de forma juridicamente segura.
- Gerenciamento de defeitos: Registre um defeito por foto, dite uma nota e atribua a tarefa a um responsável.
- Folhas de horas digitais: Funcionários registram suas horas de trabalho de forma móvel, os dados fluem diretamente e sem erros para a contabilidade de salários.
- Tradução automática: Supere barreiras linguísticas com uma função de tradução ao vivo em mais de 20 idiomas.
Essas ferramentas reduzem o esforço administrativo em mais de 10 horas por semana e criam espaço para a verdadeira gestão da construção.
Conclusão: Sua vantagem com a Valoon
A transição para um software de canteiro de obras sem papel é o passo decisivo para empresas de construção do futuro. Você não apenas aumenta sua eficiência em mais de 20%, mas também cria a necessária segurança jurídica de acordo com GoBD e GDPR. Com a Valoon, essa transição é fácil e sem problemas de aceitação, pois seus colaboradores no canteiro continuam a usar o WhatsApp normalmente. Você se beneficia de máxima simplicidade, documentação automatizada e economiza tempo valioso. Diga adeus ao caos da comunicação e à papelada. Concentre-se novamente no essencial: a construção. Otimize agora seus processos e garanta a vantagem competitiva decisiva.
Você está pronto para organizar seus canteiros de obras de forma mais eficiente e juridicamente segura? Agende agora sua demonstração gratuita e descubra como a transição para um canteiro de obras sem papel com a Valoon é simples.
Mais Links
Governo Federal oferece um índice de digitalização que mede o progresso da digitalização na Alemanha.
Fraunhofer IESE publicou um post no blog sobre um estudo da digitalização na indústria da construção.
Instituto Federal de Estatística (Destatis) oferece um artigo sobre o potencial de digitalização na estatística de atividades de construção.
PwC publicou um comunicado de imprensa sobre um estudo da indústria da construção de 2023, que destaca o estado da digitalização e sustentabilidade.
Associação Central da Indústria de Construção Alemã (ZDB) apresenta um documento de posição sobre o tema da digitalização.
Statista oferece uma estatística sobre o grau de implementação da digitalização na indústria da construção nas regiões D-A-CH.
PwC analisa em um artigo os desafios e a pressão que a indústria da construção enfrenta.
FAQ
Por que meu uso anterior do WhatsApp não é juridicamente seguro?
O WhatsApp padrão não atende aos requisitos do GoBD, pois chats e dados não são arquivados automaticamente de forma imutável, completa e ordenada. Além disso, o uso comercial em relação ao GDPR e à separação de dados pessoais e comerciais é problemático.
Meus funcionários precisam instalar um novo aplicativo?
Não, com a Valoon não. Sua equipe no canteiro se comunica como de costume pelo WhatsApp. Somente os gerentes de projeto no escritório utilizam a interface web da Valoon para gerenciar todas as informações de forma central e juridicamente segura. Isso garante 100% de aceitação.
O que acontece com meus antigos documentos em papel?
Para uma transição completa, você deve digitalizar uma única vez seus documentos em papel relevantes já existentes. Scanners modernos e softwares de captura podem simplificar muito esse processo. A correspondência recebida no futuro será registrada diretamente de forma digital.
O armazenamento de dados na Valoon é seguro?
Sim, absolutamente. Todos os dados são armazenados em servidores seguros na Alemanha e processados de acordo com o GDPR. O arquivamento ocorre de acordo com os rigorosos princípios do GoBD, para garantir a máxima segurança jurídica.
Podem também ser incluídos subcontratados e outros parceiros externos?
Sim, o sistema é projetado para abranger toda a comunicação do projeto. Você pode facilmente adicionar parceiros externos aos chats do projeto, sem que haja custos para eles ou a necessidade de instalar um software.
Qual é o custo do uso da Valoon?
A Valoon adota um modelo de preços justo: O uso para os colaboradores no canteiro é totalmente gratuito. Custos são incorridos apenas para os usuários no escritório que utilizam a plataforma administrativa central. Isso reduz a barreira de entrada e torna a digitalização acessível para qualquer empresa.
