El estado actual: Por qué la industria de la construcción alemana debe digitalizarse
La digitalización en la economía alemana avanza, pero la construcción se sitúa en el último lugar del sector con solo 67.6 puntos de índice de 200 posibles en la comparación de 2024. Aunque el 93 por ciento de las empresas constructoras desean invertir en soluciones digitales, los procesos basados en papel siguen estando muy extendidos. Estos procedimientos obsoletos generan un flujo constante de informes y distorsionan la representación de los acontecimientos de construcción. Las empresas gastan anualmente hasta un 3 por ciento de su facturación solo en impresión y papel, sin contar los costos de archivo y manejo. La transición hacia una conexión digital entre oficina y obra no es un lujo, sino una necesidad económica para mantenerse competitivos. El cambio a una forma de trabajo sin papel es el primer paso hacia la optimización de procesos.
Aprovecha las ventajas: Cómo puedes ahorrar costos y tiempo con software sin papel
La transición a un software de obra sin papel ofrece ventajas medibles que impactan directamente en tus resultados operativos. Solo el procesamiento digital de facturas puede reducir el tiempo de procesamiento en un promedio de 6 minutos por factura. Gracias al almacenamiento central en un expediente digital de construcción todos los participantes del proyecto tienen acceso en cualquier momento a los planos y documentos actualizados, lo que reduce la tasa de errores hasta en un 15%. Alrededor del 70 por ciento de todas las empresas están convencidas de que almacenar documentos digitalmente es más fácil que archivarlos en papel. Este aumento en la eficiencia no solo libera al personal de oficina, sino que también mejora la productividad en la obra en hasta un 20%. Los siguientes puntos destacan las ventajas clave:
- Reducción de costos: Eliminación de gastos en papel, impresión, tóner y espacios de archivo físicos.
- Ahorro de tiempo: Creación automatizada de informes diarios de obra y actas en menos de 5 minutos.
- Minimización de errores: Prevención de errores de transcripción a través de la captura digital directa.
- Flujo de información más rápido: La comunicación en tiempo real entre la obra y la oficina evita retrasos de hasta el 10%.
- Mayor transparencia: Documentación exhaustiva y verificable de todos los procesos.
Estas ventajas conducen a una mejor gestión de proyectos y liberan a tus empleados de tareas manuales que consumen mucho tiempo.
Superar obstáculos: Aceptación de los empleados como factor clave de éxito nº 1
El mejor software es inútil si no es aceptado por los empleados. Uno de los mayores desafíos en la digitalización es la baja aceptación de aplicaciones nuevas y complejas en la obra. La clave del éxito radica en involucrar a los empleados desde el principio en el proceso y mostrarles las ventajas para su trabajo diario. Una solución debe ser tan simple e intuitiva que no requiera capacitación. Precisamente aquí es donde Valoon se destaca: La comunicación se lleva a cabo a través de la aplicación de mensajería WhatsApp ya conocida, que más del 80% de los trabajadores de la construcción ya utilizan. No es necesaria la instalación de una nueva aplicación para el equipo de la obra. Esta simplicidad reduce la barrera de entrada a cero y asegura una aceptación inmediata en todo el equipo. Así, la captura de datos móvil se convierte en algo natural.
Garantizar seguridad jurídica: Documentación de construcción conforme a GoBD y GDPR
Una documentación de construcción clara es crucial para la defensa contra reclamaciones de responsabilidad. Al mismo tiempo, los requisitos legales aumentan a través de GoBD y GDPR. GoBD exige que todos los documentos digitales relevantes para la fiscalidad sean archivados de manera verificable, completa, correcta, oportuna, ordenada e inalterable. Servicios de mensajería simples como WhatsApp no cumplen con estos criterios. Las violaciones de GoBD pueden llevar a ajustes severos por parte de la agencia tributaria durante una auditoría. Además, al procesar datos personales, como nombres o números de teléfono de empleados y subcontratistas, se deben cumplir las estrictas normas del GDPR. Un software de obra sin papel profesional como Valoon garantiza ambas cosas: Archiva automáticamente toda la comunicación y toda la documentación de forma conforme a GoBD y asegura el cumplimiento del GDPR mediante una gestión clara de permisos. Así, tu documentación de construcción es jurídicamente segura.
Funciones en la práctica: Desde el registro de horas hasta la gestión de defectos
El software moderno para la obra sin papel concentra todos los procesos relevantes en una plataforma central. En lugar de 5 soluciones aisladas diferentes, utilizas un único sistema interconectado. Esto simplifica enormemente los flujos de trabajo. Aquí hay algunas funciones clave y su beneficio directo:
- Informe diario de obra digital: Registra el clima, personal y servicios con unos pocos clics directamente en el smartphone. La creación automática ahorra hasta 30 minutos al día.
- Documentación fotográfica con sello de tiempo: Cada foto se archiva automáticamente con información de tiempo, lugar y proyecto de manera legal.
- Gestión de defectos: Captura un defecto con una foto, dicta una nota y asigna la tarea directamente a un responsable.
- Hojas de horas digitales: Los empleados registran sus horas de trabajo de forma móvil, los datos fluyen directamente y sin errores a la contabilidad de salarios.
- Traducción automática: Supera las barreras del idioma con una función de traducción en vivo en más de 20 idiomas.
Estas herramientas reducen el esfuerzo administrativo en más de 10 horas por semana y crean espacio para la gestión de obra real.
Conclusión: Tu ventaja con Valoon
La transición a un software de obra sin papel es el paso decisivo para las empresas constructoras del futuro. No solo aumentas tu eficiencia en más del 20%, sino que también aseguras la necesaria seguridad jurídica según GoBD y GDPR. Con Valoon, esta transición se produce de manera sencilla y sin problemas de aceptación, ya que tus empleados en la obra continúan utilizando WhatsApp. Te beneficias de la máxima simplicidad, documentación automatizada y ahorras tiempo valioso. Deja atrás el caos de comunicación y la acumulación de papeles. Concéntrate nuevamente en lo esencial: en construir. Optimiza ahora tus procesos y asegúrate la ventaja competitiva decisiva.
¿Estás listo para organizar tus obras de manera más eficiente y jurídicamente segura? Reserva ahora tu demostración gratuita y descubre lo fácil que es hacer la transición a una obra sin papel con Valoon.
Más enlaces
Gobierno Federal ofrece un índice de digitalización que mide el progreso de la digitalización en Alemania.
Fraunhofer IESE publicó una entrada de blog sobre un estudio sobre la digitalización en la industria de la construcción.
Oficina Federal de Estadística (Destatis) ofrece un artículo sobre el potencial de digitalización en la estadística de actividades de construcción.
PwC publicó un comunicado de prensa sobre un estudio sobre la industria de la construcción en 2023, que destaca el estado de la digitalización y la sostenibilidad.
Asociación Central de la Construcción Alemana (ZDB) ofrece un documento de posición sobre el tema de la digitalización.
Statista presenta una estadística sobre el grado de implementación de la digitalización en la industria de la construcción en la región de D-A-CH.
PwC analiza en un artículo los desafíos y la presión a la que está sometida la industria de la construcción.
FAQ
¿Por qué mi uso actual de WhatsApp no es legalmente seguro?
WhatsApp estándar no cumple con los requisitos de GoBD, ya que los chats y datos no son archivados automáticamente de forma inalterable, completa y ordenada. Además, el uso comercial en relación con GDPR y la separación de datos privados y comerciales plantea problemas.
¿Debo instalar una nueva aplicación mis empleados?
No, con Valoon no. Tu equipo en la obra se comunica como de costumbre a través de WhatsApp. Solo los jefes de proyecto en la oficina utilizan la interfaz web de Valoon para gestionar toda la información de manera central y legal. Esto garantiza una aceptación del 100%.
¿Qué pasa con mis documentos en papel antiguos?
Para una transición completa, deberías digitalizar una vez tus documentos relevantes existentes en papel. Los escáneres modernos y el software de captura pueden simplificar mucho este proceso. Las cartas que lleguen en el futuro serán digitalizadas directamente.
¿Es segura la almacenamiento de datos en Valoon?
Sí, absolutamente. Todos los datos se almacenan en servidores seguros en Alemania y se procesan de manera conforme a GDPR. El archivo se realiza de acuerdo con los estrictos principios de GoBD para garantizarte la máxima seguridad jurídica.
¿Pueden también los subcontratistas y otros socios externos ser integrados?
Sí, el sistema está diseñado para reflejar toda la comunicación del proyecto. Puedes agregar fácilmente socios externos a los respectivos chats de proyecto, sin que esto les cueste nada o tengan que instalar un software.
¿Cuánto cuesta el uso de Valoon?
Valoon sigue un modelo de precios justo: El uso para los empleados en la obra es completamente gratuito. Solo se incurre en costos para los usuarios en la oficina que utilizan la plataforma central de gestión. Esto reduce la barrera de entrada y hace que la digitalización sea asequible para cualquier empresa.
