escrito por: Jan Wolber
El problema: caos de papeles en las obras
En cada obra se generan a diario numerosos documentos en papel: albaranes, informes diarios de obra, notas de medición, protocolos, anotaciones y formaciones. Estos documentos son a menudo cruciales para los procesos posteriores. La falta de un albarán retrasa la contabilidad, un informe diario incompleto puede causar problemas legales en reclamaciones de garantía. (Fuente: formilo.com)
El papel es el mayor obstáculo. Los documentos se pierden, se quedan en el coche o se vuelven ilegibles si están expuestos al viento y al mal tiempo. Incluso cuando llegan a la oficina, a menudo terminan en la pila equivocada o se procesan demasiado tarde. Estos pequeños retrasos rápidamente se suman a grandes problemas. Por lo tanto, digitalizar los documentos en papel en las obras es el primer paso para mantener el control y hacer los procesos más eficientes.
La solución: digitalizar documentos en papel en las obras
Para eliminar el caos con los documentos en papel, la digitalización es el paso crucial. Con Valoon, puedes digitalizar documentos en papel en las obras sin software complicado o capacitaciones que consumen tiempo. El proceso es increíblemente simple: tus empleados fotografían documentos como albaranes o informes diarios de obra directamente por WhatsApp. En segundo plano, Valoon procesa automáticamente la foto, la convierte en un PDF y la guarda en la carpeta del proyecto correspondiente. Así se elimina la clasificación manual de montones de papel, se ahorra tiempo, se reducen errores y la información importante está disponible de manera digital de inmediato.
Las ventajas de la digitalización para tu empresa constructora
La digitalización de documentos en papel en las obras ofrece numerosas ventajas (Fuente: sorba.ch):
Ahorro de tiempo: Los documentos ya no tienen que ser llevados físicamente a la oficina. Están disponibles de inmediato de forma digital.
Acceso directo: La oficina recibe notificaciones push tan pronto como hay nuevos documentos disponibles, y puede comenzar directamente con los procesos posteriores.
Fácil manejo: Los empleados no necesitan capacitación especial. Una foto por WhatsApp es suficiente.
Reducción de errores: No más papeles perdidos o anotaciones ilegibles.
Eficiencia en costos: Procesos más rápidos significan menos carga administrativa y costos menores.
Así funciona la digitalización de documentos en papel en las obras con Valoon
Un jefe de obra recibe por la mañana varios albaranes de materiales de construcción. En lugar de recopilar los papeles y llevarlos a la oficina por la tarde, los fotografía directamente por WhatsApp. Valoon procesa automáticamente las fotos, crea PDFs y los guarda en la carpeta del proyecto correspondiente. La contabilidad tiene acceso inmediato y puede comenzar la verificación de las facturas.
Un encargado registra manualmente el informe diario de obra en el sitio. Una rápida foto, y el documento está almacenado digitalmente, archivado y visible para la oficina. De este modo se evitan retrasos y la comunicación del proyecto se mantiene actual.
Por qué deberías digitalizar tus documentos en papel
La digitalización de documentos en papel en las obras es más que una tendencia: es un paso crucial hacia el aumento de la eficiencia. Con Valoon, ahorras tiempo y costos, mejoras la comunicación entre la obra y la oficina y aseguras que la información importante esté disponible de inmediato. ¡Empieza ahora tu camino hacia un futuro sin papel!
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