yazan: Jan Wolber
Sorun: İnşaatlarda kağıt karmaşası
Her inşaatta her gün sayısız kağıt belgesi ortaya çıkıyor: Teslimat belgeleri, günlük raporlar, ölçü belgeleri, protokoller, notlar ve talimatlar. Bu belgeler çoğunlukla sonraki süreçler için kritik öneme sahiptir. Eksik bir teslimat belgesi muhasebeyi geciktirirken, eksik bir günlük rapor garanti taleplerinde hukuki sorunlara yol açabilir. (Kaynak: formilo.com)
Kağıt, en büyük engel olmaya devam ediyor. Kağıtlar kayboluyor, araçta unutuluyor veya rüzgar ve hava koşullarına maruz kaldığında okunamaz hale geliyor. Ofise ulaşsa bile, çoğunlukla yanlış yığının içine düşüyor ya da geç işleniyor. Bu küçük gecikmeler hızla büyük sorunlara dönüşebilir. İnşaatlarda kağıt belgeleri dijitalleştirmek bu nedenle, süreci takip etmek ve akışları verimli hale getirmek için ilk adımdır.
Çözüm: İnşaatlarda kağıt belgeleri dijitalleştirmek
Kağıt belgeleriyle olan karmaşayı ortadan kaldırmak için dijitalleşme kritik bir adımdır. Valoon ile inşaatlarda kağıt belgeleri dijitalleştirilebilir; karmaşık yazılımlara veya zaman alıcı eğitimlere gerek yoktur. Süreç oldukça basittir: Çalışanlar teslimat belgeleri veya günlük raporlar gibi belgeleri doğrudan WhatsApp üzerinden fotoğraflar. Arkada Valoon, resmi otomatik olarak işler, PDF’ye dönüştürür ve doğru proje klasörüne kaydeder. Bu sayede kağıt yığınlarını manuel olarak sıralama gerekliliği ortadan kalkar, zaman kazanılır, hatalar azaltılır ve önemli bilgiler hemen dijital olarak erişilebilir hale gelir.
Dijitalleşmenin inşaat firmanız için avantajları
İnşaatlardaki kağıt belgelerinin dijitalleştirilmesi birçok avantaj sunar (Kaynak: sorba.ch):
Zaman tasarrufu: Belgeleri fiziksel olarak ofise getirmek gerekmiyor. Hemen dijital olarak erişilebilir.
Doğrudan erişim: Ofis, yeni belgeler mevcut olduğunda anlık bildirim alır ve hemen takip süreçlerine başlayabilir.
Kolay kullanım: Çalışanların özel bir eğitim almasına gerek yok. Bir fotoğrafın WhatsApp’a gönderilmesi yeterlidir.
Hata azaltma: Artık kaybolan kağıtlar veya okunaksız notlar yok.
Maliyet verimliliği: Daha hızlı süreçler, daha az idari yük ve daha düşük maliyetler anlamına gelir.
Valoon ile inşaatlarda kağıt belgeleri nasıl dijitalleştirilir
Bir şantiye şefi, sabah saatlerinde inşaat malzemeleri için birkaç teslimat belgesi alır. Belgeleri toplamak ve akşam ofise götürmek yerine, onları doğrudan WhatsApp üzerinden fotoğraflar. Valoon fotoğrafları otomatik olarak işler, PDF oluşturur ve doğru proje klasörüne kaydeder. Muhasebe anında erişim sağlar ve fatura kontrolüne başlayabilir.
Bir usta, şantiyede günlük raporu elle yazar. Hızlı bir fotoğraf, belgenin dijital olarak kaydedilmesi, arşivlenmesi ve ofiste görünür hale gelmesi anlamına gelir. Böylece gecikmeler önlenir ve proje iletişimi güncel kalır.
Kağıt belgelerinizi neden dijitalleştirmelisiniz
İnşaatlardaki kağıt belgelerin dijitalleştirilmesi sadece bir trend değildir – bu, verimliliği artırmak için kritik bir adımdır. Valoon ile zaman ve maliyet tasarrufu sağlarken, şantiye ile ofis arasındaki iletişimi geliştirir ve önemli bilgilerin hemen erişilebilir olmasını sağlarsınız. Şimdi kağıtsız bir geleceğe başlayın!
Kaynak ve simge kullanımı: İkonlar Freepik, Smashicons ve riajulislam tarafından flaticon.com’dan alınmıştır.
