napisane przez: Jan Wolber
Problem: chaos papierowy na budowach
Na każdej budowie codziennie powstaje wiele dokumentów papierowych: listy przewozowe, dzienniki budowy, zestawienia, protokoły, notatki i instrukcje. Te dokumenty są często kluczowe dla późniejszych procesów. Brakująca lista przewozowa opóźnia księgowość, a niekompletny dziennik budowy może powodować problemy prawne związane z roszczeniami gwarancyjnymi. (Źródło: formilo.com)
Papier jest największą przeszkodą. Kartki giną, zostają w samochodzie lub stają się nieczytelne, gdy są narażone na wiatr i warunki atmosferyczne. Nawet jeśli trafią do biura, często lądują w niewłaściwym stosie lub są zbyt późno przetwarzane. Te małe opóźnienia szybko sumują się do dużych problemów. Cyfryzacja dokumentów papierowych na budowach jest zatem pierwszym krokiem do utrzymania porządku i efektywnego zarządzania procesami.
Rozwiązanie: cyfryzacja dokumentów papierowych na budowach
Aby pozbyć się chaosu z dokumentami papierowymi, cyfryzacja to kluczowy krok. Dzięki Valoon możesz cyfryzować dokumenty papierowe na budowach, bez skomplikowanego oprogramowania czy czasochłonnych szkoleń. Proces jest niezwykle prosty: Twoi pracownicy fotografują dokumenty, takie jak listy przewozowe lub dzienniki budowy, bezpośrednio przez WhatsApp. Valoon automatycznie przetwarza zdjęcie w tle, zamienia je na PDF i umieszcza w odpowiednim folderze projektu. Dzięki temu znika konieczność ręcznego sortowania stosów papieru, oszczędza się czas, zmniejsza błędy, a ważne informacje są od razu dostępne w formie cyfrowej.
Zalety cyfryzacji dla Twojej firmy budowlanej
Cyfryzacja dokumentów papierowych na budowach oferuje liczne korzyści (Źródło: sorba.ch):
Oszczędność czasu: Dokumenty nie muszą być już fizycznie przynoszone do biura. Są dostępne natychmiast w formie cyfrowej.
Bezpośredni dostęp: Biuro otrzymuje powiadomienia push, gdy nowe dokumenty są dostępne, i może natychmiast rozpocząć procesy następne.
Łatwość obsługi: Pracownicy nie potrzebują specjalnych szkoleń. Zdjęcie przez WhatsApp wystarczy.
Redukcja błędów: Koniec z zagubionymi kartkami lub nieczytelnymi notatkami.
Efektywność kosztowa: Szybsze procesy oznaczają mniej pracy administracyjnej i niższe koszty.
Jak działa cyfryzacja dokumentów papierowych na budowach z Valoon
Kierownik budowy otrzymuje rano kilka listów przewozowych na materiały budowlane. Zamiast zbierać papiery i wieczorem przynosić je do biura, fotografuje je bezpośrednio przez WhatsApp. Valoon automatycznie przetwarza zdjęcia, tworzy PDF-y i umieszcza je w odpowiednim folderze projektu. Księgowość ma natychmiastowy dostęp i może rozpocząć weryfikację faktur.
Brygadzista ręcznie wprowadza dziennik budowy na placu. Szybkie zdjęcie, a dokument jest cyfrowo zapisany, archiwizowany i widoczny dla biura. Dzięki temu unika się opóźnień, a komunikacja projektowa pozostaje aktualna.
Dlaczego powinieneś cyfryzować swoje dokumenty papierowe
Cyfryzacja dokumentów papierowych na budowach to więcej niż tylko trend – to kluczowy krok do zwiększenia efektywności. Dzięki Valoon oszczędzasz czas i koszty, poprawiasz komunikację między placem budowy a biurem i zapewniasz, że ważne informacje są natychmiast dostępne. Rozpocznij teraz swoją papierową przyszłość!
Odniesienia i użycie ikon: Ikony od Freepik, Smashicons i riajulislam z flaticon.com
