geschrieben von: Jan Wolber
Das Problem: Papierchaos auf Baustellen
Auf jeder Baustelle fallen täglich zahlreiche Papierdokumente an: Lieferscheine, Bautagesberichte, Aufmaßzettel, Protokolle, Notizen und Unterweisungen. Diese Unterlagen sind oft entscheidend für nachgelagerte Prozesse. Ein fehlender Lieferschein verzögert die Buchhaltung, ein unvollständiger Bautagesbericht kann rechtliche Probleme bei Gewährleistungsansprüchen verursachen. (Quelle: formilo.com)
Papier ist dabei das größte Hindernis. Zettel gehen verloren, bleiben im Auto liegen oder werden unleserlich, wenn sie Wind und Wetter ausgesetzt sind. Selbst wenn sie ins Büro gelangen, landen sie oft im falschen Stapel oder werden zu spät bearbeitet. Diese kleinen Verzögerungen summieren sich schnell zu großen Problemen. Papierdokumente auf Baustellen zu digitalisieren ist daher der erste Schritt, um den Überblick zu behalten und Abläufe effizient zu gestalten.
Die Lösung: Papierdokumente auf Baustellen digitalisieren
Um das Chaos mit Papierdokumenten zu beseitigen, ist die Digitalisierung der entscheidende Schritt. Mit Valoon können Sie Papierdokumente auf Baustellen digitalisieren, ohne komplizierte Software oder zeitaufwendige Schulungen. Der Prozess ist denkbar einfach: Ihre Mitarbeitenden fotografieren Dokumente wie Lieferscheine oder Bautagesberichte direkt per WhatsApp. Im Hintergrund verarbeitet Valoon das Foto automatisch, wandelt es in ein PDF um und legt es im richtigen Projektordner ab. Damit entfällt das manuelle Sortieren von Papierstapeln, Zeit wird gespart, Fehler werden reduziert und wichtige Informationen stehen sofort digital zur Verfügung.
Die Vorteile der Digitalisierung für Ihr Bauunternehmen
Das Digitalisieren von Papierdokumenten auf Baustellen bietet zahlreiche Vorteile (Quelle: sorba.ch):
Zeitersparnis: Dokumente müssen nicht mehr physisch ins Büro gebracht werden. Sie stehen sofort digital zur Verfügung.
Direkter Zugriff: Das Büro erhält Push-Benachrichtigungen, sobald neue Dokumente vorliegen, und kann direkt mit den Folgeprozessen starten.
Einfache Handhabung: Mitarbeitende brauchen keine spezielle Schulung. Ein Foto per WhatsApp reicht.
Fehlerreduzierung: Keine verlorenen Zettel oder unleserlichen Notizen mehr.
Kosteneffizienz: Schnellere Prozesse bedeuten weniger Verwaltungsaufwand und geringere Kosten.
So funktioniert die Digitalisierung von Papierdokumenten auf Baustellen mit Valoon
Ein Bauleiter erhält morgens mehrere Lieferscheine für Baumaterialien. Statt die Papiere zu sammeln und am Abend ins Büro zu bringen, fotografiert er sie direkt per WhatsApp. Valoon verarbeitet die Fotos automatisch, erstellt PDFs und legt sie im richtigen Projektordner ab. Die Buchhaltung hat sofort Zugriff und kann die Rechnungsprüfung starten.
Ein Polier erfasst handschriftlich den Bautagesbericht auf der Baustelle. Ein schnelles Foto, und das Dokument ist digital gespeichert, archiviert und für das Büro sichtbar. So werden Verzögerungen vermieden, und die Projektkommunikation bleibt aktuell.
Warum Sie Ihre Papierdokumente digitalisieren sollten
Das Digitalisieren von Papierdokumenten auf Baustellen ist mehr als nur ein Trend – es ist ein entscheidender Schritt zur Effizienzsteigerung. Mit Valoon sparen Sie Zeit und Kosten, verbessern die Kommunikation zwischen Baustelle und Büro und sorgen dafür, dass wichtige Informationen sofort verfügbar sind. Starten Sie jetzt in eine papierlose Zukunft!
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