napisane przez: Jan Wolber
Problem: Chaos papierowe na budowach
Na każdej budowie codziennie marnuje się wiele papierowych dokumentów: listy przewozowe, dzienne raporty budowlane, kalkulacje, protokoły, notatki i instrukcje. Te dokumenty często mają kluczowe znaczenie dla późniejszych procesów. Brak listu przewozowego opóźnia księgowość, a niekompletny dzienny raport budowlany może powodować problemy prawne w przypadku roszczeń gwarancyjnych. (Źródło: formilo.com)
Papier jest w tym największą przeszkodą. Kartki giną, zostają w samochodzie lub stają się nieczytelne, gdy są narażone na działanie wiatru i pogody. Nawet gdy trafiają do biura, często lądują w niewłaściwym stosie lub są przetwarzane z opóźnieniem. Te małe opóźnienia szybko sumują się do dużych problemów. Zdigitalizowanie dokumentów papierowych na budowach to zatem pierwszy krok w celu zachowania kontroli i efektywnego organizowania procesów.
Rozwiązanie: Digitalizacja dokumentów papierowych na budowach
Aby zakończyć chaos związany z dokumentami papierowymi, digitalizacja jest kluczowym krokiem. Dzięki Valoon możesz digitalizować dokumenty papierowe na budowach bez konieczności skomplikowanego oprogramowania czy czasochłonnych szkoleń. Proces jest niezwykle prosty: Twoi pracownicy robią zdjęcia dokumentów, takich jak listy przewozowe czy dzienne raporty budowlane, bezpośrednio przez WhatsApp. W tle Valoon automatycznie przetwarza zdjęcie, przekształca je w PDF i umieszcza w odpowiednim folderze projektu. Dzięki temu eliminujesz ręczne sortowanie stosów papieru, oszczędzasz czas, redukujesz błędy i ważne informacje są od razu dostępne w formie cyfrowej.
Zalety digitalizacji dla Twojej firmy budowlanej
Digitalizacja dokumentów papierowych na budowach oferuje liczne korzyści (Źródło: sorba.ch):
Oszczędność czasu: Dokumenty nie muszą być już fizycznie przynoszone do biura. Są od razu dostępne w formie cyfrowej.
Bezpośredni dostęp: Biuro otrzymuje powiadomienia push, gdy tylko nowe dokumenty są dostępne, i może od razu rozpocząć procesy następcze.
Łatwe w obsłudze: Pracownicy nie potrzebują specjalnego szkolenia. Zdjęcie przez WhatsApp wystarczy.
Redukcja błędów: Koniec zgubionych kartek lub nieczytelnych notatek.
Efektywność kosztowa: Szybsze procesy oznaczają mniej pracy administracyjnej i niższe koszty.
Jak działa digitalizacja dokumentów papierowych na budowach z Valoon
Kierownik budowy otrzymuje rano kilka listów przewozowych na materiały budowlane. Zamiast zbierać papiery i przynosić je do biura wieczorem, fotografuje je bezpośrednio przez WhatsApp. Valoon automatycznie przetwarza zdjęcia, tworzy PDF-y i umieszcza je w odpowiednim folderze projektu. Księgowość ma natychmiastowy dostęp i może rozpocząć weryfikację faktur.
Kierownik budowy ręcznie zapisuje dzienny raport budowlany na placu budowy. Szybkie zdjęcie i dokument jest cyfrowo zapisany, archiwizowany i widoczny dla biura. Dzięki temu unika się opóźnień, a komunikacja projektowa pozostaje aktualna.
Dlaczego powinieneś zdigitalizować swoje dokumenty papierowe
Digitalizacja dokumentów papierowych na budowach to więcej niż tylko trend – to kluczowy krok w kierunku zwiększenia efektywności. Z Valoon oszczędzasz czas i koszty, poprawiasz komunikację między budową a biurem oraz zapewniasz, że ważne informacje są natychmiast dostępne. Zacznij teraz w kierunku bezpapierowej przyszłości!
Źródła i użycie ikon: Ikony od Freepik, Smashicons i riajulislam z flaticon.com
