écrit par : Jan Wolber
Le problème : le chaos du papier sur les chantiers
Chaque jour sur le chantier, de nombreux documents papier sont générés : bons de livraison, rapports journaliers de chantier, feuilles de mesure, protocoles, notes et instructions. Ces documents sont souvent essentiels pour les processus en aval. Un bon de livraison manquant retarde la comptabilité, un rapport journalier de chantier incomplet peut causer des problèmes juridiques en matière de garanties. (Source : formilo.com)
Le papier est le plus grand obstacle. Les feuilles se perdent, restent dans la voiture ou deviennent illisibles lorsqu’elles sont exposées aux intempéries. Même lorsqu’elles arrivent au bureau, elles se retrouvent souvent dans la mauvaise pile ou sont traitées trop tard. Ces petits retards s’accumulent rapidement et peuvent engendrer de grands problèmes. La numérisation des documents papier sur les chantiers est donc la première étape pour garder une vue d’ensemble et rendre les processus efficaces.
La solution : numériser les documents papier sur les chantiers
Pour mettre fin au chaos des documents papier, la numérisation est l’étape clé. Avec Valoon, vous pouvez numériser des documents papier sur les chantiers sans logiciel compliqué ni formation chronophage. Le processus est extrêmement simple : vos employés prennent en photo des documents comme des bons de livraison ou des rapports journaliers de chantier directement via WhatsApp. En arrière-plan, Valoon traite automatiquement la photo, la convertit en PDF et la place dans le bon dossier de projet. Cela élimine le tri manuel des piles de papier, le temps est gagné, les erreurs sont réduites et les informations importantes sont immédiatement disponibles au format numérique.
Les avantages de la numérisation pour votre entreprise de construction
La numérisation des documents papier sur les chantiers offre de nombreux avantages (Source : sorba.ch):
Gain de temps : Les documents n’ont plus besoin d’être physiquement amenés au bureau. Ils sont immédiatement disponibles au format numérique.
Accès direct : Le bureau reçoit des notifications push dès que de nouveaux documents sont disponibles et peut commencer immédiatement les processus suivants.
Facilité d’utilisation : Les employés n’ont pas besoin de formation spéciale. Une photo via WhatsApp suffit.
Réduction des erreurs : Plus de feuilles perdues ou de notes illisibles.
Efficacité économique : Des processus plus rapides signifient moins de charges administratives et des coûts réduits.
Voici comment fonctionne la numérisation des documents papier sur les chantiers avec Valoon
Un chef de chantier reçoit le matin plusieurs bons de livraison pour des matériaux de construction. Au lieu de rassembler les papiers et de les apporter au bureau le soir, il les photographie directement via WhatsApp. Valoon traite automatiquement les photos, crée des PDFs et les place dans le bon dossier de projet. La comptabilité a un accès immédiat et peut commencer la vérification des factures.
Un contremaître rédige manuellement le rapport journalier de chantier sur le terrain. Une photo rapide, et le document est conservé numériquement, archivé et visible pour le bureau. Ainsi, les retards sont évités et la communication sur le projet reste à jour.
Pourquoi vous devriez numériser vos documents papier
La numérisation des documents papier sur les chantiers est plus qu’une tendance – c’est une étape décisive vers une efficacité accrue. Avec Valoon, vous gagnez du temps et des coûts, améliorez la communication entre le chantier et le bureau et vous assurez que les informations importantes sont immédiatement disponibles. Lancez-vous dès maintenant dans un avenir sans papier !
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