scris de: Jan Wolber
Problema: Haosul de hârtie pe șantierele de construcții
Pe fiecare șantier de construcții se generează zilnic numeroase documente pe hârtie: avize de însoțire, rapoarte de șantier, fișe de măsurare, protocoale, note și instrucțiuni. Aceste documente sunt adesea esențiale pentru procesele ulterioare. Un aviz de însoțire lipsă întârzie contabilitatea, un raport de șantier incomplet poate cauza probleme legale în legătură cu cererile de garanție. (Sursa: formilo.com)
Hârtia reprezintă cea mai mare barieră. Fisele se pierd, rămân în mașină sau devin ilizibile, atunci când sunt expuse la vânt și vreme. Chiar și când ajung la birou, ajung adesea în grămada greșită sau sunt prelucrate prea târziu. Aceste mici întârzieri se adună rapid în probleme mari. Digitalizarea documentelor pe hârtie pe șantierele de construcții este, așadar, primul pas pentru a menține o privire de ansamblu și a eficientiza procesele.
Soluția: Digitalizarea documentelor pe hârtie pe șantierele de construcții
Pentru a elimina haosul generat de documentele pe hârtie, digitalizarea este pasul crucial. Cu Valoon, poți digitaliza documente pe hârtie pe șantierele de construcții, fără software complicat sau formări consumatoare de timp. Procesul este extrem de simplu: angajații tăi fotografiază documente precum avize de însoțire sau rapoarte de șantier direct pe WhatsApp. În fundal, Valoon procesează automat fotografia, o convertește într-un PDF și o salvează în dosarul corect al proiectului. Astfel, se elimină sortarea manuală a grămezilor de hârtie, se economisește timp, se reduc erorile și informațiile importante sunt disponibile imediat în format digital.
Avantajele digitalizării pentru compania ta de construcții
Digitalizarea documentelor pe hârtie pe șantierele de construcții oferă numeroase avantaje (Sursa: sorba.ch):
Economisirea timpului: Documentele nu mai trebuie aduse fizic la birou. Sunt disponibile imediat în format digital.
Acces direct: Biroul primește notificări push de îndată ce noi documente sunt disponibile și poate începe direct procesele ulterioare.
Manipulare ușoară: Angajații nu au nevoie de instruire specială. O fotografie pe WhatsApp este suficientă.
Reducerea erorilor: Nu mai există foi pierdute sau note ilizibile.
Eficiență în costuri: Procese mai rapide înseamnă mai puțin efort administrativ și costuri mai mici.
Așa funcționează digitalizarea documentelor pe hârtie pe șantierele de construcții cu Valoon
Un șef de șantier primește dimineața mai multe avize de însoțire pentru materiale de construcție. În loc să adune hârtiile și să le aducă la birou seara, le fotografiază direct pe WhatsApp. Valoon procesează automat fotografiile, creează PDF-uri și le salvează în dosarul corect al proiectului. Contabilitatea are acces imediat și poate începe verificarea facturilor.
Un muncitor calificat înregistrează manual raportul de șantier pe șantier. O fotografie rapidă, iar documentul este salvat digital, arhivat și vizibil pentru birou. Astfel se evită întârzierile și comunicația de proiect rămâne actualizată.
De ce ar trebui să-ți digitalizezi documentele pe hârtie
Digitalizarea documentelor pe hârtie pe șantierele de construcții este mai mult decât un simplu trend – este un pas esențial pentru creșterea eficienței. Cu Valoon economisești timp și costuri, îmbunătățești comunicația între șantier și birou și te asiguri că informațiile importante sunt disponibile imediat. Începe acum o viitoare fără hârtie!
Citați sursa și utilizarea pictogramelor: Pictograme de la Freepik, Smashicons și riajulislam de la flaticon.com
