yazan: Jan Wolber
Sorun: İnşaatlarda kağıt karmaşası
Her inşaatta günlük olarak çok sayıda kağıt belgesi ortaya çıkmaktadır: İrsaliyeler, günlük inşaat raporları, ölçüm fişleri, protokoller, notlar ve eğitimler. Bu belgeler genellikle sonraki süreçler için kritik öneme sahiptir. Eksik bir irsaliye muhasebeyi geciktirir, eksik bir günlük inşaat raporu garanti taleplerinde hukuki sorunlara neden olabilir. (Kaynak: formilo.com)
Kağıt, en büyük engel olmaya devam ediyor. Kağıtlar kayboluyor, arabada kalıyor veya hava koşullarına maruz kaldıklarında okunamaz hale geliyor. Ofise ulaşsalar bile, genellikle yanlış yığının içine düşüyor veya geç işleniyor. Bu küçük gecikmeler hızla büyük sorunlara dönüşüyor. İnşaatların kağıt belgelerini dijitalleştirmek bu nedenle, durumu kontrol altına almak ve süreçleri verimli hale getirmek için atılması gereken ilk adımdır.
Çözüm: İnşaatlardaki kağıt belgeleri dijitalleştirmek
Kağıt belgelerle olan karmaşayı ortadan kaldırmak için dijitalleşme kritik bir adımdır. Valoon ile inşaatlardaki kağıt belgeleri, karmaşık yazılımlar veya zaman alıcı eğitimler olmadan dijitalleştirilebilir. Süreç oldukça basittir: Çalışanlar, irsaliye veya günlük inşaat raporu gibi belgelerin fotoğraflarını doğrudan WhatsApp ile çeker. Valoon, arka planda bu fotoğrafı otomatik olarak işler, PDF’ye dönüştürür ve doğru proje klasörüne kaydeder. Böylece kağıt yığınlarını manuel olarak ayırma işlemi ortadan kalkar, zaman kazanılır, hatalar azalır ve önemli bilgiler hemen dijital olarak sunulur.
İnşaat firmanız için dijitalleşmenin avantajları
İnşaatlardaki kağıt belgelerin dijitalleştirilmesi birçok avantaj sağlar (Kaynak: sorba.ch):
Zaman tasarrufu: Belgeleri artık fiziksel olarak ofise götürmeye gerek yok. Hemen dijital olarak erişilebilir.
Doğrudan erişim: Ofis, yeni belgeler mevcut olduğunda anında bildirim alır ve hemen takip süreçlerine başlayabilir.
Kolay kullanım: Çalışanların özel bir eğitim almasına gerek yok. Bir fotoğraf yeterli.
Hata azaltma: Artık kaybolan kağıtlar veya okunamayan notlar yok.
Maliyet etkinliği: Daha hızlı süreçler, daha az yönetim yükü ve daha düşük maliyetler anlamına gelir.
Valoon ile inşaatlardaki kağıt belgelerin dijitalleşmesi böyle çalışıyor
Bir inşaat yöneticisi, sabah birkaç inşaat malzemesi için irsaliye alır. Kağıtları toplamak ve akşam ofise götürmek yerine, onları doğrudan WhatsApp ile fotoğraflar. Valoon, fotoğrafları otomatik olarak işler, PDF’ler oluşturur ve doğru proje klasörüne kaydeder. Muhasebe hemen erişim elde eder ve fatura kontrolüne başlayabilir.
Bir ustabaşı, inşaatta günlük inşaat raporunu el yazısıyla kaydeder. Hızlı bir fotoğraf çekilir ve belge dijital olarak saklanır, arşivlenir ve ofis için görünür hale getirilir. Böylece gecikmeler önlenir ve proje iletişimi güncel kalır.
Neden kağıt belgelerinizi dijitalleştirmelisiniz
İnşaatlardaki kağıt belgelerin dijitalleştirilmesi sadece bir trend değil – bu, verimlilik artışı için kritik bir adımdır. Valoon ile zaman ve maliyet tasarrufu sağlarsınız, inşaat ile ofis arasındaki iletişimi geliştirirsiniz ve önemli bilgilerin hemen erişilebilir olmasını sağlarsınız. Hemen kağıtsız bir geleceğe adım atın!
Kaynak belirtimi ve ikon kullanımı: İkonlar Freepik, Smashicons ve riajulislam’dan flaticon.com
