escrito por: Jan Wolber
El problema: caos del papel en las obras
En cada obra, diariamente se generan numerosos documentos en papel: albaranes, informes diarios de obra, hojas de medición, actas, notas e instrucciones. Estos documentos suelen ser cruciales para procesos posteriores. Un albarán faltante retrasa la contabilidad, un informe diario de obra incompleto puede causar problemas legales en reclamos de garantía. (Fuente: formilo.com)
El papel es el mayor obstáculo. Los papeles se pierden, se dejan en el coche o se vuelven ilegibles al estar expuestos al viento y al tiempo. Incluso cuando llegan a la oficina, a menudo terminan en la pila equivocada o se procesan tarde. Estos pequeños retrasos se suman rápidamente a grandes problemas. Por lo tanto, digitalizar documentos en papel en las obras es el primer paso para mantener la supervisión y hacer los procesos más eficientes.
La solución: digitalizar documentos en papel en las obras
Para acabar con el caos de los documentos en papel, la digitalización es el paso clave. Con Valoon, puedes digitalizar documentos en papel en las obras sin software complicado ni formaciones que consuman tiempo. El proceso es muy sencillo: tus empleados fotográficas documentos como albaranes o informes diarios de obra directamente por WhatsApp. En segundo plano, Valoon procesa automáticamente la foto, la convierte en PDF y la archiva en la carpeta del proyecto correspondiente. Así se elimina la clasificación manual de pilas de papel, se ahorra tiempo, se reducen errores y la información importante está disponible digitalmente de inmediato.
Las ventajas de la digitalización para tu empresa de construcción
La digitalización de documentos en papel en las obras ofrece numerosas ventajas (Fuente: sorba.ch):
Ahorro de tiempo: Los documentos ya no tienen que ser llevados físicamente a la oficina. Están disponibles digitalmente de inmediato.
Acceso directo: La oficina recibe notificaciones push tan pronto como hay nuevos documentos disponibles y puede comenzar de inmediato con los procesos posteriores.
Fácil manejo: Los empleados no necesitan formación especial. Con una foto por WhatsApp es suficiente.
Reducción de errores: No más papeles perdidos ni notas ilegibles.
Rentabilidad: Los procesos más rápidos significan menos carga administrativa y menores costos.
Así funciona la digitalización de documentos en papel en las obras con Valoon
Un jefe de obra recibe por la mañana varios albaranes de materiales de construcción. En lugar de recoger los papeles y llevarlos a la oficina por la tarde, los fotografía directamente por WhatsApp. Valoon procesa las fotos automáticamente, crea PDFs y los archiva en la carpeta del proyecto correspondiente. La contabilidad tiene acceso inmediato y puede iniciar la verificación de facturas.
Un capataz registra a mano el informe diario de obra en la obra. Una foto rápida, y el documento se guarda digitalmente, se archiva y es visible para la oficina. De este modo, se evitan retrasos, y la comunicación del proyecto se mantiene actual.
Por qué deberías digitalizar tus documentos en papel
La digitalización de documentos en papel en las obras es más que una tendencia: es un paso decisivo para aumentar la eficiencia. Con Valoon, ahorras tiempo y costos, mejoras la comunicación entre la obra y la oficina y garantizas que la información importante esté disponible de inmediato. ¡Empieza ahora hacia un futuro sin papel!
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