scris de: Jan Wolber
Problema: Haosul de hârtie pe șantiere
Pe fiecare șantier, se generează zilnic numeroase documente pe hârtie: avize de livrare, rapoarte de activitate, fișe de măsurare, procese verbale, note și instrucțiuni. Aceste documente sunt adesea cruciale pentru procesele ulterioare. Un aviz de livrare lipsă întârzie contabilitatea, iar un raport de activitate incomplet poate provoca probleme legale în caz de reclamații de garanție. (Sursă: formilo.com)
Hârtia este cel mai mare obstacol. Hârtia se pierde, rămâne în mașină sau devine ilizibilă atunci când este expusă vântului și vremii. Chiar și atunci când ajunge la birou, adesea ajunge în teancul greșit sau este procesată prea târziu. Aceste mici întârzieri se sumază rapid la probleme mari. Digitalizarea documentelor pe hârtie pe șantiere este, prin urmare, primul pas pentru a menține o privire de ansamblu și a eficientiza procesele.
Soluția: Digitalizarea documentelor pe hârtie pe șantiere
Pentru a elimina haosul creat de documentele pe hârtie, digitalizarea este pasul decisiv. Cu Valoon, poți digitaliza documentele pe hârtie de pe șantier fără software complicat sau instruiri consumatoare de timp. Procesul este extrem de simplu: angajații tăi fotografiază documente precum avizele de livrare sau rapoartele de activitate direct prin WhatsApp. În fundal, Valoon procesează automat fotografia, o transformă într-un PDF și o arhivează în dosarul de proiect corect. Astfel, se elimină sortarea manuală a teancurilor de hârtie, se economisește timp, se reduc erorile și informațiile importante sunt disponibile imediat în format digital.
Beneficiile digitalizării pentru compania ta de construcții
Digitalizarea documentelor pe hârtie pe șantiere oferă numeroase avantaje (Sursă: sorba.ch):
Economisirea timpului: Documentele nu mai trebuie să fie aduse fizic la birou. Ele sunt disponibile imediat în format digital.
Acces direct: Biroul primește notificări push de îndată ce documentele noi sunt disponibile și poate începe imediat procesul ulterior.
Ușurința în utilizare: Angajații nu au nevoie de instruiri speciale. O fotografie pe WhatsApp este suficientă.
Reducerea erorilor: Nu mai există hârtii pierdute sau note ilizibile.
Eficiență din punct de vedere al costurilor: Procesele mai rapide înseamnă o gestionare administrativă mai redusă și costuri mai mici.
Cum funcționează digitalizarea documentelor pe hârtie pe șantiere cu Valoon
Un șef de șantier primește dimineața mai multe avize de livrare pentru materiale de construcție. În loc să adune hârtiile și să le aducă seara la birou, le fotografiază direct prin WhatsApp. Valoon procesează automat fotografiile, creează PDF-uri și le arhivează în dosarul corect al proiectului. Contabilitatea are acces imediat și poate începe verificarea facturilor.
Un șef de șantier completează de mână raportul de activitate pe șantier. O fotografie rapidă și documentul este stocat digital, arhivat și vizibil pentru birou. Astfel, se evită întârzierile, iar comunicarea din proiect rămâne actualizată.
De ce ar trebui să digitalizezi documentele tale pe hârtie
Digitalizarea documentelor pe hârtie pe șantiere este mai mult decât o simplă tendință – este un pas decisiv către creșterea eficienței. Cu Valoon, economisești timp și costuri, îmbunătățești comunicarea între șantier și birou și te asiguri că informațiile importante sunt disponibile imediat. Începe acum o viitoare fără hârtie!
Referințe și utilizarea simbolurilor: Simboluri de la Freepik, Smashicons și riajulislam de pe flaticon.com
