Les défis de la documentation traditionnelle
La documentation de construction traditionnelle sur papier est un vestige qui ralentit inutilement les projets de construction modernes. Un sondage auprès des entreprises de construction a révélé que 67 % des entreprises ont du mal à retrouver des documents dans leurs structures de classement. Plus préoccupant encore : 68 % ne sont souvent pas sûrs de la version actuelle d’un document, ce qui peut entraîner des erreurs coûteuses.
Le processus manuel – prises de notes sur site, saisie au bureau, retyping dans Excel – coûte souvent plusieurs heures par jour. Ce système de paperasse entraîne une perte d’informations, des écritures illisibles et complique la collaboration, car les données ne peuvent pas être partagées en temps réel. Près de la moitié (46 %) des entreprises rencontrent des problèmes d’accès mobile aux données pertinentes, ce qui entrave la prise de décisions rapides sur le chantier. Cette inefficacité représente un risque considérable pour le succès du projet et entraîne des retards et des dépassements de budget. Le suivi manuel et la recherche d’informations dans les e-mails et les dossiers sont d’énormes consommateur de temps. Le besoin d’une transformation numérique devient donc indéniable.
Exigences légales : Journal de chantier selon HOAI et VOB
Une documentation complète est essentielle non seulement pour le succès du projet, mais aussi d’un point de vue juridique. La tenue d’un journal de chantier est souvent une obligation contractuelle pour les architectes et les ingénieurs durant la phase de performance 8 de la HOAI. Ce document sert à la consignation intégrale de l’ensemble du processus de construction et est un élément central des documents de construction numériques.
Un journal de chantier doit contenir tous les détails importants pour être recevable en tant que preuve devant un tribunal. Cela inclut notamment :
- Les progrès quotidiens des différents métiers
- Les conditions météorologiques et leur influence
- Les employés et les machines mobilisés
- Les livraisons et contrôles de matériaux
- Les défauts et obstacles constatés
- Les vérifications effectuées et les réunions importantes
Les coûts liés à cette obligation de documentation sont considérables: Pour un projet avec des coûts éligibles de 300.000 euros, la création du journal de chantier peut coûter jusqu’à 16.000 euros de frais d’architecte. Un logiciel de rapport quotidien de chantier est donc non seulement un allégement de travail, mais aussi un facteur important pour la rentabilité d’un projet. La distinction avec le rapport de chantier, généralement établi par l’entreprise réalisatrice, est essentielle pour un traitement correct.
Caractéristiques modernes des logiciels de reporting dans le secteur du bâtiment
Les logiciels modernes pour le reporting dans le bâtiment se caractérisent par une plateforme centrale basée sur le cloud qui met fin au chaos des données et du papier. Elle permet la saisie mobile d’informations directement sur le chantier via une application – souvent même hors ligne. Dès qu’une connexion Internet est disponible, les données sont automatiquement synchronisées. Cela garantit que tous les participants au projet, du contremaître au directeur général, peuvent accéder à tout moment à la même information actualisée.
Une autre caractéristique essentielle est l’automatisation. Au lieu de copier manuellement les données dans des modèles, le logiciel génère sur simple pression d’un bouton des rapports professionnels. Les fonctionnalités suivantes sont typiques :
- Modèles préconfigurés : Des modèles uniformes et personnalisables pour les rapports quotidiens, hebdomadaires ou de défauts.
- Documentation photo : Les photos sont prises directement par smartphone, horodatées et géolocalisées, puis associées à l’affaire correspondante.
- Saisie automatique des données : Les données météorologiques, les employés présents et les heures enregistrées sont automatiquement intégrées dans le rapport numérique .
- Signatures numériques : Les rapports peuvent être validés de manière sécurisée directement sur l’appareil mobile.
Cette centralisation évite les pertes d’informations et les doublons, ce qui améliore considérablement l’efficacité. La saisie structurée améliore également la qualité des données et permet des évaluations significatives sur le suivi de l’avancement du projet.
Valoon : Le reporting repensé via WhatsApp
Alors que de nombreuses solutions logicielles nécessitent une nouvelle application à apprendre et à accepter par les employés sur le chantier, Valoon s’appuie sur une plateforme que tout le monde utilise déjà : WhatsApp. Cette approche élimine le principal obstacle à l’adoption de nouveaux outils numériques – l’acceptation des employés. Il n’y a pas de besoin en formation et aucune nécessité d’installer une autre application.
Les employés envoient simplement des photos, des vidéos, des messages vocaux et des textes à un groupe WhatsApp dédié au projet. L’IA de Valoon analyse ces données non structurées en arrière-plan, les classe automatiquement dans les affaires correspondantes et en génère des rapports complets et juridiquement valables. Un simple ordre vocal comme « Défaut, fenêtre qui fuit, pièce 2.03 » suffit, pour créer une entrée de défaut avec photo, horodatage et responsable. Ainsi, la génération automatisée de rapports devient une réalité, sans que les employés sur le chantier aient besoin de changer leurs processus habituels. Cette simplicité garantit une densité et une qualité de données sans précédent, car le seuil de documentation est pratiquement nul.
Conclusion : Efficacité et sécurité juridique grâce à des rapports numériques
La transition des processus basés sur le papier vers un logiciel de reporting numérique pour le bâtiment n’est plus un luxe, mais une nécessité pour les entreprises de construction compétitives. Les avantages sont clairs : un gain de temps allant jusqu’à 80 %, une réduction drastique des erreurs et une documentation complète et juridiquement valable répondant aux exigences de la HOAI et de la VOB. La disponibilité centrale de toutes les données en temps réel améliore la communication et accélère considérablement les processus décisionnels.
Valoon propose avec son approche basée sur WhatsApp une solution particulièrement simple et orientée vers la pratique. En intégrant la documentation dans un outil quotidien, nous maximisons l’acceptation sur le chantier et assurons un lien sans faille avec le bureau. Augmentez votre efficacité et minimisez vos risques avec un système aussi simple qu’un message à envoyer. Découvrez à quel point un reporting moderne peut être simple et puissant. Réservez dès maintenant votre démo gratuite et constatez par vous-même.
Plus de liens
de.digital propose un index de numérisation pour l’Allemagne.
PwC publie une étude sur le secteur de la construction en 2023 qui éclaire l’état de la numérisation et de la durabilité.
BIM Allemagne met à disposition des questions fréquentes (FAQ) sur le Modèle d’information du bâtiment (BIM) en Allemagne.
Die Chambre des métiers de Dortmund fournit des informations sur un séminaire sur la documentation de construction juridiquement valable.
Wikipedia propose un article complet sur le journal de chantier et son importance dans le secteur de la construction.
Das Fraunhofer IESE aborde dans un article de blog une étude sur la numérisation dans le secteur de la construction.
Der Fédération centrale des métiers du bâtiment allemand (ZDB) met à disposition ses rapports d’activité.
Das Institut fédéral de la statistique (Destatis) propose des statistiques officielles et des informations sur le thème de la construction en Allemagne.
Der Fédération principale de l’industrie de la construction allemande consacre une page thématique à la numérisation dans le secteur de la construction.
FAQ
Qu’est-ce qu’un logiciel de reporting pour le bâtiment ?
Un logiciel de reporting pour le bâtiment est une solution numérique qui aide les entreprises de construction à créer, gérer et archiver efficacement et juridiquement des rapports pertinents tels que les journaux de chantier, les rapports de défauts ou les protocoles de réception. Elle automatise de nombreuses étapes qui seraient autrement effectuées manuellement.
À qui convient un tel logiciel ?
Le logiciel convient à tous les acteurs du processus de construction : les chefs de chantier, les chefs de projet et les directeurs bénéficient d’un gain de temps et d’une documentation juridiquement valable. Les travailleurs sur le chantier profitent de la saisie facile des données sans efforts supplémentaires.
Mes employés doivent-ils apprendre une nouvelle application ?
Chez la plupart des fournisseurs, oui. L’avantage de Valoon est qu’il n’est pas nécessaire d’installer ou d’apprendre une nouvelle application. Toute la communication et la collecte de données se fait par WhatsApp, un outil que vos employés utilisent déjà au quotidien.
Les rapports générés numériquement sont-ils juridiquement valables ?
Oui. Le logiciel veille à ce que toutes les informations pertinentes, comme les horodatages, les données de localisation, les photos et les responsables, soient documentées de manière complète et inaltérable. Cela satisfait aux exigences pour une documentation probante selon la VOB et la HOAI.
Combien de temps faut-il pour mettre en place un tel logiciel dans l’entreprise ?
L’implémentation de Valoon est extrêmement rapide, car aucune formation n’est nécessaire. Les projets peuvent être configurés en quelques minutes. Vos employés peuvent commencer la documentation immédiatement via les groupes WhatsApp habituels.
Combien coûte l’utilisation pour les employés sur le chantier ?
Avec Valoon, l’utilisation est complètement gratuite pour les employés sur le chantier qui envoient des données via WhatsApp. Des frais ne s’appliquent qu’aux utilisateurs de bureau qui gèrent les données traitées dans l’application web et génèrent des rapports.
