Os desafios da documentação tradicional
A documentação de construção tradicional, baseada em papel, é um relicário que desacelera desnecessariamente os projetos de construção modernos. Uma pesquisa entre empresas de construção revelou que 67% das empresas têm dificuldades em encontrar documentos em suas estruturas de arquivamento. Ainda mais grave: 68% muitas vezes não têm certeza de qual versão de um documento é a atual, o que pode levar a erros caros.
O processo manual – anotações no local, transcrição para o escritório, digitação no Excel – muitas vezes consome várias horas por dia. Esse amontoado de papéis resulta em perda de informações, ilegibilidade e dificulta a colaboração, uma vez que os dados não podem ser compartilhados em tempo real. Quase metade (46%) das empresas tem problemas com o acesso móvel a dados relevantes, o que impede decisões rápidas no canteiro de obras. Essa ineficiência representa um risco significativo para o sucesso do projeto e resulta em atrasos e excedentes de orçamento. O trabalho manual posterior e a busca por informações em e-mails e pastas consomem um tempo enorme. A necessidade de uma transformação digital torna-se, portanto, inegável.
Exigências legais: Diário de obra segundo HOAI e VOB
Uma documentação completa não é apenas essencial para o sucesso do projeto, mas também do ponto de vista legal. A manutenção de um diário de obra é muitas vezes uma obrigação contratual para arquitetos e engenheiros na fase de desempenho 8 da HOAI. Este documento serve para registrar todo o processo de construção de forma contínua e é um elemento central em contratos públicos que estão sujeitos à VOB. documentação digital de construção.
Um diário de obra deve conter todos os detalhes essenciais para ser usado como prova em um tribunal. Isso inclui, entre outros:
- Avanços diários de cada obra
- Condições climáticas e seu impacto
- Funcionários e máquinas envolvidas
- Entregas e inspeções de material
- Defeitos e impedimentos constatados
- Vistorias realizadas e reuniões importantes
Os custos dessa obrigação de documentação são significativos: Em um projeto com custos elegíveis de 300.000 euros, a elaboração do diário de obra pode consumir até 16.000 euros da taxa do arquiteto. Uma eficiente Software para relatórios diários de obra não é apenas uma facilitação do trabalho, mas também um fator importante para a viabilidade econômica de um projeto. A distinção em relação ao diário de obra, que geralmente é elaborado pela empresa executora, é crucial para o correto processamento.
Características de software moderno de relatórios de construção
O software moderno para relatórios de construção se destaca por uma plataforma central baseada em nuvem que põe fim ao caos de dados e papéis. Ele possibilita a coleta móvel de informações diretamente no canteiro de obras através de um aplicativo – muitas vezes até offline. Assim que uma conexão com a Internet estiver disponível, os dados são sincronizados automaticamente. Isso garante que todos os envolvidos no projeto, desde o encarregado até o diretor, possam acessar o mesmo conjunto de informações atual a qualquer momento.
Outra característica central é a automação. Em vez de copiar dados manualmente em modelos, o software gera relatórios profissionais com um clique. As seguintes funções são típicas:
- Modelos pré-configurados: Modelos uniformes e personalizáveis para relatórios diários, semanais ou de defeitos.
- Documentação fotográfica: Fotos são tiradas diretamente pelo smartphone, marcadas com data e hora e atribuídas ao processo correto.
- Transferência automatizada de dados: Dados meteorológicos, funcionários presentes e tempos registrados são automaticamente integrados no relatório digital .
- Assinaturas digitais: Relatórios podem ser assinados de forma legal diretamente no dispositivo móvel.
Essa centralização evita perdas de informações e entradas duplicadas, o que aumenta significativamente a eficiência. A coleta estruturada também melhora a qualidade dos dados e possibilita avalições significativas sobre o progresso do projeto.
Valoon: O relatório via WhatsApp repensado
Enquanto muitas soluções de software requerem um novo aplicativo que deve ser aprendido e aceito pelos funcionários no canteiro de obras, a Valoon aposta em uma plataforma que todos já usam: o WhatsApp. Essa abordagem elimina a maior barreira para a adoção de novas ferramentas digitais – a aceitação dos funcionários. Não há necessidade de treinamento e nenhum requisito para instalar outro aplicativo.
Os funcionários enviam fotos, vídeos, mensagens de voz e textos facilmente para um grupo do WhatsApp relacionado ao projeto. A IA da Valoon analisa esses dados não estruturados em segundo plano, classifica-os automaticamente nos processos corretos e cria relatórios completos e legalmente seguros a partir deles. Um simples comando de voz como “defeito, janela com vazamento, sala 2.03” é suficiente, para criar um registro de defeito com foto, carimbo de data e hora e responsável. Assim, a geração automatizada de relatórios torna-se realidade, sem que os funcionários no canteiro de obras precisem mudar suas rotinas habituais. Essa simplicidade proporciona uma densidade e qualidade de dados sem precedentes, já que a barreira para a documentação praticamente se reduz a zero.
Conclusão: Eficiência e segurança jurídica através de relatórios digitais
A transição de processos baseados em papel para um software digital de relatórios de construção não é mais um luxo, mas uma necessidade para as empresas de construção competitivas. As vantagens são claras: uma economia de tempo de até 80%, uma redução drástica de erros e uma documentação completa e legalmente segura que atende aos requisitos da HOAI e VOB. A disponibilidade central de todos os dados em tempo real melhora a comunicação e acelera significativamente os processos de decisão.
A Valoon oferece com sua abordagem baseada em WhatsApp uma solução especialmente descomplicada e prática. Ao integrar a documentação em uma ferramenta cotidiana, criamos a máxima aceitação no canteiro de obras e garantimos uma ponte fluida para o escritório. Aumente sua eficiência e minimize seus riscos com um sistema que é tão simples quanto enviar uma mensagem. Experimente como um moderno sistema de relatórios pode ser descomplicado e poderoso. Reserve agora sua demonstração gratuita e convença-se.
Mais links
de.digital oferece um índice abrangente de digitalização para a Alemanha.
PwC publica um estudo sobre a indústria da construção em 2023, que destaca o estado da digitalização e sustentabilidade.
BIM Alemanha fornece perguntas frequentes (FAQ) sobre Modelagem de Informação da Construção (BIM) na Alemanha.
Die Câmara de Comércio de Dortmund oferece informações sobre um seminário sobre documentação de construção legalmente segura.
Wikipedia oferece um artigo abrangente sobre o diário de obra e sua importância na construção.
Das Fraunhofer IESE discute em um artigo de blog um estudo sobre a digitalização na indústria da construção.
Der Associação Central da Indústria da Construção Alemã (ZDB) divulga seus relatórios de negócios.
Das Departamento Federal de Estatísticas (Destatis) oferece estatísticas oficiais e informações sobre o tema construção na Alemanha.
Der Associação Principal da Indústria da Construção Alemã dedica uma seção ao tema da digitalização na indústria da construção.
FAQ
O que é um software de relatórios de construção?
Um software de relatórios de construção é uma solução digital que ajuda as empresas de construção a criar, gerenciar e arquivar todos os relatórios relevantes, como diários de obra, notificações de defeitos ou protocolos de aceitação, de maneira eficiente e jurídica. Ele automatiza muitos passos que normalmente seriam feitos manualmente.
Para quem é esse tipo de software adequado?
O software é adequado para todos os envolvidos no processo de construção: gerentes de construção, gerentes de projetos e diretores se beneficiam da economia de tempo e da documentação legalmente segura. Os funcionários no local se beneficiam da fácil captura de dados sem esforço adicional.
Meus funcionários precisam aprender um novo aplicativo?
Na maioria dos fornecedores, sim. A vantagem da Valoon é que não é necessário instalar ou aprender um novo aplicativo. Toda a comunicação e coleta de dados é feita pelo WhatsApp, uma ferramenta que seus funcionários já utilizam diariamente.
Os relatórios criados digitalmente são legalmente seguros?
Sim. O software garante que todas as informações relevantes, como carimbos de tempo, dados de localização, fotos e responsáveis, sejam documentadas de forma contínua e imutável. Isso atende aos requisitos para uma documentação que serve como evidência de acordo com a VOB e HOAI.
Com que rapidez um software desse tipo pode ser implementado na empresa?
A implementação do Valoon é extremamente rápida, pois não há necessidade de treinamento. Projetos podem ser configurados em poucos minutos. Seus funcionários podem começar a documentar imediatamente através dos grupos de WhatsApp que já conhecem.
Qual é o custo do uso para os funcionários no canteiro de obras?
No Valoon, o uso para os funcionários no canteiro de obras que enviam dados pelo WhatsApp é completamente gratuito. Os custos ocorrem apenas para os usuários no escritório que gerenciam os dados processados no aplicativo web e criam relatórios.
