Los desafíos de la contabilidad tradicional
La documentación de construcción tradicional, basada en papel, es un relicto que ralentiza innecesariamente los proyectos modernos de construcción. Una encuesta entre empresas constructoras reveló que el 67 % de las compañías tienen dificultades para encontrar documentos en sus estructuras de archivo. Aún más grave: el 68 % a menudo no sabe qué versión de un documento es la actual, lo que puede llevar a errores costosos.
El proceso manual: notas en el lugar, transferencia a la oficina, mecanografiado en Excel, a menudo cuesta varias horas al día. Este caos de papeles conduce a la pérdida de información, a malas caligrafías y a una colaboración dificultosa, ya que los datos no pueden compartirse en tiempo real. Casi la mitad (46 %) de las empresas tiene problemas con el acceso móvil a datos relevantes, lo que obstaculiza las decisiones rápidas en la obra. Esta ineficiencia constituye un riesgo significativo para el éxito del proyecto y provoca retrasos y sobrecostos. La revisión manual y la búsqueda de información en correos electrónicos y carpetas son enormes devoradores de tiempo. La necesidad de una transformación digital se hace evidente.
Requisitos legales: Diario de obra conforme a la HOAI y VOB
Una documentación exhaustiva es esencial no solo para el éxito del proyecto, sino también desde el punto de vista legal. Llevar un diario de obra es a menudo una obligación contractual para arquitectos e ingenieros en la fase de rendimiento 8 de la HOAI. Este documento sirve para registrar exhaustivamente todo el proceso de construcción y es un elemento central en las licitaciones públicas sujetas a la VOB. documentación digital de construcción.
Un diario de obra debe contener todos los detalles esenciales para ser admitido como prueba en un tribunal. Esto incluye, entre otros:
- Progresos diarios de los diferentes oficios
- Condiciones meteorológicas y su influencia
- Personal y maquinaria empleados
- Entregas y verificaciones de materiales
- Defectos y obstáculos identificados
- Inspecciones realizadas y reuniones importantes
Los costos de esta obligación de documentación son significativos: En un proyecto con costos elegibles de 300,000 euros, hasta 16,000 euros de los honorarios del arquitecto pueden corresponder solo a la elaboración del diario de obra. Por lo tanto, un software de informes diarios de obra no solo representa una facilitación del trabajo, sino que también es un factor importante para la rentabilidad de un proyecto. La distinción con respecto al diario de obra, que generalmente es elaborado por la empresa contratista, es clave para el manejo correcto.
Características del software moderno de informes de construcción
El software moderno para el informe en construcción se caracteriza por una plataforma central basada en la nube que pone fin al caos de datos y papeles. Permite la captura móvil de información directamente en la obra a través de una app, a menudo incluso sin conexión. Una vez que hay una conexión a Internet, los datos se sincronizan automáticamente. Esto asegura que todos los involucrados en el proyecto, desde el capataz hasta el director general, puedan acceder en cualquier momento a la misma información actual.
Otra característica clave es la automatización. En lugar de copiar manualmente los datos en plantillas, el software genera informes profesionales con solo presionar un botón. Las siguientes funciones son típicas:
- Plantillas preconfiguradas: Plantillas uniformes y personalizables para informes diarios, semanales o de defectos.
- Documentación fotográfica: Las fotos se toman directamente con el smartphone, se les asignan marcas de tiempo y ubicación, y se asignan al proceso correcto.
- Transferencia de datos automatizada: Datos meteorológicos, personal presente y tiempos registrados fluyen automáticamente en el informe digital .
- Firmas digitales: Los informes pueden ser firmados de forma legal directamente en el dispositivo móvil.
Esta centralización previene la pérdida de información y las entradas múltiples, lo que incrementa enormemente la eficiencia. La captura estructurada también mejora la calidad de los datos y permite evaluaciones significativas sobre el progreso del proyecto.
Valoon: El informe a través de WhatsApp repensado
Mientras que muchas soluciones de software requieren una nueva aplicación que los empleados en la obra deben aprender y aceptar, Valoon se basa en una plataforma que todos ya utilizan: WhatsApp. Este enfoque elimina el mayor obstáculo en la introducción de nuevas herramientas digitales: la aceptación por parte de los empleados. No hay necesidad de capacitación ni instalación de otra aplicación.
Los empleados envían fotos, videos, notas de voz y textos fácilmente a un grupo de WhatsApp relacionado con el proyecto. La inteligencia artificial de Valoon analiza estos datos no estructurados en el fondo, los asigna automáticamente a los procesos correctos y genera informes completos y legalmente válidos. Un simple comando de voz como «defecto, ventana con fuga, sala 2.03» es suficiente, para crear una entrada de defecto con foto, marca de tiempo y responsable. Así se hace la generación de informes automatizada una realidad, sin que los empleados en la obra tengan que cambiar sus rutinas habituales. Esta simplicidad asegura una densidad y calidad de datos sin precedentes, ya que la barrera para la documentación está prácticamente en cero.
Conclusión: Eficiencia y seguridad jurídica mediante informes digitales
La transición de procesos basados en papel a un software de informes de construcción digital ya no es un lujo, sino una necesidad para las empresas constructoras competitivas. Las ventajas son evidentes: un ahorro de tiempo de hasta el 80 %, una reducción drástica de errores y una documentación completa y jurídicamente válida que cumple con los requisitos de HOAI y VOB. La disponibilidad central de todos los datos en tiempo real mejora la comunicación y acelera notablemente los procesos de toma de decisiones.
Valoon ofrece con su enfoque basado en WhatsApp una solución especialmente sencilla y orientada a la práctica. Al integrar la documentación en una herramienta cotidiana, logramos la máxima aceptación en la obra y creamos un puente fluido hacia la oficina. Aumenta tu eficiencia y minimiza tus riesgos con un sistema que es tan sencillo como enviar un mensaje. Experimenta lo sencillo y poderoso que puede ser un software de informes moderno. Reserva ahora tu demostración gratuita y convéncete tú mismo.
Más enlaces
de.digital ofrece un índice de digitalización integral para Alemania.
PwC publica un estudio sobre la industria de la construcción 2023 que destaca el estado de la digitalización y la sostenibilidad.
BIM Alemania proporciona preguntas frecuentes (FAQ) sobre el Modelado de Información de Construcción (BIM) en Alemania.
Die Cámara de Artesanos de Dortmund ofrece información sobre un seminario sobre documentación de construcción jurídicamente válida.
Wikipedia ofrece un artículo completo sobre el diario de obra y su importancia en la construcción.
Das Fraunhofer IESE discute en un artículo de blog un estudio sobre la digitalización en la industria de la construcción.
Der Confederación Central de la Construcción Alemana (ZDB) pone a disposición sus informes anuales.
Das Oficina Federal de Estadística (Destatis) ofrece estadísticas e información oficial sobre la construcción en Alemania.
Der Asociación Principal de la Industria de la Construcción Alemana dedica una página temática a la digitalización en la industria de la construcción.
FAQ
¿Qué es un software de informes de construcción?
Un software de informes de construcción es una solución digital que ayuda a las empresas constructoras a crear, gestionar y archivar todos los informes relevantes como diarios de obra, informes de defectos o actas de aceptación de manera eficiente y jurídicamente válida. Automatiza muchos pasos que de otro modo se realizarían manualmente.
¿Para quién es adecuado este software?
El software es adecuado para todos los actores en el proceso de construcción: los directores de obra, gerentes de proyectos y directores generales se benefician del ahorro de tiempo y la documentación jurídicamente válida. Los empleados en la obra se benefician de la fácil captura de datos sin esfuerzo adicional.
¿Mis empleados deben aprender una nueva aplicación?
En la mayoría de los proveedores, sí. La ventaja de Valoon es que no es necesario instalar o aprender una nueva aplicación. Toda la comunicación y captura de datos se realiza a través de WhatsApp, una herramienta que tus empleados ya usan a diario.
¿Los informes creados digitalmente son legalmente válidos?
Sí. El software asegura que toda la información relevante, como marcas de tiempo, datos de ubicación, fotos y responsable, esté documentada de manera completa e inalterable. Esto cumple con los requisitos para una documentación que pueda ser probada de acuerdo con la VOB y la HOAI.
¿Qué tan rápido puede implementarse un software así en la empresa?
La implementación de Valoon es extremadamente rápida, ya que no hay necesidad de capacitación. Los proyectos pueden configurarse en minutos. Tus empleados pueden comenzar a documentar de inmediato a través de los grupos de WhatsApp habituales.
¿Cuál es el costo de uso para empleados en la obra?
En Valoon, el uso para los empleados en la obra que envían datos a través de WhatsApp es completamente gratuito. Solo se incurre en costos para los usuarios en la oficina que gestionan los datos procesados en la aplicación web y generan informes.
