Provocările raportării tradiționale
Documentația de șantier tradițională, pe suport de hârtie, este un relicvar care încetinește nejustificat proiectele de construcție moderne. Un sondaj realizat în rândul companiilor de construcții a arătat că 67 % dintre acestea au dificultăți în a găsi documentele în structurile lor de arhivare. Și mai grav: 68 % sunt adesea nesiguri cu privire la care versiune a unui document este actuală, ceea ce poate duce la erori costisitoare.
Procesul manual – notițe pe teren, transfer în birou, tastare în Excel – costă adesea câteva ore pe zi. Acest haos de hârtii duce la pierderi de informație, scrisori de mână ilizibile și o colaborare îngreunată, deoarece datele nu pot fi partajate în timp real. Aproape jumătate (46 %) dintre companii întâmpină probleme în accesarea mobilă a datelor relevante, ceea ce împiedică deciziile rapide pe șantier. Această ineficiență reprezintă un risc considerabil pentru succesul proiectului și poate duce la întârzieri și depășiri de buget. Procesele manuale de finalizare și căutarea informațiilor în e-mailuri și dosare sunt consumatoare enorme de timp. Necesitatea unei transformări digitale devine astfel evidentă.
Cerințe legale: Jurnal de construcție conform HOAI și VOB
O documentație fără lacune nu este esențială doar pentru succesul proiectului, ci și din punct de vedere legal. Conducerea unui jurnal de construcție este adesea o obligație contractuală pentru arhitecți și ingineri în faza de realizare 8 a HOAI. Acest document servește la documentarea completă a întregului proces de construcție și reprezintă un element central în contractele publice supuse VOB. documentației digitale de construcție.
Un jurnal de construcție trebuie să conțină toate detaliile esențiale pentru a fi considerat dovadă în instanță. Acestea includ, printre altele:
- Progresele zilnice ale fiecărui meșteșugar
- Condițiile meteo și impactul acestora
- Angajații și utilajele utilizate
- Livrările și verificările de materiale
- Deficiențele și obstacolele constatate
- Recepțiile efectuate și întâlnirile importante
Costurile pentru această obligație de documentație sunt semnificative: Într-un proiect cu costuri deductibile de 300.000 de euro, crearea jurnalului de construcție poate ajunge la 16.000 de euro din onorariul arhitectului. O software pentru raportarea zilnică nu este astfel doar o ușurare a muncii, ci și un factor important pentru rentabilitatea unui proiect. Distincția față de jurnalul de construcție, care este de obicei elaborat de executant, este esențială pentru derularea corectă a proceselor.
Caracteristici ale software-ului modern de raportare în construcții
Software-ul modern pentru raportarea în construcții se distinge printr-o platformă centrală, bazată pe cloud, care pune capăt haosului de date și hârtii. Permite colectarea mobilă a informațiilor direct pe șantier prin intermediul unei aplicații – adesea chiar offline. Odată ce există o conexiune la internet, datele sunt sincronizate automat. Aceasta asigură că toți participanții la proiect, de la șef de echipă la director general, pot accesa în orice moment aceeași informație actualizată.
O altă caracteristică esențială este automatizarea. În loc să copieze manual datele în șabloane, software-ul generează rapoarte profesionale cu o apăsare de buton. Următoarele funcții sunt tipice:
- Șabloane preconfigurate: Teme uniforme și personalizabile pentru rapoarte zilnice, săptămânale sau de deficiențe.
- Documentație foto: Fotografiile sunt realizate direct prin smartphone, marcate cu data și ora, și asociate cu procesul corect.
- Preluare automată de date: Datele meteo, angajații prezenți și timpul înregistrat se integrează automat în raportul digital .
- Semnături digitale: Rapoartele pot fi semnate conform legii direct pe dispozitivul mobil.
Această centralizare împiedică pierderile de informație și introducerile multiple, ceea ce crește semnificativ eficiența. Colectarea structurată îmbunătățește, de asemenea, calitatea datelor și permite evaluări semnificative ale progresului proiectului.
Valoon: raportarea prin WhatsApp, reinventată
În timp ce multe soluții software necesită o nouă aplicație care trebuie învățată și acceptată de angajați pe șantier, Valoon se bazează pe o platformă pe care toată lumea o folosește deja: WhatsApp. Această abordare elimină cea mai mare barieră la introducerea de noi instrumente digitale – acceptarea angajaților. Nu există eforturi de formare și nu este nevoie să instalați o altă aplicație.
Angajații trimit fotografii, videoclipuri, mesaje vocale și texte direct într-un grup WhatsApp asociat proiectului. Inteligența artificială a Valoon analizează aceste date nestructurate în fundal, le asociază automat cu procesele corecte și elaborează rapoarte complete și conforme din punct de vedere juridic. Un simplu comandament vocal, cum ar fi „Defecțiune, fereastră defectuoasă, camera 2.03” este suficient, pentru a crea o înregistrare de defecțiune cu fotografie, dată și oră, și cu persoana responsabilă. Așa devine crearea automată de rapoarte realitate, fără ca angajații de pe șantier să fie nevoiți să-și schimbe procesele obișnuite. Această simplitate asigură o densitate și o calitate a datelor fără precedent, deoarece obstacolul documentării este practic zero.
Concluzie: Eficiență și siguranță juridică prin rapoarte digitale
Trecerea de la procesele pe suport de hârtie la un software digital de raportare în construcții nu mai este un lux, ci o necesitate pentru companiile de construcții competitive. Avantajele sunt clare: economii de timp de până la 80 %, o reducere drastică a erorilor și o documentație completă și conformă din punct de vedere legal, care îndeplinește cerințele HOAI și VOB. Disponibilitatea centrală a tuturor datelor în timp real îmbunătățește comunicarea și accelerează semnificativ procesele decizionale.
Valoon oferă, cu abordarea sa bazată pe WhatsApp, o soluție extrem de simplă și orientată practic. Integrând documentarea într-un instrument de zi cu zi, creăm o acceptare maximă pe șantier și asigurăm o legătură fluidă către birou. Creșteți eficiența și minimizați riscurile cu un sistem care este la fel de simplu ca trimiterea unui mesaj. Experimentați cât de simplu și eficient poate fi un sistem modern de raportare. Rezervați acum o demonstrație gratuită și convingeți-vă singuri.
Mai multe linkuri
de.digital oferă un index cuprinzător de digitalizare pentru Germania.
PwC publică un studiu despre industria construcțiilor 2023, care subliniază stadiul digitalizării și sustenabilității.
BIM Germania oferă întrebări frecvente (FAQ) despre modelarea informațiilor de construcție (BIM) în Germania.
Die Camera de Comerț Dortmund oferă informații despre un seminar privind documentația juridică a construcțiilor.
Wikipedia oferă un articol cuprinzător despre jurnalul de construcție și semnificația sa în domeniul construcțiilor.
Das Fraunhofer IESE discută într-un articol de blog despre un studiu privind digitalizarea în industria construcțiilor.
Der Asociația Centrală a Constructorilor Germani (ZDB) oferă rapoartele sale anuale.
Das Biroul Federal de Statistică (Destatis) oferă statistici oficiale și informații despre subiectul construcțiilor în Germania.
Der Asociația Principală a Industriei Construcțiilor Germane dedică o pagină tematică digitalizării în industria construcțiilor.
FAQ
Ce este un software de raportare în construcții?
Un software de raportare în construcții este o soluție digitală care ajută companiile de construcții să elaboreze, să gestioneze și să arhiveze toate rapoartele relevante, cum ar fi jurnalele de construcție, notificările de defecțiuni sau procesele-verbale de recepție, într-un mod eficient și conform din punct de vedere juridic. Automatizează multe etape care altfel ar fi realizate manual.
Pentru cine este potrivit un astfel de software?
Software-ul este destinat tuturor actorilor din procesul de construcție: șefii de șantier, managerii de proiect și directorii generali beneficiază de economiile de timp și de documentația conformă din punct de vedere juridic. Angajații de pe șantier beneficiază de colectarea simplă a datelor fără eforturi suplimentare.
Angajații mei trebuie să învețe o nouă aplicație?
La majoritatea furnizorilor, da. Avantajul Valoon este că nu este necesară instalarea sau învățarea unei noi aplicații. Toată comunicarea și colectarea de date se realizează prin WhatsApp, un instrument pe care angajații dumneavoastră îl folosesc deja zilnic.
Rapoartele generate digital sunt conforme din punct de vedere legal?
Da. Software-ul se asigură că toate informațiile relevante, cum ar fi datele, ora, fotografiile și persoana responsabilă, sunt documentate complet și imuabile. Acest lucru îndeplinește cerințele pentru o documentație probatorie conform VOB și HOAI.
Cât de repede poate fi implementat un astfel de software în companie?
Implementarea Valoon este extrem de rapidă, deoarece nu există eforturi de formare. Proiectele pot fi inițiate în câteva minute. Angajații dumneavoastră pot începe imediat documentarea prin grupurile WhatsApp deja utilizate.
Ce costuri implică utilizarea pentru angajații de pe șantier?
La Valoon, utilizarea pentru angajații de pe șantier care trimit date prin WhatsApp este complet gratuită. Costurile apar doar pentru utilizatorii din birou care gestionează datele procesate în aplicația web și elaborează rapoarte.
