Le gouffre financier : Coûts cachés liés à une communication inappropriée sur les chantiers
Les lacunes de communication sont l’une des principales causes des coûts d’erreurs dans la construction, qui se chiffraient en 2020 à 18,3 milliards d’euros. L’utilisation de messengers privés comme WhatsApp aggrave considérablement ce problème. Des accords importants, des photos et des instructions sont perdus dans des discussions non structurées avec plus de 10 participants. Une notification de défaut par WhatsApp n’est souvent pas reconnue par les tribunaux comme une communication écrite selon la VOB/B, ce qui peut entraîner la perte de droits de garantie. Chaque instruction non documentée représente un risque de responsabilité de plusieurs milliers d’euros. Le transfert manuel d’informations des chats vers le journal de chantier coûte à un chef de chantier jusqu’à 5 heures par semaine. Cette méthode de travail inefficace est un chemin direct vers les problèmes de communication sur le chantier, qui retardent les projets et explosent les budgets. L’absence de séparation entre les données privées et professionnelles sur les appareils des employés constitue également un risque de sécurité permanent.
Cette gestion de données insuffisante conduit directement au prochain point critique : le respect des exigences légales en matière de protection des données.
Éviter les violations du RGPD : Pourquoi WhatsApp est illégal sur le chantier
L’utilisation de WhatsApp pour la communication d’entreprise constitue une violation claire du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Le service accède à l’ensemble du carnet d’adresses de l’utilisateur et transmet ces données à des serveurs aux États-Unis, même pour des personnes qui n’utilisent pas WhatsApp. Sans le consentement explicite de chaque contact, cela est illicite et peut entraîner des amendes pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel. Plus de 70 % des entreprises de construction ignorent quotidiennement ce risque. Un professionnel messenger pour les entreprises de construction doit remplir les critères suivants pour être conforme au RGPD :
- Emplacement des serveurs en Allemagne : Toutes les données doivent être stockées uniquement sur des serveurs situés dans l’UE, idéalement en Allemagne.
- Pas d’accès aux contacts privés : L’application ne doit pas accéder au carnet d’adresses privé du smartphone.
- Contrat de traitement des commandes (AVV) : Il doit exister un AVV valide entre l’entreprise de construction et le fournisseur de logiciels conformément à l’art. 28 du RGPD.
- Gestion séparée des utilisateurs : Les administrateurs doivent contrôler les droits d’accès des utilisateurs et pouvoir les bloquer si nécessaire.
Le respect de ces critères n’est pas seulement une protection juridique, mais aussi la base d’une documentation sécurisée.
Automatiser la documentation de chantier sécurisée selon la VOB et la HOAI
Une documentation de chantier complète est un service fondamental de la phase de performance 8 de la HOAI et est essentielle pour la sécurité juridique. Le journal de chantier doit enregistrer tous les événements pertinents, des données météorologiques aux défauts. Un messenger spécialisé pour le chantier automatise ce processus. Chaque message, chaque photo et chaque document sont automatiquement associés au bon projet de construction et au bon rapport de chantier. Cela réduit le temps de documentation manuel pour les chefs de chantier de jusqu’à 70 %. Les photos reçoivent automatiquement une date et un lieu, ce qui renforce considérablement leur force probante devant les tribunaux. Contrairement à WhatsApp, où les images sont souvent compressées et stockées sans métadonnées, une solution professionnelle sécurise toutes les données en qualité originale. Cette collecte structurée est la base d’une gestion de projet efficace avec messenger. L’enregistrement automatique garantit que toutes les étapes de communication sont traçables et répondent aux exigences de la VOB. Ainsi, une communication simple devient une base de données solide pour l’ensemble du projet.
Cependant, la simple collecte de données ne résout qu’une partie du problème, car sur de nombreux chantiers, la communication échoue à cause de la langue elle-même.
Surmonter les barrières linguistiques : Augmenter l’efficacité grâce à la traduction en temps réel
Sur les chantiers allemands, des équipes de plus de 10 nationalités différentes travaillent ensemble, ce qui entraîne régulièrement des malentendus. Les erreurs de communication dues aux barrières linguistiques sont une cause fréquente d’accidents de travail et de défauts de construction. Un messenger moderne pour le chantier doit donc offrir une fonction de traduction intégrée. Les messages peuvent être affichés dans la langue maternelle du destinataire, ce qui réduit le taux d’erreur de 15 % prouvé. Des instructions claires évitent de coûteuses reprises qui peuvent représenter jusqu’à 5 % du coût total de construction. La possibilité de communiquer en temps réel, garantit que les alertes de sécurité et les changements de plan sont immédiatement compris par tous. C’est particulièrement important pour la sécurité sur le chantier, car tous les employés doivent comprendre les instructions sans délai. Une telle fonction favorise non seulement l’efficacité, mais aussi l’inclusion et la sécurité au travail au sein de l’équipe. Elle rend le projet plus simple et plus sûr pour toutes les personnes impliquées. La simplicité d’utilisation est un facteur décisif pour l’acceptation de la part des employés.
Conclusion : Votre avantage avec Valoon
Passer de canaux non sécurisés et non structurés comme WhatsApp à un messenger professionnel pour le chantier est une étape décisive vers la digitalisation. Valoon a été spécialement conçu pour les exigences du secteur de la construction et résout les problèmes de communication fondamentaux. Vous profitez de la simplicité maximale, car vos employés sur le chantier peuvent continuer à utiliser WhatsApp, tandis que la communication est documentée de manière juridiquement sécurisée en arrière-plan. Vous augmentez l’ efficacité de plus de 20 % grâce à des journaux de chantier automatisés et une répartition claire des tâches. Et vous créez une sécurité juridique absolue grâce à un stockage conforme au RGPD et une documentation continue reconnue par la VOB et la HOAI. Ne renoncez plus à une solution qui vous fait gagner du temps et protège votre entreprise contre les erreurs coûteuses et les risques de responsabilité. Réservez votre démo gratuite maintenant et découvrez par vous-même les avantages.
Plus de liens
Fraunhofer IESE propose un article de blog sur une étude concernant la digitalisation dans le secteur de la construction.
Das Office fédéral de la statistique (Destatis) met à disposition un document PDF sur le potentiel de digitalisation dans les statistiques des activités de construction.
Der Fédération centrale de l’industrie de la construction allemande (ZDB) publie un document de position sur la digitalisation.
Haufe propose un article sur la documentation juridiquement sécurisée dans la protection au travail.
Die Chambre des métiers de Poméranie-Occidentale (HWK OMV) fournit des connaissances pratiques sur la documentation de chantier selon la VOB.
Die Chambre des architectes du Bade-Wurtemberg (AKBW) informe sur l’application du RGPD lors de l’utilisation de WhatsApp.
ingenieur.de met en lumière les dommages causés par un manque de communication sur les chantiers.
Das Institut fédéral pour la recherche sur la construction, la ville et l’espace (BBSR) propose des informations sur la planification et la construction numériques.
FAQ
Mes employés doivent-ils installer une nouvelle application ?
Non. L’avantage décisif de Valoon est que vos employés sur le chantier peuvent continuer à utiliser WhatsApp comme d’habitude. Toute la documentation juridiquement sécurisée et l’attribution du projet se font en arrière-plan, sans qu’il soit nécessaire de former qui que ce soit ou d’installer un nouveau logiciel.
La documentation avec Valoon est-elle recevable en justice ?
Oui. Toutes les données traitées via Valoon, telles que photos, messages et documents, sont dotées d’un horodatage et d’un emplacement inaltérables et sont stockées de manière conforme au RGPD sur des serveurs allemands. Cela respecte les exigences d’une documentation sécurisée selon la VOB et la HOAI.
Comment fonctionne la création automatique de rapports de chantier ?
Tous les messages, images et fichiers envoyés via le chat de projet sont automatiquement associés par Valoon au bon projet de construction et à la date. À la fin de la journée, vous pouvez générer un rapport de chantier complet et chronologique en PDF en un simple clic, contenant toutes les informations pertinentes.
Valoon prend-il également en charge les équipes multilingues ?
Oui, Valoon dispose d’une fonction de traduction en temps réel intégrée. Les messages peuvent être lus par chaque employé dans sa langue préférée. Cela fait tomber les barrières linguistiques, réduit les malentendus et augmente considérablement la sécurité au travail sur le chantier.
Combien coûte Valoon pour les employés sur le chantier ?
Pour les employés sur le chantier, l’utilisation est totalement gratuite. Notre modèle tarifaire est conçu de sorte que seule une redevance de licence soit due pour les utilisateurs au bureau (par exemple, chef de chantier, chef de projet). Ainsi, nous réduisons les barrières à l’entrée et garantissons une large acceptation au sein de l’équipe.
Quelle est la vitesse d’activation de Valoon ?
La mise en place de Valoon est simple et prend généralement moins d’une journée de travail. Après une brève introduction, vous pouvez immédiatement créer votre premier projet et commencer la communication et la documentation juridiquement sécurisées. Réservez simplement une démo gratuite, et nous vous montrerons comment faire.
